Схема данных
После создания таблиц базы данных необходимо установить связи между ними. Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Наиболее распространенными являются связи один-к-одному и один-ко-многим. Связь между двумя таблицами организуется на основе общего поля. Оно должно присутствовать как в той, так и в другой таблице, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым. То есть на стороне один всегда должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения того же поля на стороне многие могут повторяться. Итак, связь один-к-одному означает, что одной записи в таблице соответствует только одна запись в другой связанной таблице. Связь типа один-ко-многим означает, что одной записи в таблице могут соответствовать несколько записей в связанной таблице. Перед работой со схемой данных необходимо убедиться, что все таблицы закрыты и не используются. Для определения связей между таблицами в Microsoft Access следует на вкладке Работа с базами данных в группе Показать или скрыть нажать кнопку Схема данных. Конструктор схемы данных представляет собой окно, в котором пользователь может разместить списки полей существующих в базе данных таблиц (рис.2.7). Для помещения в окно списка полей таблиц следует щелкнуть правой кнопкой мыши внутри окна схемы данных и в контекстном меню выполнить пункт Добавить таблицу.
Рис.2.7. Схема данных
Добавьте в Схему данных все имеющиеся в базе данных Кадры таблицы, исключая их дублирование. Обратите внимание, что между таблицами Карточка сотрудника и Штатное расписание уже существует связь по полю Должность и Код. Она была создана автоматически при использовании Мастера подстановок. Теперь создадим связи между остальными таблицами: 1. Поместите указатель мыши на поле Код таблицы Карточка сотрудника. 2. Нажмите кнопку мыши и перетащите указатель на поле Код таблицы Адреса сотрудников. 3. В открывшемся окне диалога установите флажки Обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей (рис.2.8). Обеспечение целостности данных устанавливает набор правил позволяющих Access поддерживать допустимые межтабличные связи, изменения в связанных полях, контролировать удаление записей в связанных таблицах. Установка дополнительных флажков каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей позволяет наиболее полно обеспечивать целостность информации в базе данных и соблюдать основные свойства БД (п. 1.4). Так как поле Код в таблице Адреса сотрудников содержит уникальные значения (свойство Индексированное поле – Да (Совпадения не допускаются), автоматически создается связь один-к-одному. Щелкните на кнопке Создать.
Рис.2.8. Параметры связи 4. Далее поместите указатель мыши на поле Код таблицы Карточка сотрудника. 5. Нажмите кнопку мыши и перетащите указатель на поле Код таблицы Родственники сотрудника. 6. В открывшемся окне диалога установите флажки Обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей. Так как значения поля Код в таблице Родственники сотрудника могут повторяться (свойство Индексированное поле - Да (Допускаются совпадения), автоматически создается связь один-ко-многим. Щелкните на кнопке Создать. 7. Закройте окно Схема данных, подтвердив ее сохранение.
ФОРМЫ В то время как таблицы и запросы позволяют отобразить на экране длинные списки записей, формы дают возможность сосредоточиться на конкретной записи. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации, могут содержать вспомогательные подписи и элементы оформления.
|
