Регистрация нового документа. В модуле регистрируются документы входящие (собственно письма граждан) и исходящие (ответы на письма)

В модуле регистрируются документы входящие (собственно письма граждан) и исходящие (ответы на письма). Для регистрации нового документа необходимо ввести и сохранить данные, составляющие содержание регистрационно-контрольной карточки документа (РКК).

Чтобы открыть окно для ввода данных, нужно нажать в панели инструментов кнопку и в открывшемся меню выбрать, какого рода документ регистрируется, входящий или исходящий (рис. 55).

рис. 55

Далее откроется окно РКК входящего или исходящего документа. РКК исходящего документа ничем не отличается от тех, которые регистрируются в модулях "Регистрация документов" и "Документы подразделения". Поэтому далее мы рассмотрим только особенности заполнения некоторых полей РКК входящего документа. Недостающую информацию можно найти в разделе 11 "Карточка документа".

На рис. 56 показана закладка "Описание" РКК входящего документа.

рис. 56 Входящий документ

Отправитель, Почтовый адрес. В эти поля вводятся ФИО и почтовый адрес отправителя соответственно. Чтобы программа смогла корректно выполнить разбор адреса, последний должен вводиться в строго определенном формате:

индекс, город, название улицы, номер дома

Индекс должен состоять из 6 цифр. Элементы адреса должны разделяться запятыми. Пример:

рис. 57

Чтобы проверить, правильно ли программа разобрала введенный адрес, нужно нажать кнопку справа от поля Почтовый адрес. В открывшемся окне (рис. 58) можно при необходимости выполнить корректировку адреса.

рис. 58

При сохранении РКК данные отправителя письма (ФИО и адрес) автоматически заносятся в справочник "Человек" (при условии, что в справочнике еще нет записи о человеке с такими ФИО и адресом). Нажав кнопку справа от поля Отправитель, можно просмотреть сохранённые в справочнике данные о человеке и при необходимости внести дополнительную информацию (рис. 59).

рис. 59