Составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Общие рекомендации к выполнению задания.

В зависимости от сроков хранения документы под­разделяются на документы: постоянного хранения; временного (до 10 лет) хранения, подлежащие унич­тожению по истечении срока хранения; временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащие уничтожению только с разрешения архивных организаций. Не все документы, подлежащие постоянному хране­нию, передаются на хранение в государственные архивы. Документы временного (свыше 10 лет) хранения остаются на хранение в архивах предприятий. Списки организаций, обязанных сдавать материалы в государст­венные архивы, составляются учреждениями государст­венной архивной службы Республики Беларусь. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются и могут храниться в структурных подразделениях, а по истечении срока хранения уничто­жаются в установленном порядке. Сроки хранения документов исчисляются с 1 января, следующего за годом окончания материала в делопроиз­водстве. Так, исчисление сроков хранения материалов, законченных делопроизводством в 2008 году, начинает­ся с 1 января 2009 г. Если в деле находятся документы с различными сроками хранения, срок хранения для дан­ного дела устанавливается по документам, имеющим наибольший срок хранения.

Отбор документов временного хранения к уничто­жению осуществляет экспертная комиссия (ЭК) органи­зации путем проведения экспертизы ценности докумен­тов - полистного просмотра дел. После экспертизы на дела с истекшим сроком хране­ния составляется акт о выделении документов к уничто­жению, который рассматривается экспертной комиссией и утверждается руководителем организации. Только после утверждения акта документы могут быть уничтожены.

Форма акта о выделении документов к уничтожению предусмотрена Примерной инструкцией по делопроиз­водству в министерствах, госкомитетах и других цен­тральных органах управления, учреждениях, организаци­ях и на предприятиях Республики Беларусь (утверждена приказом председателя Комитета по архивам и делопро­изводству при Совете Министров Республики Беларусь (утверждена приказом председателя Комитета по архивам и делопро­изводству при Совете Министров Республики Беларусь 23.05.1995 г. № 13) и Основными правилами работы архи­вов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и пред­приятий Республики Беларусь (утверждены решением коллегии Государственного комитета по архивам и де­лопроизводству Республики Беларусь 30.04.1997 г. № 5) (см. Приложение Б)

Уничтожение документов осуществляется метода­ми, приемлемыми для организации. Необходимо пом­нить, что многие документы могут нести в себе инфор­мацию, составляющую коммерческую тайну. Сдача та­ких документов в переработку не рекомендуется.

Исходные данные для составления акта о выделению к уничтожению:

Форма акта приведена в приложении _____________

Перечень документов, находящихся в архиве на 01.02.2009 г. приведен в таблице________-.

Ревизия организации проведена в марте месяце 2008 года, налоговая проверка завершена в июле 2008 года. Учреждение не является источником формирования государственного архива.

При составлении акта необходимо руководствоваться перечнем типовых документов органов государственной вла­сти и управления, учреждений, организаций и предпри­ятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватиза­ции, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Государст­венного комитета по архивам и делопроизводству Рес­публики Беларусь от 06.08.2001 г. в редакции постановления от 28.04.2004 г. № 4, приведенным в приложении № 11.

Таблица