Деловые письма. Контакты между организациями и частными лицами часто устанав­ливаются и поддерживаются при помощи деловой корреспонденции

Контакты между организациями и частными лицами часто устанав­ливаются и поддерживаются при помощи деловой корреспонденции, поэтому специалист по связям с общественностью должен уметь пра­вильно составить и оформить письмо. Внутри организации такая фор­ма общения, как письмо, исключается, а при необходимости составляется служебные записки (см. главу 2).

Письма и служебные записки различаются составом реквизитов, те. обязательных сведений, которые должны содержаться в документе. Письма печатается на бланке организации или ее структурного под­разделения либо на именном бланке должностного лица. Совместные письма от двух и более организаций оформляются без бланка, а наиме-нования авторов располагаются в верхней части первого листа на одном

уровне.

Для писем используются бланки либо с угловым, либо с продоль-ным расположением реквизитов, причем на «угловых» бланках поме­щается больше текста. Эти виды бланков различаются тем, что инфор­мация об авторе, письма на «угловых» бланках размещается в левом верхнем углу листа, а на «продольных» — в центре верхней части листа. Информация об авторе включает наименование организации (в соот­ветствующих случаях и ее структурного подразделения), название вы­шестоящей организации (если она есть), юридический адрес, телефон, факс, адреса электронной почты и веб-страницы, а также эмблему или товарный знак организации (для государственных организаций — изоб­ражение Государственного герба Российской Федерации).

Ниже на бланке проставляются (от края левого поля листа) дата под-писания и регистрационный номер письма, а если этот документ явля-

ется ответом на полученное письмо, то на следующей строке указыва­ются номер и дата входящего документа. Например:

29.03.2005 № 15/185 На № 11/679 от 15.03.2005

Дата проставляется следующим образом: 20.01.2006 (без буквы «г» и точки в конце). Даты документов, относящихся к периоду до 2000 г., оформляются тремя парами цифр: 20.07.98 (точно также, без буквы «г» и точки).

Адресат указывается в правой верхней части листа. Первая строка этого реквизита на «угловом» бланке находится на одном уровне с рек­визитом «Наименование организации» (при наличии вышестоящей организации — на уровне ее наименования), а на «продольном» — на одном уровне с датой и номером письма. Каждая строка реквизита «Ад­ресат» начинается на одном расстоянии от края левого поля.

Если адресатом является организация или ее структурное подразде­ление, наименование адресата указывается в именительном падеже, причем сначала пишется название организации, а под ним (через полу­торный или двойной межстрочный интервал) — название управления, отдела, факультета, комитета и пр., например:

Государственная Дума Комитет по образованию и науке

Если письмо адресовано конкретному должностному лицу, его дол­жность и фамилия указываются в дательном падеже, а инициалы ста вятся перед фамилией:

Председателю Комитета по образованию и науке Государственной думы Н. Н. Николаеву

В приведенном примере наименование организации входит в назва­ние должности адресата. Если этого не сделано, то должность, инициа­лы и фамилия отделяются от наименования организации полуторным или двойным межстрочным интервалом:

Государственная Дума

Председателю фракции АБВ И. И. Иванову

В реквизит «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес получателя. Адрес указывается после наименования адресата -

организации, структурного подразделения, должностного лица, через полуторный или двойной межстрочный интервал (при адресовании письма частному лицу вначале указывается почтовый адрес, а затем ини­циалы и фамилия получателя). Например:

Декану гуманитарного факультета Н-ского государственного университета проф. П. П. Петрову

Ул. Пушкина, д. 5, г. Н-ск, ХХХХХ

В письме указывается не более четырех адресатов, причем перед вто­рым, третьим и четвертым адресатами слово «копия» не пишется. При большем числе адресатов составляется список рассылки и на каждой копии письма проставляется только один адресат.

Если письмо должно быть разослано нескольким адресатам, но об­ращено только к одному из них (остальным направляется для сведения), в письме указывается один адресат — то лицо или та организация (струк-турное подразделение организации), к которым обращается автор. Ос-тальным адресатам данное письмо направляется с сопроводительным ■письмом, например:

Председателю Правления ОАО «Гермес-банк» А. А. Абрамову

Начальнику ГНИ № 9 ЮЗАО г. Москвы

^Б-^Б- Борисову

Направляем Вам копию нашего письма в адрес Арбитражного суда г. Москвы от 30.01.2005 № 01/526 (прилагается).

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Директор завода С. С. Солнышкин

Письмо должно иметь заголовок. Отступления от этого правила воз­можны лишь в отдельных случаях, например, если адресат — частное лицо. Заголовок отражает суть письма и формулируется как ответ на воп­рос «о чем?», поэтому всегда начинается с предлога «О».

Заголовок должен быть кратким, но информативным и содержать сведения, позволяющие отличить данное письмо от других писем на аналогичную тему. Так, например, заголовок «Об открытии Московско­го филиала» недостаточно информативен. Для привлечения внимания

к своему сообщению и облегчения поиска письма среди других доку­
ментов его следует конкретизировать: «Об открытии Московского фи­
лиала Торгового дома "Карусель"»,

Заголовок размещается под чертой, предусмотренной для простав­ления даты и номера письма, и отделяется от этой черты двумя меж­строчными интервалами. Каждая строка начинается строго от края ле­вого поля, и ее длина не должна превышать 7,3 см. При необходимости допускается перенос слова по слогам. В некоторых организациях заго­ловки писем и других документов принято писать посередине страницы.

Заголовок не заключают в кавычки, не выделяют жирным шрифтом
или курсивом и печатают шрифтом того же размера, что и основной текст.
Точка после заголовка не ставится.

Основной текст письма отделяется от заголовка двумя — четырьмя
межстрочными интервалами. Для основного текста применяется оди­
нарный межстрочный интервал, причем это требование касается и рас­
стояния между абзацами. Отступ в начале каждого абзаца («красная стро­
ка») составляет 1,25 см. Если письмо занимает несколько страниц, текст
должен быть размещен таким образом, чтобы на последней странице
было не менее четырех строк, не считая подписи. Первая (или единствен­
ная) страница не нумеруется, на следующих страницах номер простав­
ляется вверху, в центре, без кавычек или черточек и без сокращения «с.»
или «стр.».

Иногда текст письма целесообразно начать с обращения, так как оно не только является «формулой вежливости», ной выполняет особые ком муникативные функции: располагает к себе адресата, придает письму" официальный тон и т.п.

Обращение размещается в центре строки и завершается восклица­тельным знаком. (В последнее время, под влиянием английской пунк­туации, после обращения иногда ставят запятую, но в русском деловом письме это отклонение от нормы.) Обращение может включать слово «дорогой», «дорогая» или «дорогие», только если нет опасения, что та­кое обращение может быть воспринято как фамильярность. В других случаях лучше написать «уважаемый», «уважаемая» или «уважаемые». В письмах, предполагающих конфликт сторон, естественнее начать об­ращение сразу со слова «господин» или «госпожа».

После слова «уважаемый» может следовать либо имя и отчество ад­ресата, либо его фамилия или должность со словом «господин» или «гос­пожа»:

Уважаемый Николай Николаевич!
Либо: Уважаемый господин Николаев!

Либо: Уважаемый господин председатель!

Если в реквизите «Адресат» конкретное лицо не указано, текст на­чинается без обращения или используются формы «Уважаемые госпо-да!», «Уважаемые коллеги!», «Дорогие друзья!» и т.д.

Основной текст письма, содержащего просьбу, выводы, рекоменда­ции, предложения, как правило, строится по следующей схеме: вначале описывается проблемная ситуация, излагаются основания, причины, I побудившие написать письмо, а затем формулируются просьбы, выво-ды, рекомендации, предложения.

Письмо может состоять из одной части, если оно носит лишь ин­формативный характер (например, сопроводительные письма), если просьба не требует пояснения, а напоминание — дополнительной ин-- формации, если в письме выражается благодарность, соболезнования

И т.д.

В деловой переписке приняты три формы изложения: от третьего

лица единственного числа (Государственная Третьяковская галерея про­сит Вас...), от первого лица множественного числа (просим Вас.) и от первого лица единственного числа (прошу Вас...). Письмо от себя лично уместно, если между подписывающим и адресатом существуют друже-ские, доверительные отношения или если письмо напечатано на бланке должностного лица.

Заключительная формула вежливости «С уважением...» употребля­ется только в тех случаях, когда текст письма начинается без обращения или с обращения, которое не содержит слово «уважаемый» или «уважа-емая»: «Господин директор!», «Госпожа Петрова!» и т.п. Выражать ува­жение к адресату и в обращении («Уважаемый господин директор!»), и в заключительной фразе излишне: это может быть воспринято негатив- но. Фраза «Искренне Ваш» возможна только при изложении текста пись­ма от первого лица. Письма, содержащие просьбы, не рекомендуется заканчивать формулами «С благодарностью...» или «Заранее благодар­ны..», потому что они навязывают адресату решение проблемы в пользу автора письма и вызывают раздражение.

Подпись отделяется от текста письма двумя—четырьмя межстроч­ными интервалами. Должность лица, подписывающего письмо, печа­тается от края левого поля с большой буквы. При наличии ученого или воинского звания (профессор, доцент, генерал, полковник и т.д.) оно указывается под должностью, причем после наименования должности запятая не ставится.

Наименование должности не должно включать в себя название орга-низации или структурного подразделения, на бланке которых печатает­ся письмо. Достаточно написать «Декан факультета», «Начальник Уп­равления», «Председатель Правления», «Президент Ассоциации» и т.д.

Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) помещается без ско­бок на уровне последней строки должности или звания у края правого поля. Как и в реквизите «Адресат», инициалы ставятся перед фамилией:

Декан факультета

профессор М. М. Михайлов

В деловых письмах обязательно проставляется отметка об испол­нителе: фамилия (или фамилия, имя и отчество полностью) и телефон лица, подготовившего проект письма, независимо от занимаемой дол­жности. Эти сведения необходимы, потому что у получателя письма могут возникнуть вопросы либо ему может понадобиться дополнитель­ная информация.

Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу послед­ней страницы письма. Фамилия (без слова «исполнитель» или сокра­щения «исп.») и полные имя и отчество пишутся на одной строке от края левого поля. Инициалы исполнителя писать не принято, потому что никто не будет просить к телефону «Н. Н» или «М. М.». Номер телефо­на (без слова «телефон» или сокращения «тел.» либо «т.») указывается на следующей строке под фамилией. Можно также добавить адрес элек­тронной почты:

Иванова Мария Степановна

ХХХ-ХХ-ХХ

mivanova@msu.ru

Письма, имеющие приложения, должны содержать отметку об их наличии. Эта отметка помещается между основным текстом и подпи-сью, отделяется сверху и снизу двумя—четырьмя межстрочными интер­валами и начинается от края левого поля без абзацного отступа.

Если приложение упомянуто в основном тексте письма (например: «Направляем Вам пресс-релиз, рассказывающий о новом продукте нашей компании...»), отметка о наличии приложения имеет следующий вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если приложение не упоминается в основном тексте, то отметка о нем содержит не только сведения о количестве листов и экземпляров, но и наименование приложения:

Приложение: пресс-релиз «Новое поколение йогуртов» на 2 л. в 1 экз.

Несколько приложений указываются в порядке их следования за основным документом. При перечислении приложения нумеруются арабскими цифрами, причем эти цифры располагаются строго друг под другом:

Приложения: 1. Пресс-релиз «Новое поколение йогуртов» на 2 л. в 1 экз.

Ц Факт-лист «Компания "Веселые ребята"» на 1л.
в 2 экз.

3. Статья «Кто такие "Веселые ребята"?», опублико­ванная в журнале «Клиент» за июль 2005 г., на 3 л. в 2 экз.

Каждое приложение к письму имеет свою нумерацию страниц (но­мер первой страницы не проставляется, номера последующих страниц указываются сверху по центру). Приложение, как правило, должно иметь заголовок, отражающий содержание текста. Если организация — автор Письма не является автором приложения (например, прилагается доку­мент другой организации), заголовок приложения может не приводить-ся. В конце заголовка приложения (как и в конце любого другого заго­ловка) точка не ставится. Приложение, составленное автором письма, должно быть подписано должностным лицом, отвечающим за достовер­ность приведенных сведений.

Специалист по связям с общественностью нередко готовит пригла-шения на презентации, конференции и другие специальные мероприя­тия. Так же как и любое деловое письмо, приглашение начинается с обращения, которое размещается в центре строки и завершается вос­клицательным знаком.

Если невозможно подготовить именные приглашения в силу мно­гочисленности гостей, то текст начинается сразу же с основной части, Например:

Компания «Крочет Лимитед» имеет честь пригласить Вас на презента- цию, посвященную десятилетнему юбилею компании, которая состоится 20 декабря в 17.00 в Бизнес-центре (ул. Ленская, дом 17, зал «Морозовский»).

Либо:

Компания «Крочет Лимитед» имеет честь пригласить Вас на презента­цию, посвященную десятилетнему юбилею компании. Мы будем ждать Вас 20 декабря в Бизнес-центре (ул. Ленская, дом 17, зал «Морозовский»), Сбор гостей в 17.00.

При составлении приглашения необходимо (так же как и при напи­сании пресс-релиза) дать ответы на пять основных вопросов, которые обеспечивают полноту информации: Кто? (Компания «Крочет Лими­тед"); Что? (Проводит презентацию); Где? (В Бизнес-центре на ул. Лен­ская, дом 17, зал «Морозовский»); Когда? (20 декабря в 17. 00); Почему? (В Связи с десятилетним юбилеем компании).

В приглашении можно указать краткую Программу мероприятия, в каком костюме следует прийти, а на обороте приложить карту проезда.

Приведем в качестве примера текст приглашения на церемонию вру­чения премии «Серебряный Лучник»:

Попечительский совет и исполнительная дирекция имеют честь пригласить Вас на церемонию вручения Национальной премии в области развития общественных связей «Серебряный Лучник»

Мы будем рады видеть Вас в Московском Международном Доме музыки 25 января 2006 года.

(Москва, Космодамианская наб., 52, строение 8, Театральный зал) Сбор гостей в 19.00.

Начало церемонии в 19.30.

Вечерний костюм обязателен.

Игорь Писарский Надежда Явдолюк

Поскольку презентация и приемы часто рассчитаны на определен­ное число людей, то в конце текста добавляется фраза:

Мы будем признательны за подтверждение возможности Вашего присутствия на презентации по телефону... или e-mail...

Приглашение крайне редко печатается на бланке организации. Обычно для него специально продумывается красивое оформление, ко­торое должно привлекать внимание своей формой, цветовой гаммой или дизайном. Текст печатается типографским способом с использованием необычного шрифтового оформления, а имя адресата следует Писать от