Побудова облікового апарату в умовах комп'ютеризації
Головною метою функціонування бухгалтерської інформаційної системи на підприємстві с забезпечення керівництва підприємства фінансовою інформацією для прийняття обґрунтованих управлінських рішень при виборі альтернативних варіантів використання обмежених ресурсів. Але деякі підприємства використовують також не фінансову інформацію, в цьому випадку на підприємстві створюється економічна інформаційна система, яка складається із взаємопов'язаних підсистем, що забезпечують управлінський апарат необхідною інформацією. При цьому бухгалтерська підсистема є найважливішою, оскільки виконує провідну роль в управлінні потоком інформації про стан об'єкта управління, напрями його надходження в усі підрозділи підприємства, а також зацікавленим особам поза межами підприємства. Бухгалтерські інформаційні системи представляють бухгалтерську інформацію, що відображає повну картину господарської діяльності підприємства. На сучасному етапі змінилась орієнтація бухгалтерської інформації. Якщо нещодавно її основними користувачами були органи державного управління, то зараз бухгалтерська інформація є основою для прийняття управлінських рішень як всередині підприємства, так і зовнішніми користувачами облікової інформації. Передусім вона надає кількісні дані, необхідні для виконання таких функцій управління виробництвом і комерційної діяльності підприємства як: планування, контроль і аналіз. Застосування комп'ютерної техніки вносить певні зміни до організації бухгалтерського обліку, причому обчислювальна техніка з допоміжного засобу перетворюється на визначальний фактор організації обліку, змінюючи не тільки форму обліку, але і його зміст. Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обробки інформації, за яких забезпечується різна швидкість надання звітної інформації. Вона забезпечується, як правило, раціональною організацією облікових даних та одноразовим їх отриманням і передачею за всіма напрямами. Виділяють дві послідовні стадії автоматизації обліку: механізацію облікових робіт на окремих ділянках обліку за допомогою обчислювальних пристроїв (так звану " малу механізацію") та комплексну автоматизацію бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої системи управління підприємством (АСУП). Способи обробки облікової інформації поділяють на три види: паперовий, механізований і комп'ютеризований (автоматизований), залежно від виду обчислювальної техніки, що застосовується. При цьому перші два методи можна об'єднати під загальною назвою " безкомп'ютерний спосіб", маючи на увазі не перелік технічних засобів, а саме спосіб їх використання (рис. 2.21). (Способи обробки облікової інформації). Необхідно чітко відрізняти поняття механізації обліку та його комп'ютеризації (автоматизації). При визначенні способу обробки облікової інформації головним є не тільки вид техніки, що застосовується, але й сукупність способів і методів її використання. При механізації обчислювальна техніка виступає допоміжним засобом для обробки інформації, а при комп'ютеризації технічні засоби стають основним засобом ведення обліку. Суттєві зміни відбуваються в процесі збирання, накопичення облікової інформації, її передачі та одержання підсумкових показників. На відміну від механізації комп'ютеризація обліку базується на системному вирішенні облікових завдань за допомогою комп'ютерів. Автоматизовані інформаційні технології утворюють людино-машинну облікову систему, яка функціонує на базі обчислювальних мереж та інших сучасних засобів комп'ютерної техніки, що забезпечують комплексне виконання функцій бухгалтерського обліку. Автоматизовані інформаційні технології в обліку утворюють для обліковця інтерактивне інформаційне середовище, що синтезується з наступних компонентів (рис. 2.22). (Інтерактивне інформаційне середовище для обліковця). Зазначимо, що терміни " автомат" і " автоматизація" почали широко вживатись тільки у 50-х роках XX ст. Можна виділити декілька підходів і напрямів автоматизації бухгалтерського обліку: - застосування системного підходу; - розробка форм ведення обліку, орієнтованих на використання комп'ютерів; - трансформація методу бухгалтерського обліку. Відрив теоретичних концепцій обліку від практики є одним з недоліків існуючих підходів до його комп'ютеризації. Для вирішення даної проблеми існують два шляхи: перегляд методологічних аспектів обліку безпосередньо від вимог механізації і комп'ютеризації обліку до його методології та комплексний перегляд всієї системи організації обробки облікової інформації. Реалізація першого підходу дає обмежений ефект, який проявляється в локальних змінах у методології систем обліку. Вони удосконалюються, в основному, у напрямі задоволення вимог комп'ютеризації, наприклад, складання та введення кодів, впорядкування первинних документів і документообігу тощо. Такий, суто індивідуальний підхід був придатний для механізації завдань обліку з використанням клавішних і перфораційних обчислювальних машин, а також при частковій механізації окремих етапів облікових функцій на комп'ютері, в результаті чого здійснювалась обробка інформації з окремих розрізнених ділянок бухгалтерського обліку. Обчислювальна техніка не вносить жодних змін до принципів облікової реєстрації, і ці принципи с незмінною основою облікової реєстрації при використанні комп'ютерної техніки. Використання обчислювальної техніки в обліку не зачіпає методологічних принципів того або іншого виду обліку, а тільки змінює технологію обробки облікової інформації. В умовах КСБО методологія обліку змінюється в різних напрямах: змінюється система бухгалтерського обліку, перебудовується методологія обліку, змінюється обліковий процес, підвищується рівень управління, відбувається якісна та кількісна зміна бухгалтерської служби і його функцій. Найважливіші відмінності організації бухгалтерського обліку за допомогою комп'ютерної техніки надано в табл. 2.5. Таблиця 2.5. Основні відмінності організації обліку при комп'ютеризованому та безкомп'ютерному способах обробки облікової інформації
Автоматизація обліку вносить певні зміни до технології роботи бухгалтерської служби. Так, один виконавець поєднує функції декількох суміжних ділянок обліку, наприклад, касир не тільки виписує прибуткові та видаткові касові ордери, але й розносить їх суми до облікових регістрів. Те ж саме відбувається при обробці одного первинного документу, який стосується декількох ділянок обліку. При проведенні оплати послуг постачальнику платіжним дорученням одночасно можна обробити і рахунок постачальника, дані якого розносяться по об'єктах і шифрах аналітичного обліку. При цьому одразу ж формуються відомості про витрати на виробництво. Всі названі вище операції може виконати одна людина, до того ж, тільки вона відповідає за результати своєї роботи. Реальний масштаб часу введення бухгалтерських операцій за допомогою комп'ютерної мережі дозволяє суттєво прискорити весь процес обліку. При зміні даних на одному робочому місці результати одразу ж стають доступними всім користувачам, які працюють в цій мережі. Тому за такої організації вимагається висока дисципліна користувачів і відповідна кваліфікація всіх співробітників, які вносять інформацію до загальної бази даних. Стандартні підходи до обробки даних (єдина ідеологія побудови системи, стандартні елементи організації робочих місць тощо) дають можливість взаємозамінювати бухгалтерів на різних ділянках роботи. Завдяки цьому скорочуються витрати часу працівників бухгалтерської служби на виконання облікових функцій, зростають можливості для аналізу, статистичної обробки та підготовки аналітичної інформації, призначеної для ефективного управління підприємством. Спеціалізовані бухгалтерські програми дозволяють: 1) складати оборотну відомість і баланс у будь-який час за будь-якої кількості введених господарських операцій. Це надає можливість в процесі обліку складати кілька проміжних оборотних відомостей для визначення собівартості продукції з урахуванням незавершеного виробництва, обороту з реалізації, прибутку, окремих податків тощо; 2) у будь-який час коригувати введені операції: - змінювати суму, дату, зміст і коментарі; - доповнювати журнал операцій новими операціями в будь-якому місці та порядку; - цілком і безслідно знищувати будь-які операції; 3) будувати різноманітні звіти на підставі журналу операцій. Головним призначенням бухгалтерської програми є зменшення часу на рутинну роботу бухгалтера зі складання різних відомостей, журналів і звітів. За умови правильного рознесення сум відповідно до первинних документів за синтетичними рахунками, точного зазначення аналітичних об'єктів зведені дані розраховуються комп'ютером автоматично. До того ж, вкрай низькою є ймовірність припущення арифметичних помилок, а також помилок, пов'язаних з неправильним перенесенням тієї чи іншої цифри, оскільки подібні дії замість бухгалтера виконує певна бухгалтерська програма.
|
