Перший етап управлінського циклу: підготовка та прийняття управлінського рішення

Як ми вже з’ясували, до розкриття змісту управлінського циклу можна підійти різними шляхами: можна розглядати безпосередньо стадії управлінського циклу, можна висвітлити процедури і стадії управлінського циклу згідно з наведеною моделлю управлінського циклу. Однак, на думку автора, більш конструктивним буде підхід, про який вже йшла мова і який пов’язаний із розділом управлінського циклу насамперед на два етапи:

1-й етап – підготовка та прийняття управлінського рішення і її-й етап – організація виконання (реалізація) управлінського рішення. Цей розділ процесу управління із змістовної точки зору, тобто як процесу ціледосягання, досить умовний, він необхідний для більш ретельного аналізу різних за своєю природою управлінських операцій. Перший етап об’єднує операції, що пов’язані з пізнанням, дослідженням проблеми і формулюванням здобутих результатів у вигляді рішення; другий етап складається з операцій, які спрямовані на організацію діяльності виконавців щодо здійснення прийнятого управлінського рішення.

Як видно із назви першого етапу управлінського циклу, він складається насамперед з двох елементів – підготовки рішення та його прийняття, хоча іноді, у разі прийняття простіших рішень, виокремити ці елементи і складові їх стадії буває не просто. При виконанні відносно складних, а особливо проблемних завдань, коли необхідно висунути управлінські гіпотези і з’ясувати можливі варіанти рішення, підготовка управлінського рішення добре простежується не тільки в цілому, але й на складових її стадіях. Слід зрозуміти, що у всякому разі незалежно від складності проблеми, що розглядається, та відповідного їй рішення, всі стадії підготовки та прийняття управлінського рішення будуть присутні обов’язково і можуть бути тільки більш-менш яскраво виражені. З цієї та деяких інших причин в різних джерелах можна зустріти самі різноманітні набори стадій як етапу підготовки і прийняття управлінського рішення, так і усього управлінського циклу. Мова йде і про кількість цих стадій, і про їхні назви, а іноді навіть і про послідовність деяких з них. Причому кожний варіант доволі переконливо аргументується.

Основними стадіями етапу підготовки та прийняття управлінського рішення можна назвати:

1 – діагноз стану системи та керованого об’єкта; виявлення, усвідомлення та формулювання проблеми; постановка мети;

2 – висунення управлінських гіпотез;

3 – оперування інформацією (збирання, обробка, аналіз-оцінка управлінських гіпотез);

4 – підготовка (розробка) варіантів рішення;

5 – оцінка варіантів рішень, вибір оптимального варіанту;

6 – оформлення вибраного варіанта у вигляді проекту рішення;

7 – погодження проекту рішення із зацікавленими особами;

8 – обговорення проекту рішення;

9 – прийняття рішення (надання рішенню юридичної сили);

10 – доведення рішення до виконавців (організаторів виконання).

Існуючий на кожний даний момент стан системи управління дає змогу її керівникам та співробітникам виявити проблеми та сформулювати цілі діяльності з тим, щоб система мала функціонувати максимально ефективно. Стосовно діяльності органів внутрішніх справ це виявляється в постійному справлянні на середовище функціонування управляючих впливів, заснованих на аналізі обстановки та спрямованих на попередження порушень громадського порядку і злочинів, проведення заходів у зв’язку з їх вчиненням. Для виконання даних завдань система органів внутрішніх справ повинна постійно вдосконалюватись, що, в свою чергу, неможливо без діагнозу її існуючого стану, без оцінки та формулювання виникаючих проблем, уточнення цілей, без постійних зусиль щодо їх досягнення за допомогою управління.

Проблема (проблемна ситуація), як ми вже з’ясували¹⁴, – це відмінності між бажаним та дійсним станом системи, передбачуваними та реальними результатами її функціонування. Виникають проблемні ситуації постійно внаслідок дії об’єктивних та суб’єктивних причин, факторів, обставин. Наприклад, проблемну ситуацію в діяльності органів внутрішніх справ можуть створити і стихійне лихо, і кадровий некомплект, які дезорганізують їхнє функціонування, вимагаючи приведення системи управління у відповідність до інтересів забезпечення належного громадського порядку на території обслуговування.

Виявляється, а головне, точно діагностується і формулюється проблема за допомогою оперування вихідною інформацією про середовище функціонування, про стан і результати діяльності органу, які є в системі. Найбільш важливе тут – науково обґрунтований аналіз достатнього обсягу об’єктивної вихідної інформації, бажання та вміння реально сформулювати проблему. Як правило, у процесі осмислення відповідної інформації виявляються також інші проблеми. У даному разі необхідно визначити значущість проблем, а потім послідовність їх розв’язання, починаючи із самої важливої, актуальної. Практично це виражається в формулюванні найбільш пріоритетної мети (цілей) діяльності органу внутрішніх справ. Звичайно, що при визначенні мети обов’язково враховуються всі реальні можливості її досягнення, насамперед наявні ресурси та внутрішні резерви системи. Нарешті, мета передбачуваних управлінських впливів

¹⁴ Див. главу 4 підручника.

повинна чітко відповідати установкам вищестоящих суб’єктів управління і, передусім, закону.

Виявлення проблеми, яка потребує розв’язання, пов’язане з висуненням управлінських гіпотез, тобто припущень про необхідність та можливі засоби, способи та методи здійснення яких-небудь позитивних змін у системі, середовищі її функціонування. Управлінська гіпотеза – один з варіантів мети припустимої безпосередньої діяльності щодо розв’язання проблеми.

Суб’єкт управління, в принципі, може висунути безліч обґрунтованих управлінських гіпотез. Чим більше їх буде, тим імовірніший вибір найбільш перспективної із них за допомогою аналітичної оцінки. Безумовно, реальні можливості, особливо строки виконання управлінських завдань та досягнення певного результату, ускладнюють здійснення цього повною мірою, але, за загальним правилом, слід діяти саме так. В усякому разі, не можна визнати правильним зосередження уваги лише на одній гіпотезі, яка здається такою, що найбільше відповідає дійсності. Подібна практика може призвести до висунення суб’єктивістської, нереальної, недостатньо обґрунтованої мети управління і тим самим визначити неефективність або навіть так звану негативну ефективність зусиль органу внутрішніх справ. Як приклад можна навести процес висунення версій при розслідуванні фактів, які містять ознаки злочинності. Так, виявлення трупа з ознаками насильницької смерті може потягти висунення трьох рівноймовірних версій: вбивство, самовбивство, нещасний випадок. Тільки ретельний та об’єктивний аналіз усіх доводів "за" і "проти" на основі оперування наявною та поступаючою інформацією може виявити найбільш переважну гіпотезу, в даному випадку – слідчу версію.

Наведене загальне правило потребує, однак, істотного доповнення. Принципово припускаючи можливість різних управлінських гіпотез, необхідно мати на увазі об’єктивні межі їх висунення, які визначаються положеннями законів, реальними умовами функціонування органів внутрішніх справ, світоглядними установками нашого суспільства, професійним та життєвим досвідом співробітників.

Оперування інформацією – надзвичайно відповідальна стадія управлінського циклу, включаючи збирання, обробку та аналіз інформації. Цю стадію дуже часто називають "інформаційно-аналітична робота". Вона є стадією оцінки управлінських гіпотез, саме на цій стадії та чи інша гіпотеза остаточно "переводиться" в ранг мети предметної управлінської діяльності і при необхідності набуває форми і сили команди, розпорядження, наказу, нормативного акту.

Існує думка, згідно з якою віднесення даної стадії до числа стадій управлінського циклу не є правомірним, оскільки з оперуванням інформацією пов’язаний весь процес управління в цілому. Однак тільки достатня попередня поінформованість суб’єкта управління дозволяє йому впевнено діагностувати проб-

лемну ситуацію і проектувати майбутні управлінські впливи і перетворення. Тому в управлінському циклі виразно за часом та змістом виділяється період (стадія), коли в першу чергу і в основному викопується завдання збирання, обробки, аналізу та синтезу саме цільової інформації для підготовки та прийняття конкретного управлінського рішення.

Слід мати на увазі, що оперування інформацією може здійснюватися і не з метою прийняття певного рішення в який^небудь конкретний момент, а для з’ясування загальних тенденцій практики і т. п. Однак в даному разі передбачається, що результати всієї попередньої роботи можуть бути використані при підготовці рішень в майбутньому. Таким чином виникає необхідність підвищеної уваги до питань інформаційно-аналітичної роботи, її кадрового, документаційного та методичного забезпечення.

Деякі автори виділяють як самостійну стадію прогнозування майбутнього стану системи. Можна, звичайно, по-різному підходити до цієї стадії, однак не можна не погодитись з тим, що для вироблення обґрунтованого ефективного управлінського рішення необхідно уявити майбутній стан системи та керованого об’єкта, явища, процесу, що потребує відповідного прогнозу. Можливо складання прогнозів для кожної із висунутих управлінських гіпотез. У даному випадку за допомогою оперування інформацією оцінюються вже не самі гіпотези, а прогнози, які представлені у вигляді тих чи інших аналітико-описових документів, наприклад, так званих сценаріїв. Практика вже знає плідне використання в цих випадках комп’ютерів, але головне тут – націленість керівників і апаратів управління на пошук найліпшого із можливих рішень.

Після того як зібрана інформація оброблена та проаналізована, сформульовані висновки і завдання, перевірені висунуті управлінські гіпотези, суб’єкт управління переходить до розробки варіантів рішення, всебічної оцінки кожного з них та вибору найліпшого в даних конкретних умовах. Складність завдань управління потребує при цьому одночасного врахування самих різноманітних факторів: економічних, політичних, психологічних, правових та ін. Чим більше таких (ракторів, тим важче прийняти всебічно обґрунтоване рішення. Як правило, тут акцентується увага тільки на найбільш істотних з них.

Питання методології розробки варіантів рішень і вибору із їх числа найоптимальнішого розглядаються в працях багатьох авторів. Одні дослідники пропонують із безлічі альтернатив виділити дві протилежні. Такий підхід дозволяє визначити межі, в яких слід шукати найбільш прийнятний варіант рішення. Інші рекомендують розробити ідеальний варіант як деякий прообраз

досить далекого майбутнього з одночасним пошуком реальних шляхів розв’язання виникаючих завдань¹⁵.

Залежно від характеру і особливостей завдання, яке поставлене, при виборі варіантів його розв’язання можуть застосовуватися самі різні критерії, повний перелік яких дати практично не можливо. Найбільш поширеними критеріями є: ймовірний ступінь досягнення бажаного результату; всілякі види затрат (економічний критерій); тривалість реалізації рішення; можливі його негативні наслідки.

Зупиняючи свій вибір на певному варіанті рішення, суб’єкт управління не завжди може бути впевнений в тому, що його реалізація не зустрінеться з. перешкодами та непереборними складностями, передбачити які було неможливо. Витратами в цій ситуації є невиправдана затрата засобів або настання небажаних наслідків. Вихід в таких випадках може бути знайдений експериментальною перевіркою рішення.

Наступні із названих стадій: 6 – оформлення вибраного варіанта у вигляді проекту рішення, 7 – погодження проекту рішення із зацікавленими особами, 8 – обговорення проекту рішення виявляються більш-менш виразно залежно від характеру, складності, масштабності рішення, що приймається.

Стадія прийняття рішення (9) в більшості випадків означає підписання або затвердження його керівником (суб’єктом управління). Ця, на перший погляд, доволі "формальна стадія, має цілком певний зміст. Важливість же її визначається тим, що саме на цій стадії проект рішення перетворюється в рішення, якому надається юридична сила. Тому, якщо підходити до неї з наукових позицій, вона потребує від суб’єкта управління, який має право на прийняття відповідного рішення, незважаючи на наявність у проекті рішення необхідних "віз", самостійного ретельного його аналізу.

Оскільки багато управлінських проблем і ситуацій повторюються, виникає можливість певної уніфікації та попередньої підготовки типових рішень. До них відносяться насамперед різні типові спеціальні плани дій органів внутрішніх справ при виникненні відповідних ситуацій.

Типові рішення (плани), як свідчить практика, дозволяють підвищити ефективність дій органу внутрішніх справ у відповідній ситуації, їх наявність дозволяє керівникам та іншим посадовим особам зосереджувати головну увагу на особливостях конкретної обстановки і з урахуванням її оцінки посилено реалізовувати намічені заходи.

Передача управлінського рішення, його доведення до виконавців – також відповідальна стадія процесу управління. Суворо кажучи, вона не є стадією етапу підготовки та прийняття управ-

¹⁵ Див.: Венделин А.Г. Подготовка й принятие управленческого решения. - М., 1977. - С. 48.

пінського рішення, а є свого роду проміжною між першим та другим етапами. Автор включив її до першого етапу, тому що суб’єкт управління, який прийняв рішення, повинен довести його до виконавців (організаторів виконання). Треба підкреслити, що подання цієї стадії як такої, що завершує перший етап управлінського циклу акцентує увагу суб’єкта управління, який прийняв рішення, і на його відповідальності за подальшу долю рішення:

з метою створення відповідних умов для наступної організації виконання рішення суб’єкт управління повинен вжити необхідних, своєчасних заходів по доведенню його до виконавців. Чіткий оперативний порядок інформування його учасників, удосконалення каналів прямого та зворотного зв’язку сприяє мобільності, психологічній, професійній, службовій та бойовій готовності органів внутрішніх справ і їх співробітників.