Составить номенклатуру дел организации

Общие рекомендации к выполнению задания.

 

В деятельности организаций создаются документы, которые после исполнения формируются в дела, систематизируемые в соответствии с установленными правилами. Для закрепления систематизации дел и определения сроков их хранения в организациях разрабатываются номенклатуры дел.

В соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (далее — Примерная инструкция по делопроизводству), утвержденной Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 23.05.1995 №13, номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

При составлении номенклатуры дел используются устав или положение об организации, штатные расписания, отчеты о работе, положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, номенклатуры дел за предыдущие годы, описи дел, регистрационные журналы, справочные картотеки.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из нее, включающие текст соответствующих разделов. Схема построения номенклатуры дел соответствует структуре организации. Названиями разделов и подразделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений организации, расположенные в соответствии со штатным расписанием.Форма номенклатуры дел включает 5 граф - индекс дела, заголовок дела, количество дел, срок хранения дела и номер статьи по перечню, примечание. В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из двух элементов - номера структурного подразделения или соответствующего раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах подразделения (раздела). Цифры индекса разделяются дефисом.В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов и подразделов номенклатуры и все заголовки дел постоянного и временного хранения, заводимых в организации в календарном году, включая дела с грифом ограничения доступа к документации, незаконченные делопроизводством дела за предыдущий год.Графа 3 заполняется в конце календарного (делопроизводственного) года. В ней указывается количество дел (томов, частей) определенной категории, заведенных в организации в течение года. В эту же цифру включается количество томов или частей дела.В графе 4 номенклатуры дел указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечням документов (типовой, примерной номенклатурам дел). Графа 5 номенклатуры дел служит для различных отметок - о передаче дел в другие организации или структурные подразделения, утрате дел, переходящих делах, включении дел в акт на уничтожение и т.д. В ней указывается название перечня (перечней), которыми пользовались составители номенклатуры дел.

Сведения о документах, заводимых в бухгалтерии, для составления номенклатуры дел бухгалтерии представлены в приложении № 10.