Способи створення запиту

 

Запитстворюється на основі таблиці або іншого запиту. Для створення запиту потрібно виконати наступні дії:

1. На вкладці Запросы клацнути по кнопці Создать.

2. У діалоговому вікні Новый запрос (рис.7.9) необхідно обрати спосіб створення запиту - конструктор або спосіб який створюється за допомогою майстра.

Конструктор – це самостійне створення запиту.

Майстер дозволяє створити наступні запити:

· простий запит (на вибірку);

· перехресний запит;

· повторювані записи (пошук записів що повторюються);

· запису без підлеглих (пошук записів яких немає у підлеглих таблицях).

3. Якщо обрати Конструктор і клацнути ОК, то з’явиться вікно, Добавление таблицы, в якому можна обрати необхідну таблицю (або запит), на основі якої буде виконуватися проектування (рис 7.10).

4. Після вибору таблиці варто клацнути по кнопці Закрыть. У результаті активізується вікно конструктора запиту (рис.7.11).

 

 

Рисунок 7.9. Діалогове вікно Новый запрос

 

 

Рисунок 7.10. Діалогове вікно додавання таблиці

 

 

Рисунок 7.11. Вікно конструктора запиту, простий запит на вибірку

7.3.3. Вікно конструктора запитів

 

Вікно конструктора запитів розділено на дві частини горизонтальною лінією. У верхній частині вікна розташовуються таблиці (або запити), на основі яких створюється запит. У нижній частині вікна вибираються таблиці, поля й умови. Якщо відбуксувати й опустити зірочку з таблиці в нижню частину вікна на Поле, то запит буде формуватися на основі всіх полів таблиці. Прапо­рець, встановлений у рядку Вывод на экран дозволяє вивести результати за­питу на екран. У противному випадку – результати не виводяться.

 

7.3.4. Об’єднання даних з декількох таблиць або запитів у запиті

 

Запити зручно використовувати для об’єднання або виконання дій над даними, розташованими в декількох таблицях або запитах. При додаванні в за­пит декількох таблиць або запитів необхідно переконатися, що їхні списки полів з’єднані один з одним лініями об’єднання.

Іноді таблиці, що додаються в запит, не містять полів, що можуть бути об’єднані. У цьому випадку рекомендується створити одну або кілька додатко­вих таблиць або запитів, що будуть служити у якості моста між таблицями, дані яких повинні бути використані.

Наприклад, якщо в запит додати таблиці Клієнти і Заказано, то між ними не буде лінії зв’язку, тому що вони не містять полів, що можуть бути об’єднані. А таблиця Закази зв’язана з обома таблицями. Таким чином, таб­лицю Закази можна включити в запит.

 

7.3.5. Відображення значень результату запиту

 

У запиті можуть бути відображені, наприклад, записи з 10 максималь­ними або мінімальними значеннями у визначеному полі, а також 10 відсотків записів з максимальними або мінімальними значеннями. Для відображення записів слід виконати наступні дії:

 

1. Відкрийте запит у режимі конструктора.

2. Додайте в бланк запиту поля, які варто вивести.

3. В комірці рядка Сортировка поля, для якого варто вивести максимальні або мінімальні значення, виберіть по убыванию для виводу найбільших значень, або по возрастанию для виводу найменших значень. Якщо сортування виконується і по іншим полям, то ці поля повинні знаходитися в бланку запиту праворуч від поля, для якого виводяться максимальні або мінімальні значення.

4. Виберіть поле зі списком Набор значений на панелі інструментів (якщо його нема тоді встановити за допомогою команди Сервис ► Настройка ► Конструктор запросов).

5. Введіть або виберіть процентну частку або число найбільших або найменших значень, які повинні відображатись у підсумковому наборі записів.

 

7.3.6. Алгоритм створення запиту на вибірку

 

Алгоритм створення запиту на вибірку (у вікні конструктора) наступний:

 

1. Додати таблиці в запит.

2. Додати поля у запит.

3. Завдання умов відбору для запиту.

4. Виконання обчислень у запиті.

5. Доробка запиту (за допомогою вікна Свойства):

 

· Встановлення значень властивостей запиту, полів запиту або списків полів.

· Сортування записів за допомогою бланка запиту.

· Створення запиту на автопідстановку значень.

7.3.7. Використання умов відбору записів

 

Умови відбору це не що інше як обмеження, що накладаються на запит або розширений фільтр для визначення записів, з якими він буде працювати.

Щоб установити умови відбору для поля в бланку запиту, введіть вираз в комірку Условие отбора для даного поля.

Якщо запит містить зв’язані таблиці, то в значеннях, що вказуються в умові відбору для полів зі зв’язаних таблиць, враховується регістр, тобто вони повинні відповідати регістрові значень у базовій таблиці.

Якщо вирази вводяться в кілька комірок Условие отбора, то вони автоматично поєднуються за допомогою операторів And або Or. Якщо вирази знаходяться в різних комірках, але в одному рядку, то Microsoft Access використовує оператор And, що означає, що будуть повернуті тільки записи, що відповідають умовам відбору, зазначеним у всіх комірках.

Якщо ж вирази знаходяться в різних рядках бланка запиту, то Microsoft Access використовує оператор Or, що означає, що повернуті будуть записи, що відповідають умовам відбору, зазначеним будь-якій комірці.

7.3.8. Вибір записів

 

Вибір записів у запитах (за допомогою операторів between, >, <, > =, < =, < >), значення яких знаходяться у визначеному відношенні з заданими значеннями можна робити так:

 

1. Створити запит у режимі конструктора запиту.

2. Ввести у комірку рядка Условие отбора вираз, що визначає діапазон значень за допомогою оператора Between...And або операторів порівняння - (<, >, < >, < =, > =).

За допомогою перелічених операторів можна зробити наступні відбори:

числа, букви, слова, дати. Приклади використання операторів наведені в табл.7.3.

 

Таблиця7.3. Приклади використання операторів

 

Вираз	Опис
> 234	Числа, що перевищують 234
Between #02.02.09# And #01.12.09#	Дати в діапазоні від 2-фев-2009 до 1-дек-2009
< 1200.45	Числа, менші чим 1200, 45
> =" Іванов"	Усі прізвища, починаючи з «Іванов» і до кінця алфавіту

 

Вибір записів за допомогою запиту, що містять значення, що не збігаються з визначеним значенням:

 

· Створіть запит у режимі конструктора запиту.

· Введіть у комірку рядка Условие отбора для відповідного поля вираз, що містить оператор Not. Наприклад, вираз Not Ф* в комірці Условие отбора для поля Название визначає відбір усіх назв, що не починаються з букви «Ф», а вираз Not 2 для поля Код Доставки визначає відбір усіх транспортних компаній, код яких не дорівнює 2.

 

Вибір за допомогою запиту записів з не порожніми значеннями:

 

· Створіть запит у режимі конструктора запиту.

· Введіть в комірку рядка Условие отбора для відповідного поля вираз Not Null або Is Not Null. Наприклад, щоб переглянути список постачальників, що мають факс, уведіть Not Null або Is Not Null в комірку рядка Условие отбора для поля «Факс» таблиці відомостей про постачальників. Вибір записів, що містять значення поточної дати:

 

· Створіть запит у режимі конструктора запиту.

· Введіть в комірку рядка Условие отбора для відповідного поля вираз Date() (без пробілу між дужками).

Наприклад, щоб знайти всі замовлення, дата виконання яких збігається з поточною датою, введіть вираз Date() у поле «Дата виконання».

 

Вибір записів, що містять значення зі списку значень:

 

· Створіть запит у режимі конструктора запиту. Введіть в комірку рядка Условие отбора для відповідного поля вираз, у якому використовується оператор In.

Наприклад, для пошуку постачальників із Франції, Німеччині або Японії треба ввести наступний вираз в комірку Условие отбора для поля «Країна» таблиці «Постачальники»: In( Франція, Німеччина, Японія ). Ця ж умова може бути задана у наступному виді: Франція Or Німеччина Or Японія.

 

Вибір за допомогою запиту записів з порожніми значеннями:

 

· Створіть запит у режимі конструктора запиту.

· Введіть у комірку рядка Условие отбора для відповідного поля вираз Is Null.

Наприклад, щоб переглянути список постачальників, у яких немає факсу, введіть Is Null у комірку рядка Условие отбора для поля «Факс» таблиці відомостей про постачальників.

Для створення запиту с параметром треба у рядку Условие отбора бланку запиту (рис.7.12, 7.14) у квадратних дужках з оператором Like або без нього вказати назву параметру який потрібно ввести.

Приклади запитів приведені на рисунках 7.12. - 7.14.

 

Рисунок 7.12. Вікно конструктора запиту на вибірку з гнучким завданням параметру

 

Рисунок 7.13. Вікно конструктора запиту на сортування та умовою відбору записів

Рисунок 7.14. Вікно конструктора запиту з параметром при відборі записів з двох таблиць

7.3.9. Виконання обчислень у запиті

 

Існує ряд обчислень, які можна виконати в запиті, наприклад, знайти суму або середнє за значеннями одного поля, перемножити значення двох полів або обчислити дату, що відстоїть від поточної на три місяці.

Результати обчислень, що виводяться в поле, не запам’ятовуються в базовій таблиці. Обчислення знову виконуються всякий раз, коли виконується запит, тому результати завжди представляють поточний вміст бази даних. Обновити обчислені результати вручну неможливо.

При обчисленні можна використовувати вбудовані функції Microsoft Access або вирази, створювані користувачем. Вбудовані функції дозволяють знайти наступні підсумкові значення для груп записів або для всіх записів: суму значень поля, середнє значення, число значень у поле, мінімальне значення, максимальне значення, середньоквадратичне відхилення або дисперсію.

Для кожного поля, що обчислюється, варто вибрати один вираз. Вирази, що визначають поля, що обчислюються, створюються за допомогою майстра простих запитів або вводяться користувачем у рядок Групповая операция бланка запиту, у який допускається вибір статистичних функцій для обчислень..

 

7.3.10. Обчислення суми, середнього, числа елементів або інших

підсумкових значень для груп записів у запиті

 

1. У режимі конструктора запиту створіть запит на вибірку.

2. Натисніть кнопку Групповые операции на панелі інструментів або меню Вид ► Групповые операции. У бланку запиту з’явиться рядок Групповая операция.

3. Для поля або полів, по яких виконується угруповання, залишіть значення Группировка в комірці Групповая операция.

4. Для кожного поля, яке варто зробити обчислювальним, виберіть його комірку у рядку Групповая операция, а потім виберіть одну з наступних статистичних функцій: Sum, Avg, Min, Max, Count, StDev (стандартне відхилення) або Var (дисперсія).

5. При необхідності, введіть умову відбору.

6. При необхідності, укажіть порядок сортування.

7. Натисніть кнопку Вид на панелі інструментів для перегляду результатів.

 

7.3.11. Приклади виконання арифметичних операцій у полях

 

Вираз вводиться в комірку Поле бланка запиту. Приклади виконання арифметичних операцій у запитах наведені в табл. 7.4.

 

Таблиця7.4. Приклади виконання арифметичних операцій

 

Вираз	Опис
Первісний Фрахт: [Фрахт] * 1.1	Відображає в полі «Первісний Фрахт» вартість фрахту плюс 10 відсотків.
Об’єм заказу: [Кількість] * [Ціна]	Відображає в полі «Об’єм заказу» добуток значень полів «Кількість» і «Ціна».
Час доставки: [Дата заказу] - [Дата відвантаження]	Відображає в полі «Час доставки» різницю між значеннями полів «Дата заказу» і «Дата відвантаження».
Усього у наявності: [Товари на складі]+[Заказані товари]	Відображає в полі «Усього у наявності» суму значень полів «Товари на складі» і «Заказані товари».
Доля Фрахту: Sum([Фрахт])/ Sum([Загальний підсумок]) *100	Відображає в полі «Доля Фрахту» відсоток на оплату фрахту для кожного підсумку.

 

7.3.12. Приклади використання функцій дати

 

Вираз вводиться в комірку Поле бланка запиту. Приклади використання функцій дати наведені в табл. 7.5.

 

Таблиця7.5. Приклади використання функцій дати

Вираз	Опис
Час доставки: DateDiff(" d", [Дата заказу], [Дата відвантаження])	Використовує функцію DateDiff для відображення в полі «Час доставки» числа днів між датою замовлення і датою відвантаження.
Рік найма: DatePart(" yyyy", [Дата найма])	Використовує функцію DatePart для відображення в полі «Рік найма» рік наймання співробітника.
Date() - 30	Використовує функцію Date для відображення дати, що передує поточній на 30 днів.

 

7.3.13. Приклади використання статистичних функцій

 

Вираз вводиться в комірку Поле бланка запиту. Приклади використання статистичних функцій у запитах наведені в табл.7.6.

 

Таблиця7.6. Приклади використання статистичних функцій

 

Вираження	Опис
Count(*)	Використовує функцію Count для підрахування числа записів у запиті, включаючи записи, що містять поля зі значенням Null (порожні поля).
Доля фрахту: Sum([Фрахт])/Sum ([Загальний підсумок]) *100	Відображає в полі «Доля фрахту» відсоток на оплату фрахту для кожного підсумку. Для цього сума всіх значень поля «Фрахт» поділяється на суму всіх значень поля «Загальний підсумок». (У даному прикладі використана функція Sum) На екрані повинний бути відображений рядок Групповая операция в бланку запиту, а в комірці Групповая операция для даного поля повинне бути встановлене значення Выражение. Якщо для даного поля в комірці властивостей Формат поля(Format) установлене значення Процентный, не включайте вираз *100.
Середня скидка: DAvg(" [Скидки]", " [Закази]"	Використовує функцію DAvgдля відображення в полі «Середня скидка» значення середньої знижки, наданої по всіх замовленнях, об’єднаних у підсумковий запит.

 

7.3.14. Приклади роботи з порожніми значеннями

Вираз для визначення порожньої комірки вводиться в комірку Поле бланка запиту. Приклади використання виразів які визначають порожні комірки чи не порожні наведено в табл.7.7.

Таблиця7.7. Приклади роботи з порожніми значеннями комірок

 

Вираз	Опис
Країна: IIf(IsNull([Країна]), " ", [Країна])	Використовується функція IIf і IsNull для відображення порожнього рядка в полі «Країна», якщо значення поля «Країна» має значенняNull; у іншому випадку відображається вміст поля «Країна».
ЧасДоставки: IIf(IsNull([ДатаЗаказу] - [ДатаВідвантаження]), " Перевірте відсутню дату ", [ДатаЗаказу] - [ДатаВідвантаження])	Використовується функція IIf і IsNull для відображення в полі «ЧасДоставки»повідомлення «Перевірте відсутню дату», якщо одне з полів «ДатаЗаказу» або «ДатаВідвантаження» має значення Null; у противному випадку відображається різниця значень полів.
ПродажіЗаПівроку: Nz([Продажі1кв], 0) + Nz([Продажі2кв], 0)	Вираз відображає в полі «ПродажіЗаПівроку» суми значень полів по продажах за перший і другий квартали, використовуючи функцію Nz для попереднього перетворення значень Null у нулі.
IIf(IsNull([Ціна]), 0, [Ціна])	Перетворить значення Null у полі «Ціна» у нулі (0).