Разработка макета базы данных
Созданию файла базы данных должна предшествовать подготовительная работа. Первое, что необходимо уяснить разработчику, – это для каких целей и задач будет использоваться создаваемая база данных, а также объем и тип данных, размещаемых в ней. На этапе определения набора данных, предназначенных для хранения в БД, следует определить документальные источники исходной информации: приказы, нормативные документы, письма, распоряжения, карточки учета и т.п. Любые данные, вносимые в БД, должны иметь документальное подтверждение. Документальные источники первичной информации определяют в значительной степени свойства реквизитов таблиц базы данных. Характер поступления документов, их структура влияют на распределение данных по различным таблицам БД. В таблицы базы данных может быть добавлена справочная информация, облегчающая работу пользователя с базой. Постановка задачи. Для определенности будем считать в дальнейшем, что перед нами стоит задача по разработке базы данных для учета данных сотрудников подразделений ОВД «Кадры». База данных должна позволять ввод и корректировку информации по штатному расписанию, данных о сотрудниках и составе их семей, получать справочную информацию в зависимости от условий поиска и выдавать на печать или экран различные отчеты. Структура таблиц. Разделение всей информации на отдельные таблицы позволяет уменьшить объем базы данных и оптимизировать поиск информации. Для рассматриваемой задачи разумно выделить сведения о штатном расписании, сотруднике, адресе проживания и данные о родственниках в разных таблицах. Это обусловлено тем, что информация об адресе проживания должна быть доступна не всем пользователям, и количество родственников у сотрудников различно, что не позволяет объединить все данные в одной таблице. В ряде случаев реквизиты записей могут принимать только определенные значения из заданного списка, например звание. Для таких реквизитов обычно создаются специальные таблицы-словари. Таблица-словарь имеет два столбца: код (ключевое поле) и наименование. Современные версии Microsoft Office Access позволяют создавать словари, непосредственно связанные с полями таблиц (поле со списком). Для связи данных со словарем в основной таблице вводят числовые поля, содержащие код словарного реквизита. Это позволяет также уменьшить объем основной таблицы. Основная таблица связывается с дополнительными таблицами обычно при помощи числовых полей. После определения количества таблиц и их реквизитов необходимо выбрать типы данных для каждого реквизита. Microsoft Office Access допускает следующие типы данных: Счетчик. Хранит уникальное число, генерируемое программой автоматически. При добавлении в таблицу новой записи значение в этом поле увеличивается на единицу. При удалении записей счетчик продолжает нумерацию так, что числа не повторяются. Текстовый. Текстовые поля (числа, буквы, знаки пунктуации и символы не более 255) для всех записей имеют одну длину, задаваемую пользователем. По умолчанию создается поле длиной 255 символов. Мемо. Это поле примечаний. В данном поле может храниться большой объем неформатированного текста до 65 536 символов. Размер данного поля может быть различным у разных записей. Но операции поиска и сортировки по данному полю работают более медленно. Числовой. Числовые поля могут иметь размер: байт — числа от 0 до 255; целое – числа от -32 768 до +32 767; длинное целое – числа от -2 147 483 648 до +2 147 483 647; одинарное с плавающей точкой – длина 4 байта; двойное с плавающей точкой – длина 8 байт; действительное – длина 8 байт. Дата/время. В этих полях хранятся данные о дате и времени. Такие поля имеют несколько форматов отображения даты и времени. Денежный. Денежная сумма с точностью до 15 целых и 4 десятичных разрядов. Логический. Хранится логическое значение «ИСТИНА – ДА» или «ЛОЖЬ – НЕТ». Объект OLE. В этих полях хранятся объекты, разработанные другими программными приложениями, например рисунки и документы. Этот тип унаследован от старых версий Microsoft Access. Гиперссылка. Можно хранить ссылки на другие объекты (файлы, интернет-страницы, объекты базы данных и электронную почту). Вложение. Позволяет сохранять в поле базы данных один или несколько отдельных файлов. Наиболее предпочтительный вариант для внедрения рисунков, документов и т.п. Мастер подстановки. Позволяет организовать в поле подстановку значений из других объектов базы данных (таблиц или запросов) либо задать перечень возможных значений. Каждое поле таблицы имеет ряд свойств, которые пользователь может также при необходимости изменить. Ниже приводятся описания структуры таблиц базы данных Кадры. Таблица 2.1 Структура таблицы Штатное расписание
Таблица 2.2 Структура таблицы Карточка сотрудника
Таблица 2.3 Структура таблицы Адреса сотрудников
Таблица 2.4 Структура таблицы Родственники сотрудника
|
