Сбор значений показателей
Средством сбора значений показателей, не содержащихся в информационной системе, служат файлы MS Excel, автоматически рассылаемые исполнителям и импортируемые в систему после заполнения. Таким образом, механизмом сбора значений показателей являются рассылки по электронной почте, формируемые средствами Business Studio. Подробнее см. Глава 13 «Рассылки по электронной почте». Для того чтобы создать рассылку необходимо открыть справочник «Рассылки» и создать в нем новый элемент. В поле «Название» вводится произвольное название рассылки. В поле «Настройки» нужно выбрать настройку из справочника «Настройки рассылки». При необходимости создать новую настройку и заполнить ее параметры. Подробнее о настройке рассылки см. п. 13.1.3 «Опции рассылки». В поле «Отчет» нужно выбрать отчет из справочника «Отчеты», который будет подставляться в текст письма. Внимание: в качестве тела письма рассылки может быть указан отчет только в формате Word. В демонстрационной базе Business Studio в качестве примера можно посмотреть отчет под именем «Отчет для рассылки ответственным (факт)». Данный отчет формируется для физического лица, которому отправляется письмо. Пример письма, формируемого на основе этого отчета, приведен на Рис. 3.1.2.
Рис. 3.1.2 В поле «Тема письма» вводится строка, которая будет указана в теме письма. В поле «Тип рассылки» выбирается тип рассылки из справочника «Тип рассылки». На закладке «Файлы» находится список файлов, которые являются вложением письма. Файлы создаются в справочнике «Файлы». В данном случае вложением является динамический формируемый файл «Показатели – фактическое значение». Файл формируется на основе выполняемого при рассылке отчета. В свойствах в поле «Тип источника файла» указан «Отчет», в поле «Отчет» указывается отчет. В отчет выводятся все показатели, для которых ответственным за внесение значений является данное физическое лицо или должность, которую это физическое лицо занимает. Отчет формируется в формате MS Excel и сохраняется в виде таблицы (Рис. 3.1.3).
Рис. 3.1.3 Для того чтобы на основе отчета создавался файл с показателями именно для данного физического лица, необходимо установить соответствие физического лица и ответственного за внесение значений показателей. Для этого в свойствах файла необходимо выбрать пункт меню «Действия –> Списки –> Соответствия» (Рис. 3.1.4).
Рис. 3.1.4 В данном случае параметр «guid» физического лица, для которого осуществляется рассылка, будет подставляться в отчет по показателям в качестве параметра для поля «Ответственное лицо –> Физлица –> guid». Для установления соответствия используются только системные названия полей. Выполнить рассылку можно либо из справочника «Выполненные рассылки» (см. п. 13.2 «Выполнение рассылки»), либо из справочника «Физические лица», выбрав физические лица, которым будет осуществляться рассылка, и нажав на гиперссылку Рассылка по выбранным. После этого на электронные адреса, указанные в контактах физических лиц, которым осуществляется рассылка, будут разосланы письма с прикрепленным файлом MS Excel с показателями, за внесение значений по которым данные физические лица являются ответственными. Рассылка осуществляется по контакту с предопределенным названием <Электронная_почта_1>; <Электронная_почта_2>; <Электронная_почта_3> Файлы могут выгружаться в папку на жестком диске сервера и передаваться ответственным администратором. Ответственные должны заполнить рассылаемые им файлы MS Excel (Рис. 3.1.5) и прислать их администратору по почте или сами выложить эти файлы в папку на жестком диске сервера. При необходимости внесения нескольких значений показателей ответственный должен создать соответствующее количество строк в MS Excel. Если в текущий момент времени еще не пришла пора отчитываться за некоторые из показателей, то ячейки со значениями заполнять не следует. Показатель выбирается из выпадающего списка в колонке «Показатель». В колонке «Дата» указывается дата начала периода, за который вносится значение. Дата может быть введена вручную или выбрана в календаре, открывающемся щелчком правой кнопкой в ячейке даты (календарь будет доступен для использования только в том случае, если в MS Office установлен элемент управления «Календарь»). Значение показателя вносится в колонке «Фактическое значение».
Рис. 3.1.5 После этого администратор запускает процедуру импорта значений показателей в Business Studio (см. п. «Автоматический импорт значений показателей»).
|
