Подготовка к беседе

Когда беседа уже назначена, составляется план ее проведения. Первая задача - определить цели беседы, затем желательно проанализировать личность собеседника: каково его служебное положение, компетентность, функции, особенности, желания, его возможная позиция в отношении темы беседы и т.п. Ответы на эти вопросы позволят представить оперативную ситуацию.

Следующий шаг - разработка стратегии достижения целей и тактики ведения беседы, что достигается разработкой подробного плана беседы. В плане обычно намечаются:

• вступление, которое сразу ориентировало бы собеседника на цели и конкретное содержание беседы;

• перечень основных вопросов, которые должны быть заданы, чтобы выяснить существо интересующих проблем;

• предварительная формулировка заключительных предложений по обсуждаемым вопросам, а также компромиссные решения на тот случай, если будет утерян контроль за ходом беседы.

До начала беседы полезно еще раз просмотреть план проведения беседы, уточнить некоторые детали:

l. Все ли я тщательно продумал?

2. Вполне ли я готов правильно ответить на возможные вопросы собеседника?

3. Пытался ли я представить себя на месте собеседника и понять его?

4. Является ли мой план беседы точным, ясным и корректным?

5. Не вызовет ли мой план беседы вопросов, на которые я не смогу ответить?

6. Выглядят ли мои формулировки естественными и убедительными?

7. Правильно ли составлен план беседы, логично ли его построение?

8. Все ли мои мысли выражены точно и ясно?

9. Правильно ли выбран тон изложения?

10. Если бы беседа была проведена со мною, остался бы я ею доволен?

Когда мы приступаем к беседе без предварительной подготовки, нам кажется, что мы сэкономили время. Однако неподготовленная беседа выявляет нашу недостаточную информированность. В ходе беседы почти наверняка возникнут вопросы, требующие новых сведений и аргументов, которые в нужный момент мы не можем представить и использовать. Без предварительной подготовки беседа может выйти из-под контроля, затянуться, может быть утеряна инициатива и т.п.

Важный элемент подготовки беседы - заблаговременное предупреждение будущего собеседника о цели и времени беседы. Это снимет ненужное напряжение, позволит лучше подготовиться к беседе.

Следует правильно выбрать место проведения беседы. Например, если намечена ознакомительная либо дисциплинарная беседа, то для усиления ее официального характера лучше выбрать кабинет. Беседы для получения информации целесообразно проводить на рабочем месте подчиненных, где они будут чувствовать себя увереннее и быстро подберут необходимый материал.