Текстові норми офіційно-ділового стилю

Основним видом текстів в офіційно-діловому стилі є документи (лат. dokumentum – повчальний приклад, взірець, доказ). В українській мові це слово з’явилося наприкінці XVII – на початку XVIII ст., витіснивши з ужитку власне українські слова – грамота, лист, листовне письмо, які використовувалися на позначення паперів, що мали юридичну силу, тобто підтверджували законність певних дій, право на володіння чимось тощо.

У сучасній мові слово «документ» має такі значення:

– діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь;

– письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу;

– письмовий твір, грамота та інші офіційні папери як свідчення про щось історичне, важливе.

У документах закріплюється інформація про особу, факти, події, явища об’єктивної дійсності, суспільний і фаховий статус людини. Ця інформація має офіційний характер, адресність, повторюваність, актуальність, достовірність, об’єктивність. Носієм інформації може бути папір, фотографія, кіноплівка, відео- або аудіокасета, диск, дискета тощо. Текст документа має бути бездоганно відредагованим і оформленим за встановленою формою відповідно до правил офіційно-ділового стилю і його конкретного виду та згідно з чинним законодавством і директивними вказівками керівних органів. Документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції.

Правила складання та оформлення документів регламентують державні стандарти. Державні стандарти разом із чинним правописом є нормою при оформленні документів усіх видів та рівнів. В Україні нині чинний ДСТУ 4163–2003. «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Інформація, закріплена в документі, міститься у вихідних даних, у текстових і нетекстових компонентах. Вихідні дані – це реквізити документа, серед яких є графічні (державний герб, логотип, зображення державних нагород), цифрові (код підприємства, установи, індекс документа, дата і номер тощо) й мовні (назва міністерства або відомства, повна назва установи, адреса, опис документальних додатків тощо). До нетекстових компонентів належать графіки, діаграми, таблиці (наприклад, ті, що використовуються в плановій і обліковій інформації). Проте таблиця може бути й формою подачі тексту. У текстовому компоненті (тексті) стисло, вичерпно й переконливо розкривається суть конкретної справи. Він є основною складовою частиною документа. Його підготовка – це найважливіший етап у створенні документа, тому що правильно побудований текст, вдалі формулювання визначають ефективність впливу документа на читача.

Крім основного тексту, документ (наприклад, звіт) може містити примітки, додатки, покажчики, бібліографію тощо. Сукупність реквізитів документа і його змістово-композиційна схема утворюють форму документа.

Структура тексту – це форма існування його змісту. Форма тексту документа призначена полегшити сприйняття змісту і спростити роботу з ним, тому більшість документів має стандартизовану структуру.

За рівнем стандартизації документи поділяють на дві групи: документи з високим рівнем стандартизації і документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за уніфікованими зразками з використанням бланків. Тексти таких документів або типізовані (узагальнений зразок, за яким будуються нові тексти аналогічного змісту, що відповідають типовим ситуаціям), або трафаретизовані (перетворені на бланки, де дослівно відтворюється постійна інформація, а змінна вноситься при подальшому заповненні). Процес укладання таких документів зводиться до вибору відповідної стандартної форми і заповнення формуляра за існуючими зразками.

Тексти документів з низьким рівнем стандартизації мають відносно сталу зовнішню структуру, однак лексичне і синтаксичне наповнення її залежить від конкретних ситуацій (доручення, автобіографія, характеристика, протокол тощо). У текстах таких документів зміст розгортається послідовно, тому в їх структурі обов’язкові логічні елементи: вступ, основна частина, закінчення.

У межах кожної частини текст членується на абзаци – частини, що виокремлюються відступами вправо на п’ять знаків від початку першого рядка. Абзац – (нім. Absatz – уступ) графічне виділення групи речень, об’єднаних тісними смисловими і граматичними зв’язками, що називається складним синтаксичним цілим.

Абзацне членування робить зрозумілою композиційно-синтаксичну структуру тексту, полегшує сприйняття повідомлення, оскільки читання супроводжується паузами, які вказують на тематичні переходи, розстановку акцентів. Відсутність абзаців ускладнює сприйняття тексту, що призводить до втрати інтересу і згасання уваги. Отже, абзацне членування покликано виділяти особливо важливі частини тексту.

Для чіткості структури абзаци і більші частини тексту можуть бути доповнені нумерацією, що теж відображає послідовність викладу. У справочинстві використовують дві системи нумерації: буквенно-цифрову (традиційну) і цифрову. Перша полягає у використанні різних графічних знаків – цифр (римських, арабських) і літер. Розпізнавальні функції виконують також розділові знаки після цифр і літер (крапка, дужка).

Великий за обсягом текст ділять на розділи, підрозділи, глави, параграфи тощо. Кожний з елементів має тематичну цілісність і завершеність. Виділення частин здійснюють за принципом логічної організації мовлення. Найбільші частини тексту документа нумерують римськими цифрами. Структурні частини наступного порядку позначаються арабськими цифрами з крапкою. Після них перше слово наступного речення починається з великої літери: 7. Угода набуває чинності з моменту підписання її обома сторонами. Менші підрозділи позначають арабськими цифрами з дужкою, після якої крапки не ставлять, а наступне слово пишуть з малої літери: 6) використання виготовленої продукції здійснюється... Найменші структурні частини нумерують малими літерами українського алфавіту з дужкою після них: г) у разі порушення проміжних термінів, якщо таке порушення ставить під загрозу дотримання остаточного терміну виконання Договору.

Цифрова система нумерації передбачає використання тільки арабських цифр, після яких ставляться крапки, а перше слово наступного речення починається з великої літери: 9.5. Угода складена на чотирьох сторінках у двох примірниках, які мають однакову юридичну силу і зберігаються в її учасників. Номери великих за обсягом частин тексту або загальних за змістом складаються з однієї цифри. Другий ступінь поділу складається з двох цифр – номера розділу і порядкового номера підрозділу, між якими ставлять крапку. У кінці номера підрозділу також ставиться крапка (4.1.; 4.2.; 4.3. і т.д.). пункти нумерують у межах кожного підрозділу. Номер пункту складається з порядкових номерів розділу, підрозділу, пункту, між якими ставлять крапку. У кінці номера має стояти крапка (4.1.1.; 4.1.2.; 4.1.3. і т.д.). підпункти нумерують у межах кожного пункту за такими ж правилами, як пункти. Цифрова система нумерації особливо зручна у разі машинного оброблення інформації.