Вплив розміру підприємства на вибір програми

Одним з головних питань при виборі програми с питання про розміри підприємства. Вибір програмного забезпечення бухгалтерського обліку, яке не відповідає розмірам підприємства, може призвести до фінансових втрат. Це пояснюється тим, що програмне забезпечення бухгалтерського обліку чітко поділяється за категоріями користувачів (розмірами підприємств) і, відповідно, за ціною (вартість програмного забезпечення бухгалтерського обліку для середніх за розмірами підприємств на один-два порядки вища за вартість програмного забезпечення бухгалтерського обліку для малих за розмірами підприємств і, в свою чергу, на один-два порядки нижча для великих підприємств). Якщо мале підприємство купує програму, призначену для середніх/великих підприємств, воно, хоча й зазнає невиправданих фінансових витрат, але все ж зможе організувати комп'ютеризований бухгалтерський облік. Середнє або велике підприємство не зможе комп'ютеризувати свій бухгалтерський облік за допомогою програмного забезпечення, призначеного для малих за розмірами підприємств.

Визначаючи розмір підприємства, для бухгалтерської служби ключовими є Два параметри: денний потік документів і чисельність облікового персоналу, при цьому необхідно враховувати, що вони працюють одночасно і повний робочий день. Наприклад:

- мале підприємство обробляє менше 100 рахунків-фактур щодня, силами 2-5 бухгалтерів;

- велике підприємство обробляє більше 500 рахунків-фактур щодня, при чому бухгалтерська служба нараховує більше 30-ти осіб.

Між цими полюсами знаходяться середні підприємства. Однак можуть виникати обставини, що коригують цю класифікацію. Якщо діяльність технічно складна, то підприємство може перейти до вищої категорії (наприклад, якщо підприємство мас мережу філій або працює в умовах жорсткої конкуренції і змушене застосовувати складні схеми роботи або має великий асортимент товарів).

Специфічні критерії вибору програмного забезпечення КСВО для підприємств різною розміру наведені в табл. 2.3.

Таблиця 2.3.

Вимоги, що висуваються до КСБО за розміром підприємств

Підприємство	Основні критерії вибору програмного забезпечення КСБО
Мале	Уніфікована форма подання даних
Єдине програмне середовище
Вбудовані програмно-орієнтовані інструментальні засоби
Функціонування в одноранговій мережі або в мережі персональних комп'ютерів з виділеним сервером
Наявність сертифікованих для впровадження системи дилерів фірми виробника програмного забезпечення v власному регіоні
Можливість простого комплексування зі стандартним офісним програмним! забезпеченням інших виробників
Середнє	Побудова системи у вигляді повного функціонального набору спеціалізованих за ділянками обліку програмних модулів
Можливість розвитку функцій системи за рахунок професійних засобів розробки
Функціонування у мережі персональних комп'ютерів з виділеним сервером в архітектурі клієнт-сервер
Функції розмежування прав доступу користувачів до інформації
Можливість комплексування з програмним забезпеченням інших виробників, у тому числі і програмного забезпечення власної розробки
Велике	Побудова системи у вигляді з повним набором функцій
Можливість розвитку функцій системи за рахунок професійних засобів і розробки
вибопі користувачів апаратних засобів, операційних систем і СУБД
Розвинуті функції розмежування прав доступу до даних і авторизації дій, що виконуються користувачем
Розмежування функцій бухгалтерського, оперативно-технічного статистичного обліку: взаємодія з підсистемами планування, аналізу, техніко-економічної підготовки виробництва
Можливість комплексування з програмним забезпеченням інших виробників, і у тому числі із програмним забезпеченням власної розробки
Корпорація	Відповідність перерахованим вимогам відносно окремих підприємств і самостійних підрозділів корпорації
Розвинуті засоби реплікації даних віддалених підрозділів
Наявність засобів консолідації даних для побудови корпоративної звітності, в тому числі з можливістю ведення обліку в різних облікових стандартах

 

Слід також чітко розуміти, що програми різних класів призначені для підприємств різного розміру (рис. 2.19). (Класифікація функціональних пакетів бухгалтерського обліку відповідно до розміру підприємств).

Великі підприємства характеризуються великим штатом працівників бухгалтерської служби та планово-фінансових служб, вузькою спеціалізацією кожного працівника на своїй ділянці, різноманітним потоком первинних і звітних документів і чітко відпрацьованою технологією їх обробки. В плані обслуговування виробництва бухгалтерські служби великих і середніх підприємств за специфікою завдань документообігу пов'язані з іншими відділами підприємства - як економічними, так і технічними (відділами праці та заробітної плати, відділом нормування тощо). У сфері автоматизації бухгалтерського обліку такі підприємства вже забезпечені різного роду комп'ютерною технікою, використання якої для вирішення облікових і планово-фінансових завдань є іноді незадовільним. В межах галузевої та структурної підпорядкованості такі підприємства " де факто" зберігають складений галузевий та регіональний стандарти надання кошторисної, планово-фінансової і бухгалтерської звітної інформації. Джерелами фінансування таких підприємств часто є кошти державного бюджету, стороннє цільове фінансування, власні кошти, які обліковують окремо за різними планами рахунків. Як правило, великі та середні за розмірами підприємства мають територіально відокремлені центри обліку витрат, віддалене складське господарство, а інколи і мережу магазинів.

Специфіка бухгалтерського обліку великого підприємства висуває цілий комплекс вимог до комп'ютерної системи бухгалтерського обліку, що випливають з особливостей методології і організації обліку (див. рис. 2.20). (Вимоги до КСБО великого підприємства).

Бухгалтерська інформаційна система великого підприємства повинна забезпечувати:

- автоматизоване рішення всього комплексу задач бухгалтерського обліку, планування, аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства, а також внутрішнього аудиту;

- одержання оперативної інформації про поточний стан справ на підприємстві, що постійно змінюється. Такий режим важливий, наприклад, для великих промислових підприємств, які намагаються більш ефективно використовувати свої ресурси; для великих торговельних домів, які можуть бути збитковими у випадку, якщо інформація про рух і наявність товарів та інших засобів не оновлюється протягом короткого періоду часу, а також для інших підприємств, де відбувається постійний рух великих обсягів засобів. Основний акцент при цьому повинен робитися на одержання оперативних аналітичних звітів і відомостей з використання вкладених фінансових ресурсів;

- можливість консолідованого управління і одержання консолідованих фінансових звітів. Великі підприємства можуть мати філії або склади, віддалені один від одного. Крім того, підприємство може належати групі власників, тому актуальною є наявність в такій системі віддалених робочих місць з можливістю здійснення обміну даними для оперативного управління із центру.

На відміну від великих підприємств, на малих підприємствах основну увагу приділяють веденню не управлінського, а фінансового обліку. При створенні бухгалтерських інформаційних систем на невеликих підприємствах використання комп'ютерів дозволяє автоматизувати всі процедури обробки інформації на робочому місці бухгалтера.

Існують декілька підходів до автоматизації бухгалтерського обліку при створенні таких бухгалтерських інформаційних систем. Це пов'язано з тим, то невеликі підприємства з простою структурою не вимагають ведення управлінського обліку як окремої підсистеми бухгалтерського обліку.

При першому підході створюється система, яка автоматизує тільки фінансовий облік. Таку бухгалтерську інформаційну систему відносять до класу міні-бухгалтерій. Як правило, бухгалтерський облік в цій системі ведеться однією людиною - бухгалтером.

При другому підході крім фінансового обліку частково автоматизується управлінський облік. В ньому випадку бухгалтерський облік ведуть або на одному робочому місці шляхом розмежування доступу, або на двох робочих місцях два працівники (бухгалтер і його помічник).