Как оформить письменный отказ в приеме на работу?

Официально утвержденной формы отказа в приеме на работу нет, поэтому работодатель вправе разработать ее самостоятельно.

При оформлении письменного отказа рекомендуем соблюдать следующую процедуру.

1. Составьте текст письма об отказе на официальном бланке организации.

Подробнее о том, как сформулировать причину отказа, см. п. 2 настоящего материала.

2. Подпишите письмо об отказе.

Если работодатель - индивидуальный предприниматель, он подписывает документ сам (ч. 4 ст. 20, ч. 5 ст. 64 ТК РФ).

Когда работодателем выступает организация, отказ может подписать ее руководитель или иное уполномоченное лицо (ч. 4 ст. 20 ТК РФ), которому право приема и увольнения работников передано на основании доверенности в соответствии с уставными документами, локальными нормативными актами организации. Таким уполномоченным должностным лицом может быть заместитель директора, руководитель службы персонала.

Важно! Чтобы определить пределы полномочий тех или иных лиц в организации, следует изучить ее уставные документы и локальные нормативные акты. Они могут содержать ограничения на выполнение каких-либо действий отдельными должностными лицами организации. В частности, заключать трудовые договоры с работниками может быть разрешено только руководителю организации.

Например, чтобы определить объем полномочий должностного лица, суд исследовал не только доверенность, выданную руководителем организации, но и положения устава организации. В ходе рассмотрения спора выяснилось, что уставом запрещено заключать соглашения компенсационного (денежного) характера даже генеральному директору, а тем более - другим лицам по выданной им доверенности (Определение Московского областного суда от 14.09.2010 по делу N 33-16144).

3. Зарегистрируйте письмо об отказе кандидату.

Это можно сделать, например, в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Помимо реквизитов письма и сведений об исполнителе (должность, Ф.И.О.) в соответствующей графе журнала следует указать способ направления ответа соискателю ("передан лично", "направлен по почте заказным письмом") и дату направления.

В случае судебного спора выписка из журнала станет дополнительным доказательством того, что работодатель подготовил письменный ответ кандидату с обоснованием причин отказа в приеме на работу, как предусмотрено ч. 5 ст. 64 ТК РФ.

4. Передайте письменный отказ в приеме на работу соискателю.

Порядок и срок передачи письменного мотивированного отказа в приеме на работу предусмотрены законом лишь в отношении лиц, которых направляет на работу служба занятости (пп. 6, 8 п. 1 ст. 7.1-1 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1).

Например, порядок и срок передачи письменного отказа установлены для инвалидов, направляемых для трудоустройства в счет установленной квоты (ст. 21 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ). Отказывая такому лицу в приеме на работу, работодатель должен в направлении службы занятости отметить день его явки и причину отказа. После этого направление возвращается соискателю (абз. 2 п. 5 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1).

В отношении иных категорий соискателей порядок и срок передачи письменного отказа в приеме на работу законодательно не установлены. Но работодателю следует действовать так, чтобы минимизировать свои риски в связи с тем, что кандидат ссылается на неполучение письменного мотивированного сообщения об отказе в приеме на работу.

Работодатель может выбрать один из двух способов направления сообщения об отказе.

1. Передать отказное письмо лично гражданину.

Желательно, чтобы кандидат письменно подтвердил, что получил документ, например, распиской о вручении, сделанной на копии отказа. Причем следует проследить, чтобы он полностью указал фамилию, имя, отчество, а также проставил дату получения.

В случае спора это позволит работодателю доказать, что он выполнил требование соискателя и передал ему письменный мотивированный отказ в максимально короткие сроки, т.е. исполнил обязанность, предусмотренную ч. 5 ст. 64 ТК РФ.

2. Направить отказ почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении, если нет возможности передать его на руки.

Этот способ позволяет определить время получения почтового отправления и адресата (лицо, которому оно было вручено). Указанные услуги почта оказывает на основании абз. 17 п. 2, пп. "б" п. 12 Правил оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 221).

Кроме того, наличие описи поможет в спорной ситуации подтвердить сам факт направления почтового отправления соискателю, а также установить вид пересылаемого документа и его содержание.

Например, при наличии описи вложения суды признавали доказанным направление заявленных документов по адресу получателя, поскольку оно подтверждалось третьим лицом (представителем почтовой связи) (Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 16.09.2011 N 15АП-9125/2011 по делу N А53-2218/2011, Постановление ФАС Центрального округа от 04.08.2011 по делу N А64-1594/2011).

Отсутствие описи вложения неоднократно расценивалось судами как недостаток доказательства направления адресату конкретного документа (Постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.11.2011 по делу N А57-3879/2011, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 12.03.2009 по делу N А56-51621/2006).