ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Различают три основные потока документации: документы, поступающие из других организаций (входящие), документы, отправляемые в другие организации (исходящие), документы, создаваемые в организации, используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:

— приём и первичную обработку поступающих документов;

— предварительное рассмотрение и распределение документов;

— регистрацию документов;

— информационно- справочную работу;

— направление на исполнение;

— контроль исполнения;

— исполнение документов;

— отправка документов адресатам;

— формирование дел в соответствии с номенклатурой;

— хранение и использование документов в текущей деятельности;

— подготовка и передача дел в архив.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель и др.) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Входящий документ — документ, поступивший в учреждение.

До настоящего времени во многих организациях документы поступают в виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты вскрываются и, как правило, не сохраняются, не прилагаются к содержавшимся в них документам. Конверты целесообразно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документа.

Предварительное рассмотрение документа проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на два потока: направляемые на рассмотрение руководителя организации; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители, и значительно ускорить движение входящих документов, а значит, ускорить их исполнение.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для принятия управленческих решений (копия приказа генерального директора предприятия, присланная в его филиал; жалоба покупателя на низкое качество продукции, выпускаемой данным предприятием; письмо с коммерческими предложениями, и т. п.). В структурные подразделения целесообразно передавать без рассмотрения руководителя следующие документы: письмо-запрос; рекламный проспект; письмо-напоминание.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы документы передаются на исполнение в структурные подразделения. Ход исполнения контролируется службой ДОУ. Документы обрабатываются и передаются исполнителям в день их поступления в службу ДОУ. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа распечатывается, подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело. Документы отправляются в другие организации различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте. Перед отправкой документы тщательно проверяются. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей), копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения, оригинал документа подшивается в дело. Документы внутри организации передаются исполнителям под расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, т. е. учитывать объем документооборота. Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.