Деловое совещание

Деловое совещание — это инструмент коллективного принятия решения или координации действий сотрудников. Оно обычно прово­дится в том случае, если по каким-то причинам одно лицо не может принять решение самостоятельно. К таким причинам может относиться и недостаток компетенции, и формальная необходимость, обусловлен­ная особенностями внутренней структуры организации, то, что решение затрагивает интересы многих сотрудников.

Подготовка к совещанию предполагает определение того, кто будет принимать в нем участие, когда и где произойдет совещание, почему оно необходимо и что должно быть достигнуто в результате совеща­ния.

Следует обдумать и вопрос о том, где будет проводиться совеща­ние. Участники совещания должны располагаться так, чтобы они могли видеть друг друга. Проведение совещания «лоб в лоб», когда докладчик находится непосредственно перед остальными участниками, которые не могут видеть друг друга, нежелательно. Нежелательно так­же, чтобы в процессе совещания участники меняли свое положение: это дополнительный фактор, способствующий тому, что люди отвлека­ются от работы.

Следующий шаг в подготовке совещания — это разработка повес­тки дня. Иногда случается, что на совещании будет затронута только одна тема, однако чаще бывает, что в процессе совещания должно быть обсуждено несколько вопросов. При формировании повестки необходимо исходить из следующих рекомендаций:

1) продолжительность совещания не должна превышать 1—1, 5 часа: слишком короткое совещание не дает возможности сосредоточиться, слишком длительное, наоборот, утомляет;

2) обсуждение наиболее важных вопросов должно приходиться примерно на середину совещания. Это обусловлено тем, что актив­ность групповой работы сначала возрастает, а затем уменьшается;

3) следует хорошо продумать формулировку тем для обсуждения. Они должны быть сформулированы ясно и точно, таким образом, что­бы у участников будущего совещания не возникало вопросов относи­тельно того, о чем будет идти речь.

Когда место и время совещания, а также обсуждаемые вопросы обдуманы, необходимо оповестить всех его участников.

На протяжении основной части ведущий совещание сотрудник дол­жен периодически возвращать участников к теме обсуждения, если они по каким-то причинам отклонились от нее, и напоминать о времен­ных ограничениях.

Заключительная часть собрания — это подведение окончательных итогов. Не забудьте подчеркнуть, что, кому и в какие сроки следует выполнить.

Кроме того, необходимо приложить усилия для того, чтобы собрание закончилось вовремя. Затягивать собрание нет смысла.