Создание таблицы в режиме конструктора

Конструктор таблиц предназначен для задания и изменения структуры таблиц. С помощью конструктора можно формировать сколь угодно сложные таблицы с полями любого типа.

При построении таблицы в этом режиме Access не создает по умолчанию никаких полей. Вы сами должны определить структуру и типы данных полей будущей таблицы.

На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните по кнопке Конструктор таблиц. В верхней части окна Конструктора (рис.2.3.) расположена таблица (точнее – бланк для ее создания), которая должна содержать перечень всех полей с указанием их типов и заголовков.

е

Рис.2.3. Конструктор таблиц

Колонка Имя поля содержит список создаваемых полей таблицы. Наименование каждого из полей таблицы, как правило, выбирается произвольно, но старайтесь делать это так, чтобы оно в максимальной степени характеризовало информацию, которая будет храниться в данном поле. Наименование поля может содержать до 64 символов (буквы, цифры, пробелы и специальные символы, за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок). Наименование поля не должно начинаться с пробела, а само имя поля не должно повторяться. Чтобы придерживаться единого стиля рекомендуется создавать имена полей, начиная с заглавной буквы.

Колонка Тип данных позволяет задать соответствующий тип данных для текущего в строке поля. После того, как Вы выберете Тип данных, в нижней секции окна Свойства поля выведется краткая информация о полях и их свойствах, которая меняется при перемещении указателя мыши от поля к полю в окне конструктора.

В столбце Описание Вы можете внести любой пояснительный текст для каждого из полей. В дальнейшем при выборе поля в режиме таблицы или запроса в строке состояния будет появляться текст этого описания. По ле Описание – не является обязательным и может не заполняться.

Теперь с помощью конструктора добавим в базу данных таблицы, предусмотренные в макете базы Кадры, а именно таблицы Карточка сотрудника, Адреса сотрудников, Родственники сотрудника.

Для таблицы Карточка сотрудника (табл. 2.2):

1. В первой строке колонки Имя поля введите слово Код, которое будет играть роль названия нового поля таблицы.

2. Щелкните на соответствующей ячейке Тип данных строки поля Код. Здесь необходимо выбрать тип поля, который определяет структуру и размер данных.

3. Щелкните на появившейся стрелке раскрывающегося списка и выберите пункт Счетчик.

4. Нажмите клавишу Tab. В столбце Описание для текущего поля базы можно указать дополнительную информацию, которая является необязательной.

5. Щелкните на второй ячейке столбца Имя поля и введите имя Личный номер.

6. Задайте для этого поля тип данных Текстовый и укажите в нижней части окна конструктора Свойства поля в свойстве Размер поля значение 8 (символов) согласно рисунку 2.4.

Рис. 2.4. Окно свойств поля Личный номер

7. Добавьте поля Фамилия, Имя и Отчество. Укажите тип полей Текстовый. В свойстве Размер поля поставьте соответственно значения 20, 15, 15.

8.?????????? 77Добавьте поле Звание. Укажите тип поля Текстовый и Размер поля – 30. На вкладке Подстановка для свойства поля Тип элемента управления выберите Поле со списком. Для свойства Тип источника строк выберите Список значений. В свойстве Источник строк укажите через точку с запятой требуемые значения подстановки для этого поля (рис.2.5).

Рис.2.5. Окно свойств поля Звание

 

9. Добавьте поле Оклад по званию. Укажите тип поля Числовой и свойство Размер поля – Целое (для простоты будем считать, что размер оклада будет принимать только целочисленные значения).

10. Добавьте поле Должность. Укажите тип поля Мастер подстановки. В открывшемся окне выберите опцию Объект " столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса и нажмите кнопку Далее. В следующем окне выберите параметр Таблицы, источник данных – таблица Штатное расписание и нажмите кнопку Далее. Выберите поле Должность и щелкните по кнопке . Нажмите Далее и в следующем окне задайте сортировку для поля Должность по возрастанию. В следующем окне настройте ширину столбца подстановки для того чтобы он полностью выводил его содержимое. Опцию Скрыть ключевой столбец (рекомендуется) оставьте без изменения включенной. Нажмите кнопку Готово. При этом Microsoft Access потребует сохранения таблицы. В ответ щелкните на кнопке Да и в появившемся окне введите имя таблицы - Карточка сотрудника. Далее необходимо для таблицы Карточка сотрудника назначить ключевое поле, в ответ на сообщение Microsoft Access Ключевые поля не заданы нажмите кнопку Да для их создания.

11. На вкладке Подстановка в свойстве Ограничиться списком выберите Да (рис. 2.5).

Рис.2.5. Окно свойств поля Должность

 

12. Для поля Дата рождения укажите тип поля Дата/время. В разделе Свойства поля для свойства Формат поля выберите из списка Краткий формат даты. В свойстве Маска ввода с помощью мастера (кнопка в конце строки ) установите Краткий формат даты, затем подтвердите Готово. После выбора мастера Microsoft Access попросит сохранить таблицу - ответьте Да.

13. Для поля Дата приема на работу укажите тип поля Дата/время. В свойстве Формат поля выберите Краткий формат даты. В свойстве Маска ввода, аналогично с помощью мастера, установите Краткий формат даты.

14. После создания всех полей таблицы Карточка сотрудника (рис. 2.6) щелкните на кнопке закрытия окна конструктора, подтвердив предложение сохранить изменения макета таблицы.

Рис.2.6. Список полей таблицы Карточка сотрудника