Основні поняття і вимоги до списків у середовищі MS Excel

Списком в редакторі Microsoft Excel називають набір рядків електронної таблиці з взаємозв’язаними однотипними даними. Список представляє собою електронну таблицю з великим обсягом взаємозв’язаної інформації, наприклад список товарів на складах або список номерів телефонів і адрес абонентів. Список насправді - це плоска база даних, рядки і стовпці списку відповідають записам і полям в базі даних.

Перший рядок у списку містить назви стовпців або імена полів як в базах даних. До списків в Excel висуваються більш строгі вимоги, ніж до звичайних електронних таблиць. Так дані в списку повинні мати постійний формат. В списку кількість стовпців повинна бути постійною, а кількість рядків - змінною, наявність порожніх рядків і стовпців у списку є недопустимим.

В Excel для роботи зі списком існують засоби, які призначені для обробки і аналізу даних в списку. При застосуванні команд (сортування, фільтр, форма, підсумки, перевірка) для обробки списків, редактор автоматично розпізнає список як базу даних і здійснює обробку і аналіз даних у списку як в базі даних.

Зразок списку подано на рис.:

Рис. 76
При створенні списку в середовищі MS Excel необхідно дотримуватись таких вимог:

1) На робочому аркуші доцільно розмістити один список, щоб редактор автоматично розпізнав список як базу даних;

2) Формат шрифту заголовків (підписів) стовпців або імен полів у списках повинен відрізнятися від формату шрифту записів. За звичай, шрифт заголовків стовпців вибирають напівжирний шрифт, а клітинкам для заголовків присвоюється текстовий формат;

3) Клітинки під заголовками стовпців необхідно відформатувати у відповідності з даними, які будуть вводитися в ці клітинки;

4) Необхідно встановити прапорець (фляжок) " Расширять форматы и формулы в діапазонах даних" у вікні діалогу " Параметры", закладка " Правка", яке відкривається командою " Параметры" в меню Сервис. Активізація команди " Расширение форматов и формул" забезпечує автоматичне форматування введених даних у список;

5) Для відокремлення імен полів від записів слід використовувати межі клітинок, а не пусті рядки;

6) В списку не повинно бути пустих записів (рядків) і полів (стовпців);

Після виконання підготовчої роботи по створенню списку можна переходити до введення даних у список.