Семь компонентов эффективного анализа.

5) оцените проделанную вами работу.

2. Ключевым составляющим любого успешно работающего предприятия является экономическая стратегия его развития и, конечно, контроль. Известный авиаконструктор О. Антонов заметил: «Экономить в расчетах, оценивающих громадное экономическое мероприятие, все равно, что экономить на прицеливании при выстреле». Впрочем, не только «громадное экономическое мероприятие» требует расчетов, а практически любое, связанное с затратами и ориентированное на прибыль.

Продуманная и просчитанная экономическая стратегия чрезвычайно важна для предпринимателя, поскольку определяет, что из себя представляет предприятие в настоящем, и, главное, ¾ как оно будет функционировать и развиваться в будущем. Это похоже на стратегию знаменитого канадского хоккеиста Уэйн Грецки, который говорил: «Я бросаюсь туда, где шайба должна быть, а не туда, где она сейчас находится».

С помощью контроля определяется соответствие полученных результатов целям, определенным стратегическим планированием.

Основные стратегические задачи любого бизнеса можно сформулировать следующим образом:

· узнать, что хотят конкретные потребители;

· удовлетворить их потребности;

· получить прибыль.

Эффективность решения этих задач во многом зависит, во-первых, от обоснованности плана и, во-вторых, от использования его как инструмента контроля в бизнесе.

Начиная свой бизнес, предприниматель, прежде всего, находит компетентного и достаточно опытного бухгалтера. Страницы местных газет полны приглашениями на работу главных бухгалтеров со стажем хотя бы три года. Без опытного бухгалтера предприниматель не сможет организовать нормальную систему бухгалтерского учета. Иногда хороший бухгалтер может сэкономить предпринимателю на налогах больше денег, чем предприниматель будет платить ему в качестве заработной платы.

Первый шаг к эффективному контролю над собственным бизнесом ¾ организация системы ведения счетов, которая обеспечит предпринимателя исходными данными для проведения экономического анализа текущего состояния дел и составления необходимых документов отчетности.

Среди документов, позволяющих дать объективное и достаточно полное представление о бизнесе, о реальности планов и нужных темпах его развития, основными являются документы бухгалтерской отчетности:

· баланс предприятия и отчет о прибылях и убытках (или отчет о финансовых результатах);

· аналитические материалы: анализ безубыточности, анализ движения денежных средств и анализ отклонений.

Эти документы позволят предпринимателю наметить общую схему распределения средств. Они должны быть всегда под рукой. Если же эти документы будут использоваться предпринимателем несистематично, то они бесполезны. А неправильная их интерпретация вообще опасна, может поставить предпринимателя на грань краха, так как приведет к неверным решениям, или, как минимум, осложнит взаимоотношения предпринимателя с налоговой инспекцией. Избыток информации также может быть вреден. Поэтому предпринимателю не стоить усложнять эти документы, лучше опираться на собственный здравый смысл и профессиональные знания своего бухгалтера.

Выдающийся итальянский математик Лука Пачоли (1445-1515), автор первой в истории книги по бухгалтерскому учету, писал: «...Нужно отметить все, что считаешь принадлежащим тебе, как движимостью, так и недвижимостью, одно за другим, хотя бы всех было десять тысяч вещей, описывая какого они рода и свойств, помещены ли они в банк или ссудные учреждения...»

В работе с финансовыми документами нужна систематичность. Поэтому как бы ни был занят предприниматель (а ему действительно приходится работать очень много), он проводит ежемесячно несколько часов в работе с ними, проверяя их и анализируя. Только так он может реально оценить и постоянно контролировать ситуацию на собственном предприятии для достижения конечной цели ¾ получения прибыли. Предприниматель хорошо понимает (или должен понять), что система бухгалтерского учета является рабочей моделью бизнеса. Для этого нужно достаточно хорошо представить себе, какую функцию выполняет каждый из бухгалтерских документов. Вот эти, известные бухгалтеру, и хорошо, если и каждому предпринимателю, основные документы:

· баланс предприятия;

· отчет о прибылях и убытках;

· отчет о движении денежных средств;

· анализ отклонений.

1. Баланс предприятия составляется по окончании отчетного периода (квартала, года) и отражает, по-сути, результаты принимаемых предпринимателем решений. В частности, он показывает текущую величину оборотного и основного капитала, наличие денежных средств в кассе и на счетах, стоимость материальных и нематериальных активов, размер акционерного капитала предприятия на данный момент времени, а также иные источники формирования средств предприятия, долговременные обязательства и т. д.

2. Отчет о прибылях и убытках, или отчет о финансовых результатах, позволяет показать, насколько эффективно (прибыльно или убыточно) работает хозяйственная система предприятия в течение определенного периода.

3. Отчет о движении денежных средств (в западной литературе, а в последнее время и в нашей используется термин «поток наличности») призван продемонстрировать, насколько хорошо предприятие управляет своими денежными средствами (находящимися как на счетах в банке, так и в кассе предприятия) для обеспечения ликвидности. Поддерживать баланс между прибыльностью и ликвидностью непросто, поскольку действия, направленные на улучшение каждого из этих показателей, могут противоречить друг другу. Если предприниматель может составить только один отчет из всех возможных, то это должен быть отчет о движении денежных средств, поскольку именно их поступление и расходование предпринимателю нужно контролировать, прежде всего, ¾ как для своевременной оплаты счетов и оптимального привлечения заемных средств, так и для эффективного вложения временно свободного капитала. Предприятие, которое не в состоянии вовремя оплатить свои счета, не может долго просуществовать в бизнесе, даже если оно прибыльно.

Зачастую компании с высокой прибыльностью терпят неудачу из-за неликвидности, т. е. из-за отсутствия реальных денежных средств на счетах, необходимых для оплаты текущих расходов. Показатель ликвидности может ухудшиться, например, вследствие быстрого роста производства в погоне за высокими прибылями и истощения денежных средств предприятия. Ключевая роль отчета о результатах и анализа денежных средств состоит как раз в том, чтобы позволить вовремя разглядеть возникновение такого рода проблем и принять необходимые меры для их разрешения.

4. Анализ безубыточности основывается на информации, полученной из отчета о результатах и анализа движения денежных средств. Он, в частности, позволяет показать объем дохода от реализации, который предпринимателю необходим для покрытия постоянных и переменных расходов, связанных с деятельностью предприятия. Этот документ является основным при принятии решений, связанных, например, с решением об изменении уровня цен на продукцию или возможностью различных затрат ¾ от реконструкции предприятия до принятия на работу нового сотрудника.

5. Анализ отклонений позволяет ежемесячно сопоставлять фактические результаты хозяйственной деятельности предприятия с запланированными. Это самое эффективное средство, позволяющее избежать необоснованного роста расходов. Предпринимателю необходимо знать, что по большей части предприятия разваливаются не из - за грубых просчетов в управлении ими, а вследствие большого количества мелких, допущенных по небрежности ошибок. Анализ отклонений как раз позволяет выявлять их и вовремя корректировать свои действия.

Все вместе эти пять документов и дают ту модель бизнеса, опираясь на который предприниматель сможет эффективно управлять им.

Выбранная предпринимателем стратегия и ожидания в отношении своего бизнеса являются базой для экономического обоснования деятельности предприятия. Начиная финансовое планирование, предпринимателю следует тщательно продумать и оценить все предпосылки. Здесь очень важно быть честным с самим собой ради успеха своего бизнеса. Практика показала, что излишний оптимизм погубил немало хороших начинаний.

Прогнозирование доходов от реализации товаров и услуг. Планируемые показатели доходной части бюджета предприятия, такие, например, как объем реализации товаров и услуг, доход от продажи части основных средств и оборудования и т. п., являются фундаментом для большей части стратегических и тактических финансовых планов.

Сама по себе задача такого планирования является достаточно сложной, поскольку учесть все многообразие объективных и субъективных факторов, влияющих на бизнес, практически невозможно. Однако с достаточной степенью точности предприниматель может предсказать развитие событий, основываясь, например, на предположении о неизменности внешних условий и в будущем. В этом случае можно использовать популярное в недавнем прошлом так называемое планирование «от достигнутого».

Для решения задачи прогнозирования объемов сбыта продукции предприниматель может воспользоваться методом оценок. Для этого составляется таблица, которая позволяет получить наиболее вероятные оценки объема сбыта по каждой группе товаров и услуг.

Прогноз объема сбыта на период с _____до______(месяц и год):

В первой графе ¾ низший объем сбыта, который можно ожидать, если все пойдет не так, как надо и как хотелось бы: все будет валиться из рук, часть рынка отобьют конкуренты, появится конкурентный продукт, в общем, вся картина бизнеса представляется в самых мрачных тонах.

Затем заполняется графа «высший» ¾ объем сбыта оценивается, так, как хотелось, и даже лучше: сегмент рынка расширяется, конкуренты разоряются, а поставщики согласны со всеми требованиями по срокам и ценам поставок, бизнес идет как по маслу, персонал работает с вдохновением, вся картина представляется в розовом цвете, как будто предприниматель хочет очаровать банкира или какого - нибудь другого предполагаемого инвестора.

И, наконец, самое трудное, но и самое важное: предпринимателю предстоит взглянуть на свой бизнес с реальных позиций, т. е. учитывая и недостатки, и преимущества своего предприятия. То есть предстоит найти истину, которая находится, как часто бывает, посередине. Реальные прогнозы окажутся между низшими и высшими оценками, будут точнее одноразовой оценки и ближе к действительности. Такое прогнозирование осуществляется как в товарном, так и в денежном выражении, если предприниматель занимается, например, торговлей. Точно так же прогнозируются не только доходы, но и расходы.

Планирование финансовых результатов деятельности предприятия. Одна из основных задач составления плана финансовых результатов (или, как его еще называют, плана прибылей и убытков) деятельности предприятия заключается в том, чтобы показать в динамике качественные и количественные изменения финансового положения предприятия в течение предстоящего периода. В этом состоит его основное отличие от баланса, который дает статичную картину экономического положения предприятия в конкретный момент времени. В этом смысле, если баланс сравнивают с фотографией, а план прибылей и убытков ¾ с фильмом.

Финансовый план, с помощью которого оцениваются доходы и расходы в ближайшей перспективе, является основой для составления сметы будущих расходов предприятия и определения потребности в привлечении дополнительных финансовых средств.

Такой план по своей сути представляет собой ожидаемое финансовое положение предприятия. Достижение этого положения прогнозируется на основе определенных предположений о процессах, идущих в экономике страны (например, о темпах инфляции, динамике изменения цен и т. п.), об общих тенденциях развития рынков сбыта и многих других внешних и внутренних факторах, влияющих на развитие предприятия.

При этом планирование может, например, основываться на том, что поскольку большинство расходов при данной деятельности предсказуемы, а доход не будет подвержен сильным колебаниям, то изменение результатов в будущем периоде будет определяться в соответствии с уже известными изменениями в прошлом и настоящем. То есть, если в прошлом и настоящем прибыль предприятия равнялась 30% от объема реализации, то можно предположить, что при отсутствии существенных внешних воздействий этот показатель составит те же 30% в будущем периоде. Такое планирование называется экстраполяционным.

Для большинства малых предприятий достаточным является трехлетний план, при этом план для первого года разрабатывается более детально, с разбивкой по месяцам, а для второго и третьего ¾ по кварталам.

Опытные предприниматели пришли к выводу:

1. План ¾ не догма. «Догмы спокойного прошлого совершенно непригодны для бурного настоящего», ¾ утверждал президент США Авраам Линкольн.

2. План следует пересматривать. «Главный урок, который получили дети, играя в видеоигры, состоит в том, что тебя скорее убьют, если стоишь на месте, чем если ты хоть что - то предпринимаешь», ¾ справедливо заметили американские исследователи Джинкс Милэ и Паулина Литтл.

3. Пересмотр планов следует проводить, если в течение трех месяцев (за квартал) накапливается 20% и более отклонений от запланированных результатов. Специалисты не советуют чаще заниматься пересмотром плана, так как долгосрочные тенденции достаточно устойчивы к колебаниям конъюнктуры.

Планирование движения денежных средств. В экономике предприятия важное место занимает практика планирования прихода и расхода (движения) денежных средств или, как это еще называют, «планирование движения наличности». В западной экономике под «наличностью» подразумевают имеющиеся на каждый момент времени денежные средства как на счетах в банках, так и в кассе предприятия, а в российской ¾ только те денежные средства, которые в данный момент находятся на руках («наличка»).

Планирование и анализ денежных средств составляет основу успешной деятельности предпринимателя, поскольку одной из основных задач предпринимательской деятельности является поддержание текущей платежеспособности предприятия.

Если в проекте отчета о прибылях и убытках предприниматель намечает конкретные финансовые цели, то, планируя движение денежных средств, он определяет, когда конкретно и сколько денег поступит в нему или будет уплачено им по счетам поставщиков продукции или кредиторов, чтобы обеспечить нормальную деятельность предприятия.

Некоторые детали, содержащиеся в отчете о движении денежных средств предприятия, могут раскрыть не только сильные, но также и слабые стороны деятельности фирмы. Поэтому если предприниматель считает, что эта информация носит конфиденциальный характер, то он позаботится о том, чтобы не было ее утечки.

Анализ безубыточности. Определить минимально необходимый объем реализации продукции, при котором предприятие покрывает свои расходы и работает безубыточно, т. е. не давая прибыли, но и не допуская убытков, помогает анализ безубыточности. Задавая этот уровень, или, как иногда говорят, «точку безубыточности», предприниматель ставит перед собой задачу, от успешного решения которой напрямую зависит прибыльность или убыточность деятельности предприятия.

Формулу для определения минимально необходимого для безубыточной работы объема реализации продукции (ОбР) можно записать в следующем виде:

ОбР = ПсР + ПрР,

где ПсР ¾ постоянные расходы, т. е. неизменные расходы, не зависящие от уровня реализации продукции затрат. Эти расходы должны быть оплачены, даже если предприятие не получило никакого дохода;

ПрР ¾ переменные расходы, связанные непосредственно с объемом реализованной продукции.

В случае, если заранее невозможно сказать, какими будут суммарные переменные расходы в абсолютном выражении, при расчете безубыточности используют относительную величину валовой прибыли ВП (%), выраженную в процентах от объема реализации продукции:

отсюда получаем:

Для расчета уровня безубыточности в единицах продукции или товара достаточно разделить полученный результат в денежном выражении на цену единицы товара. Таким образом определяется количество единиц товара, которое необходимо продать, чтобы обеспечить безубыточность деятельности предприятия.

Анализ отклонений от плановой сметы. Анализ отклонений от плановой сметы ¾ это один из действенных способов прямого контроля за деятельностью предприятия. С его помощью можно сдержать рост расходов и увеличить прибыль. Здесь речь идет о сравнении плановых показателей с фактическими результатами и получении необходимого результата для анализа текущего состояния дел на предприятии.

Значительным по объему информации является финансовый план предприятия, в котором даются расчеты ¾ прогноз объема реализации, баланса денежных расходов и поступлений; таблиц доходов и затрат, сводного баланса активов и пассивов предприятия, график достижения безубыточности.

На основании предыдущих разделов определяется стратегия финансирования предприятия, т. е. перспективный план получения средств для данного проекта, расширения производства, а также обоснования сроков возврата вложенных собственных и заемных средств (см. Маркетинг).

Анализ включает:

1. Баланс активов и обязательств за последние три года для действующего бизнеса или на текущий момент для нового бизнеса.

2. Отчет о работе аналогично п. 1.

3. Прогноз движения наличности на год по месяцам нового бизнеса; на три года по кварталам для уже существующего бизнеса.

4. Прогноз для возвращенных капиталовложений аналогично п. 3.

5. Финансовое положение каждого учредителя, партнера или гаранта бизнеса.

6. Данные о суммах налогов (налоговые декларации), выплаченных вами или вашим бизнесом за три последних года.

7. Основное оборудование. Если оно вам необходимо, то приведите список с указанием цены.

8. Оценка, выполненная доверенным оценщиком банка, показывающая наличие и реальную стоимость недвижимости, транспорта и оборудования, которые находятся в собственности бизнеса.

Следует также указать:

1. Владеете ли вы или будете владеть в ближайшее время еще не показанной собственностью, которую следовало бы описать?

2. Кто определял стоимость приобретаемой собственности? Какова эта стоимость?

3. Сколько вы готовы заплатить за репутацию компании (престиж, деловые связи, клиентура и т. д.)?

4. Будет ли продавец снижать вам цену, предоставляя разницу в виде ссуды? Если да, то на каких условиях?

5. Приложите списки материальных ресурсов, кредиторов и их условий, стоимости и возврата товарных запасов, основных фондов, выплат, которые вам придется произвести, подтверждающие документы от оценщиков, фотографии зданий и района в целом.

Пример формы анализа отклонений сметы за отчетный период представлен в таблице 11.