Законодательство РФ, правовые акты Президента, Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения

Документационное обеспечение – важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ. Регулируя гражданские правоотношения, Гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения и др. (например, ст. 51 и последующие части Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица; ст. 160 устанавливает письменную форму сделки и основные требования, предъявляемые к ней и др.).

Наряду с Гражданским кодексом РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.

Базовым законом информационного законодательства является Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ (в ред. от 21.07.14 г. № 222-ФЗ), который содержит определения ключевых понятий в области создания документов.

Термины «документированная информация» и «документ» в Законе рассматриваются как синонимы. Документированная информация (документ) определяется в Законе как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Закон устанавливает, что информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается также правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Развитие отдельных положений этого Закона нашло выражение в Постановлении правительства РФ «Об улучшении информационного обеспечения населения РФ» от 12 января 1996 г. № 11 (с изм. от 18.08.96) и др.

Использование государственного языка в официальных документах регламентирует Закон РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 (в ред. от 12.03.14 г. № 29-ФЗ) «О языках народов РФ».

Нормативными актами РФ и субъектов РФ утверждены требования к отдельным видам документов, многие формы управленческих документов, правила использования бланков и оформления отдельных реквизитов документов. Так, изображение Государственного герба РФ утверждено Указом Президента России от 30 ноября 1993 г. № 2050, в ред. от 25.09.99 г. № 1273; использование бланков с воспроизведением Государственного герба России – Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268, в ред. от 14.12.06 г.

Порядок применения печатей и штампов, их формы, размеры и реквизиты устанавливаются нормативными актами различного уровня (Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268, в ред. от 14.12.06 г. «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ»).

Законом РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1, в ред. от 21.12.13 г. № 377-ФЗ «О государственной тайне» установлены степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, определен порядок проставления на документах грифа секретности. Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188, в ред. от 23.09.05 утвержден Перечень сведений конфиденциального характера.

Законодательство РФ об Архивном фонде РФ и архивах направлено на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи. Они регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими; обеспечивают сохранность архивных документов; определяют понятия основных терминов архивного дела и др.

Основные Правила работы архивов организаций указаны в Федеральном Законе от 22.10.04 г. № 125-ФЗ, в ред. от 11.02.13 г. «Об архивном деле в Российской Федерации».

Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документов составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые министерствами, государственными комитетами, федеральными комиссиями и другими федеральными органами исполнительной власти.