Организационная подготовка переговоров.

1. Необходимо убедиться в компетентных источниках о возможности и условиях посещения иностранной делегацией вашего города и предприятия.

2. Необходимо четко знать должности приезжающих представителей инофирмы.

3. Необходимо учитывать, что представители инофирмы приезжают обычно на сравнительно короткий срок до пяти дней, поэтому следует ограничивать время переговоров, чтобы уложится в этот срок. Время единичных переговоров целесообразно ограничивать двумя тремя часами.

4. Подбор членов встречающей делегации. Это число не должно превышать число приезжающих представителей инофирмы. Если в приезжающей делегации есть женщины, то во встречающей делегации тоже должна быть женщина. Если переговоры будет вести не генеральный директор, то обязательно нужно предусмотреть в программе хотя бы короткую встречу с данным руководителем.

5. Составление программы пребывания делегации, которая включает:

а) вопросы встречи и проводов делегации;

б) вопросы размещения в гостинице;

в) вопросы материального обеспечения;

г) культурная часть программы;

д) четко спланированное время проведения переговоров.

6. Составление сметы приема делегаций.

7. Предварительное изучение партнеров: необходимо собрать сведения как о фирме, так и личного характера. Необходимо до начала переговоров собрать необходимые справочные материалы: курсы валют, транспортные тарифы и фрахтовые ставки, ставки таможенных пошлин, стоимость переработки грузов в морских портах.

8. Подготовка переговорной комнаты. В переговорной комнате необходимо иметь наглядную информацию (стенды, буклеты, образцы) о предприятии, выпускаемом продукцию, связях как в России, так и за рубежом.

9. Подготовка номеров в гостинице. Селить двух человек в одну комнату исключено.

10. Встреча иностранной делегации. Наиболее почетное место - сзади от водителя (по диагонали).