Средства вычислительной техники

Эти средства играют большую роль в управлении, поскольку наибольший удельный вес в работе персонала занимают всевозможные расчеты и аналитические выкладки.

В фирме недостает вычислительной техники. В службах и подразделениях содержится значительное число малоэффективных счетных устройств типа калькуляторов. Анализ движения потоков документов показал, что 100% информации проходит через I ступень управления, 78% - через II ступень, лишь 22% - через III ступень. Таким образом, в делопроизводственных операциях участвуют в той или иной степени все сотрудники управления, но характер этих операций различен.

Изучение состояния делопроизводства показало, что 20-30% рабочего времени специалистов расходуется на чисто техническое обслуживание документооборота, получение корреспонденции у секретаря-референта, отправление ответов в машбюро, затем на подпись, на отправку, подшивка в дело.

Следует отметить недостатки и в порядке прохождения деловых бумаг: повторные операции и возвратные движения. Вся корреспонденция, поступающая на фирму централизованным порядком, сосредоточивается у секретаря-референта, который в определенной степени выполняет работу по крайней мере трех лиц - делопроизводителя, референта и непосредственно секретаря-референта. После резолюции директора, определяющей направление движения информации, в компьютере отмечается, в какую службу направлен документ, кто исполнитель, каковы сроки исполнения.

Руководитель службы (или его заместитель), в которую направлена корреспонденция, просто расписывается в карточке регистрации о ее получении. Поэтому человеку, не знакомому с подписью получившего корреспонденцию, трудно установить, где в данный момент находится документ, исполнен ли он.

Движение документации:

• передача директору;

• возвращение секретарю-референту;

• передача от секретаря директора в службы и подразделения фирмы;

• вручение руководителю службы или подразделения;

• передача фактическому исполнителю;

• возврат секретарю-референту сопровождается многократной сортировкой, которая создает трудности для организации справочно-информационной службы. Чтобы узнать, где находится документ, надо снова повторить его длинный путь.

От того, что трудно установить контроль за прохождением документа, часто требуются справки о неисполненных документах, а это вызывает потоки излишней информации, в том числе письменной.