Загальне уявлення про управлінський цикл
Називаючи компоненти наукового визначення поняття "управління", ми повинні зазначити, що соціальне управління – це, насамперед, діяльність особливого роду, що управління соціальними системами пов’язане з витратами певних психічних (розумових та вольових) і фізичних (енергетичних) зусиль і виступає як різновидність людської праці – праці управлінської. Будь-яка ж свідома праця має свою технологію, тобто сукупність правил (способів, прийомів та умов), згідно з якими вона здійснюється. Це обумовлює необхідність розв’язання питання про вироблення та засвоєння науково обґрунтованої технології здійснення робочих операцій щодо управління. В даному випадку на перший план висувається завдання дослідження та удосконалення технології управлінської праці. Технологія будь-якої праці – категорія конкретно-історична. Рівень практичних навичок та вмінь щодо управління соціальними системами залежить від рівня розвитку продуктивних сил суспільства, науки і наукових знань та кваліфікації осіб, які беруть участь в управлінні. Досвід соціального управління, у процесі якого людство методом спроб та помилок йшло до вироблення найбільш раціональної технології управлінської діяльності, і застосування наукових положень дозволяють у наші дні розв’язати проблему використання об’єктивних закономірностей та науково обґрунтованих правил здійснення робочих операцій щодо управління. Усі соціальні системи, якими б різними не були вони за змістом, управляються однотипово з погляду технології управління. Це, звичайно, не виключає специфіки праці по управлінню в якій-небудь певній галузі людської діяльності, однак відрізнятися будуть не самі операції по управлінню, їх "набір" та послідовність, а їх внутрішній зміст, який визначається конкретними цілями, заради яких створена і функціонує та чи інша соціальна система. В будь-якому разі суб’єкт управління, щоб досягти бажаних цілей, повинен здійснити ряд послідовно змінюваних одна одну управлінських операцій ^відповідно, процес управління промине однотипові стадії. При цьому слід мати на увазі, що зміст процесів управління визначається не тим, як здійснюється управління соціальними системами, тобто не формами діяльності по управлінню, не технологією управлінської праці, а об’єктивною природою систем і завданнями, які вони виконують. У даному випадку має місце яскравий вияв ізоморфізму – схожості форми при якісно різному змісті. Ізоморфний характер будь-якої діяльності по управлінню взагалі і, зокрема, управлінню органами внутрішніх справ дозволяє виділити у неї ооєктивно необхідні операції, що складають у своїй сукупності технологію управління. У соціальній сфері процеси управління перебігають безперервно. Управління представ у вигляді змінюючих один одного управлінських циклів, кожен із яких включає певні робочі операції. Одиничних циклів управління у суспільстві безліч. Вони розрізняються власними просторовими рамками, тривалістю у часі, завданнями, які ставляться в тому чи іншому циклі, а також шляхами та засобами розв’язання цих завдань, значенням у функціонуванні та розвитку суспільства і т. д. Відмінності циклів обумовлені насамперед специфікою об’єкта управління. Часова тривалість циклу, незалежно від його просторової протяжності, також варіюється від відносно невеликих проміжків часу до десятків років. Управлінський цикл є своєрідним системним утворенням, що складається із певних і в кожному циклі повторюваних частин – елементів. Оскільки кожний управлінський цикл має той чи інший протяг у часі, його елементи предстають як етапи, стадії, процедури, операції процесу управління. Один елемент переливається в інший, попередній служить основою для реалізації та здійснення наступного. Своєрідний вияв циклічного характеру діяльності по управлінню полягає також у тому, що процес управління – це, по суті, процес круговороту циркулюючої інформації. Таким чином, управлінський цикл можна визначити як повторювану сукупність послідовно здійснюваних операцій, що складають технологію процесу управління. Управлінські цикли, що послідовно змінюють один одного, складають форму, в якій реалізується зміст діяльності по управлінню соціальними системами, в тому числі органами внутрішніх справ. Із яких частин (етапів, стадій, процедур) складається управлінський цикл, або, інакше кажучи, які робочі операції складають технологію управлінського циклу? В управлінській літературі щодо цього висловлені різні думки. З деякими з них ми вже ознайомились у главі 10. Безліч цих думок не дозволяє нам викласти їх усі, але бажаючі можуть ознайомитись з досить широким їх переліком у ряді робіт по управлінню5. На наш погляд, досить цікавою і аргументованою є думка, яку висловив у зв’язку з цим болгарський вчений М. Марков. Він 5 Див., наприклад: Мангутов И.С., Уманский Л.И. Организатор й организторская деятельность. – Л.: Изд-воЛГУ, 1975. вважає, що функціонуюче управління можна виразити наступною формулою: М - ПС - УР - ШС, де М – мета; ПС – проблемна ситуація; УР – управлінське рішення; ШС – шуканий стан6. Щоб ця мета діяла оптимально, необхідно розробити та затвердити відповідні процедури та операції. На ділянці процесу, умовно обмеженого символами ПС – УР, в технологію входять такі елементи, як діагноз, прогноз, обмежувальні умови, поле можливих рішень, вибір оптимального варіанта дії будь-чиєї конкретної точки зору. У технологію другої частини процесу (УР – ШС) можуть увійти у вказаній послідовності наступні процедури: програмування або підготовка сценарію дії; поопераційний розподіл обов’язків між органами і особами, які виконуватимуть їх; роз’яснення смислу та змісту прийнятого рішення; організація безпосередньо практичної дії; оцінка здобутих результатів; попередній контроль, поточний контроль та контроль кінцевого результату. Технологія абстрагується від змісту процесу, від конкретних дій, необхідних для його розвитку. Смисл технологізації полягає в тому, щоб визначити і самим доцільним способом розподілити порядок процедур, забезпечуючих хід даного процесу або класу процесів7. Ця особливість технології робить Ті в певному розумінні однаково застосовуваною для управління різними за змістом процесами. Так, наприклад, незалежно від того, в якій сфері розв’язується проблема – в матеріальному виробництві, сфері культури або боротьби зі злочинністю, – вона обов’язково повинна проминути певні технологічні фази, де будуть використані операції і процедури, притаманні будь-якому виду реалізації. До них можна віднести: визначення мети, аналіз проблемних ситуацій, обробку та аналіз інформації, обговорення можливих варіантів та зіставлення їх за вибраними критеріями, вибір рішення та підготовка до виконання вибраного рішення. Заслуговує на увагу і позиція того ж М. Маркова, де він використовує декілька іншу термінологію, характеризуючи управлінський цикл. Він включає до нього п’ять стадій: 1 стадія – цільова; 2 стадія – дескриптивна (описова); 3 стадія – прескриптивна (приписова); 4 стадія – реалізаційна; 5 стадія – ретроспективна (узагальнення і аналіз результатів виконання управлінського рішення)8. 6 Див.: Марков М. Технологію й зффективность социального управлення. – М.: Прогресе, 1982. – С. 53. 7 Див.: Марков М. Вказ. праця. – С. 54. ‘Див.: Марков М. Вказ. праця. - С. 229-249. Представники польської управлінської науки замість виразу управлінський цикл частіше використовують вираз організаційний цикл. Так, Я. Зеленевський розуміє організаційний цикл як етапи організованої діяльності з урахуванням висновків праксеологічних досліджень. Він вважає, що організаційний цикл складається із наступних етапів (стадій): 1 – визначення мети; 2 – планування процесу діяльності; 3 – вишукування ресурсів і створення необхідної організаційно-технічної бази; 4 – реалізація; 5 – контроль9. Польський автор Т. Пшоловський так уявляє зміст організаційного циклу: 1 – постановка ясної і точно визначеної мети діяльності; 2 – найбільш докладний і ретельний розгляд усіх умов і засобів, за допомогою яких встановлена мета може бути досягнута; 3 – складання точного плану дій по досягненню мети з урахуванням застосування найбільш відповідних засобів у найкращих умовах; 4 – сумлінне виконання плану; 5 – контролювання досягнутих результатів шляхом порівняння їх з наміченою метою, добування висновків із окремих етапів і введення поправок, що відносяться до мети, умов та засобів плану, його реалізації та контролю10. Треба зауважити, що в управлінській літературі більшість міркувань про технологію управління мають формальний характер. Багато з них містили в собі думку про необхідність використання процедур і операцій, але не давали відповіді на запитання, що це за операції і якими вони повинні бути. Формальне визначення необхідно доповнити змістовним. Взагалі аналіз поняття "технологія" в плані його змісту має велике практичне і теоретичне значення, оскільки є вихідним пунктом при розробці технологій для різних видів управлінської діяльності та процедур. У реальному управлінському процесі використовуються самі різні технології. Кожній з них притаманні специфічні риси та ознаки. М. Марков у зв’язку з цим ділить управлінські технології на часткові (конкретні) та." глобальну (абстрактну, універсальну, чисту)". 9 Див.: Зеленевский Я. Организация трудових коллективов. Вве-дение в теорию организации й управлення. – М.: Прогресе, 1971. – С. 145. 10 Див.: Зеленевский Я. Вказ. праця. - С. 155. " Див.: Марков М. Вказ. робота. – С. 73–75. У концептуальному обґрунтуванні технології значну роль відіграє праксеологія як загальна теорія ефективності організації дії. Особливого значення при цьому набуває ідея Т. Котарбинсь-кого, згідно з якою як розумова, так і фізична робота підпорядковуються загальному принципу доцільності. І в тому, і в іншому разі доручається попередньо спланувати своєрідні фази дії так, щоб.ч одного маху досягти того, чого менш вмілий працівник досягнув би, витративши набагато більше зусиль12. Обов’язок науки – розкрити сутність технології, н співвідношення з іншими теоріями, описати і в цілому обґрунтувати значення технології управління, а також запропонувати моделі технологій для основних видів управлінської діяльності. Особливе місце в теорії технологій повинні посісти принципи проектування та впровадження управлінських технологій. Поряд із класичними принципами (спеціалізації, пропорційності, безперервності, паралельності, ритмічності)13, виникла потреба сформулювати та обґрунтувати нові принципи, що потрапляють часові: принцип технологічної єдності управлінського процесу, згідно з яким технологія повинна являти єдину систему та мати оптимальні зв’язки з іншими технологіями на усіх рівнях управління; принцип єдності техніки і технології, який потребує розробляти сучасні технології на основі електронно-обчислювальної техніки; принцип єдності технології і організації, цільове призначення якого – показати органічну сполучуваність можливостей технології з організаційним фактором, особливо з сучасною електронно-обчислювальною технікою. У наш час потреба в раціональних технологіях дуже гостро відчувається в усіх сферах суспільного життя, на всіх напрямах керування нею. Автор підручника не ставить за мету докладне ознайомлення читача з усім змістом та проблематикою теорії технологій, він намагається лише допомогти зорієнтуватися в деяких поняттях, без яких неможливо виробити загальне уявлення про процес управління. В зв’язку з цим дуже важливо розробити таку технологічну модель управлінського циклу, яка б задовольнила потреби кожного управління, кожної управлінської функції, знайти та запропонувати такі процедури, які б "пасували’ кожному із різноманітних видів діяльності в соціальному управлінні, таку модель, яка б виконувала методологічну роль при розробці "часткових (конкретних) технологій управління. Щоб володіти необхідною універсальністю ця модель повинна відповідати цілому ряду умов. Затвердитись у цій ролі може лише та технологія, яка відповідає "природному ходу управління, тобто включає в себе формулювання мети, прийняття рі- 12 Див.: Котарбинський Т. Трактат о хорошей работе. – М., 1975. - С. 21. р" р 13 Див.: КачалишЛ.Н. Научная Организация управленческого труда - оргпроектирование. - М., 1973. - С. 68. ‘-• - - - 239 шення шляхом зіставлення різних варіантів і альтернатив, організацію виконання рішення, аналіз результатів. Технологія, яка деформує процедури і операції, що нескінченне число разів доведені життям, або нехтує ними, нежиттєздатна і може зашкодити більше, ніж принести користі. Друга вимога до глобальної технології управління – вона має бути "всеохоплюючою", і в той же час укрупнювати питання при їх розв’язанні. Безумовно, модель не може увібрати в себе все технологічне різноманіття реального управлінського процесу в цілому. В неї інше цільове призначення – визначити істотне, загальнозначуще, обов’язкове в кожному управлінському акті. Глобальна технологія не повинна дублювати функції конкретних управлінських категорій (планування, прийняття рішень, контроль та ін.), в її завдання входить чітко визначити їх відправні точки. Будь-яка конкретна технологія, навпаки, повинна ввібрати в себе всі основні риси і принципи глобальної технології. Базуючись на принципі єдності функцій, організаційних структур та технологій, можна сформулювати ще одну істотну вимогу до технологічної моделі управлінського циклу. Вона повинна враховувати структуру управління, що склалася в національному масштабі, розподіл компетенції і функцій між окремими його ієрархічними рівнями та ланками. Наступна вимога полягає в оптимальній регламентації дій суб’єкта управління – нормативно-правовій та економічній. Ця важлива вимога розрахована на те, щоб "приборкати" сваволю особистості суб’єкта управління у разі потреби. Ще одна вимога пов’язана з тим, що соціальне управління на даному етапі розвитку суспільства не може існувати без використання електронно-обчислювальної техніки. У технології, яка нехтує цією вимогою, немає майбутнього. Разом з тим слід мати на увазі, що деякі процедури і операції як глобальної, так і часткових (конкретних) технологій неможливо (або поки що неможливо) формалізувати, тобто однозначно описати мовою математики. По суті, будь-яка соціальна і управлінська технологія являє собою своєрідну єдність формалізованих та неформалізованих дій. Ця вимога є методологічною при створенні концепції автоматизації управління та використання сучасних електронно-обчислювальних машин при прийнятті управлінських рішень. Схематично технологічну модель управлінського циклу (глобальну технологію) можна уявити так: Перша процедура: формулювання мети. Операції: діагноз, прогноз, формулювання кінцевої мети, стратегія дії, конкретні завдання. Друга процедура: прийняття рішення. Операції: виявлення проблемної ситуації, обґрунтування варіантів дії, вибір оптимального варіанту, затвердження-рішення. Третя процедура: організація соціальної дії. Операції: розподіл завдань між виконавцями, забезпечення виконавців, координація та регулювання процесу виконання, контроль. Четверта процедура: аналіз результатів. Операції: зіставлення запланованих та досягнутих результатів, відкриття нових проблемних ситуацій, попереднє формулювання нової мети. У запропонованій моделі управлінського циклу (глобальна технологія) не уособлені процедури та операції, які пов’язані зі збиранням та обробкою інформації. Зроблено це не внаслідок недооцінки інформаційного фактору в управлінні. Навпаки, ми виходимо із презумпції того, що інформація є основною і необхідною передумовою здійснення усіх процедур і операцій, притаманних глобальній технології управління. Треба відмітити, що процедури і операції, які включені в модель глобальної технології, виступають в ролі її структурних елементів лише поти, поки технологія зайнята питаннями вищого рівня абстракції, тобто є технологією загальнозначущою. За трансформацією глобальної технології в систему конкретних технологій ранг тієї чи іншої процедури може істотно змінюватися. Окремі процедури, навіть окремі операції глобальної технології можуть при цьому інтерпретуватись як цілісна самостійна технологія або розчленовуватись на процедури і технології, які мають часткове значення. Так, наприклад, операція прогнозування, яка в глобальній технології є лише елементом процедури формулювання мети, в іншій ситуації може розглядатися як самостійна технологія прогнозування. В науковій літературі з управління можна зустріти подібні логічні конструкції доволі часто. Наведена вище модель відображає реальний управлінський процес і в той же час являє собою засіб, інструмент для його подальшого дослідження та оволодіння ним. Процедури і операції моделі відповідають реальним діям керівних органів при прийнятті ними рішень і при виконанні останніх. Така модель – це сукупність важливіших положень теорії соціального управління; вона побудована відповідно до вимог системного підходу. Виділення значення мети модифікує всі наступні процедури і операції, дає змогу використовувати наявний управлінський потенціал для прийняття оптимальних рішень. Застосування моделі дозволяє також визначити чіткі межі циклів управління, забезпечити логічний перехід від одного до другого етапу управлінського циклу, від завершальної стадії одного циклу до початкової стадії наступного циклу, тобто гарантує наступність та поступальність у процесі управління.
|
