Ижевск, 2014

Регламенты магазина

ГК «Оптима»

алгоритм по планированию графика отпусков

пРОЦЕСС НАЧИНАЕТСЯ С РАСПОРЯЖЕНИЯ рУКОВОДИТЕЛЯ оюкр

РМ осуществляет подготовку исходных данных о планируемых отпусках сотрудников в следующем году:

- учитывать пожелания сотрудников по мере возможности. Для планирования отпуска сотруднику необходимо предоставить информацию о предстоящих сессиях на следующий год;

- не планировать отпуска в сезоны продаж: предпраздничные дни, посвящённые 23 февраля (период с 15 по 28 февраля), 8 марта (период с 1 по 10 марта) и новогодним праздникам (период с 15 по 31 декабря);

- контролировать количество закладываемых дней в отпуск сотрудника, при делении отпуска на несколько частей, одна часть отпуска должна быть обязательна не менее 14 календарных дней. Предоставление отпуска на 28 календарных дней, если сотрудник берёт его по состоянию здоровья (например, санаторий) или другое (например, обучение), согласованное со своим непосредственным руководством;

- отпуск планировать пропорционально отработанному времени из расчета: 2,33 календарных дня отпуска за один отработанный месяц (в течение рабочего года полагается 28 календарных дней отпуска, соответственно, если 28 разделить на 12 месяцев получается 2,33 календарных дня отпуска). Для предоставления вновь принятому сотруднику первого ежегодного оплачиваемого отпуска он должен отработать не менее шести месяцев, а отпуск предоставляется частично за фактически отработанное время, то есть 14 календарных дней;

- в период с 01.05 по 30.09 календарного года допускается использование отпуска продолжительностью не более четырнадцати календарных дней, оставшиеся части отпуска использовать в период с 01.01 по 30.04 или 01.10. по 31.12 календарного года

 

При планировании отпуска РМ и лица, его замещающего, учитывать необходимость перерыва между отпуском РМ и лица, его замещающего для передачи дел;

 

Заблаговременно (до 5 ноября) РМ направляет график отпусков для согласования своему РН если нужно произвести корректировки, РН отправляет график отпусков назад РМ. Исправленный график РМ высылает заново РН.

 

Инспектор по кадрам ДЧР осуществляет проверку данных о планируемых отпусках сотрудников на соответствие требованиям внешних нормативных документов (ТК РФ) и внутренних документов компании о предоставлении отпусков сотрудникам магазина. В случае несоответствий инспектор по кадрам ДЧР уведомляет о выявленных несоответствиях РМ и направляет данные на корректировку.

 

Утверждённые графики отпусков сотрудников по магазинам в двух экземплярах инспектор по кадрам ДЧР направляет в магазин для ознакомления и подписания каждым сотрудником.

 

РМ осуществляет ознакомление сотрудников под роспись с утвержденным Графиком отпусков на следующий год; роспись сотрудником в графике ставится за каждую часть отпуска.

 

Один экземпляр подписанного сотрудниками утвержденного Графика отпусков передается РМ Инспектору по кадрам в ДЧР через доставку или с РН, второй экземпляр хранится у РМ.

Если в течение календарного года принимается новый сотрудник (в том числе, перевод/перемещение), то в электронную версию графика отпусков на год необходимо внести сведения об отпуске нового сотрудника и предоставить данную информацию в ОЮКР по электронной почте с указанием в теме письма «Корректировка графика отпуска на год». Сроки предоставления обновлённого графика отпуска за год 10 дней с момента приёма (перевода/перемещения) нового сотрудника на работу.

 

АЛГОРИТМ ПО ФОРМИРОВАНИЮ ОТЧЕТА О ПРОИШЕСТВИЯХ В МАГАЗИНЕ

 

В начале нового календарного квартала года (до 5-го числа первого месяца квартала, следующего за отчетным кварталом).

РМ на основании утвержденного в компании шаблона отчета о происшествиях осуществляет формирование Отчета о происшествиях, имевших место в магазине в отчетном квартале.

РМ направляет по электронной почте сформированный Отчет о происшествиях в отчетном квартале Вежееву Т.А., РН.