Документних потоків та масивів

 

Документні потоки і масиви відокремлюються в само­стійні явища системи документних комунікацій завдяки на­явності власних ознак та властивостей. Ознаки відображають зовнішні сторони явища, а властивості відбивають внутрішні його особливості та відмінні якості. Оскільки документні по­токи та масиви - це складові однієї системи, родоутворюючим елементом якої є документ, вони крім відмінних мають спіль­ні ознаки та властивості, що відтворюють характерні особли­вості функціонування документів у суспільстві.

Спільні ознаки документних потоків та масивів:

ü множинність документів, з яких складається ДП та М;

ü доцільність функціонування ДП та М, спрямованість їх формування на досягнення кінцевої мети, на забезпечення функціонування ДК, управління, обмін документованою інформацією, створення оптимальної системи ДР,

ü постійне відтворення ДП та М у процесі соціально-комунікативної діяльності.

Відмітними ознаками потоку, що відрізняють його від масиву, є

• динамічність як спосіб існування потоку, який постійно переміщує документи від створювачів документованої інформації до її споживачів;

• невпорядкованість документів у потоці, який лише переміщує їх по комунікаційних каналах і за станом своєї організації, як звичайно, не пристосований для безпосереднього використання в ньому інформаційної складової документів споживачами.

Так, зовнішній потік, який потенційно надходить на вхід термінальних ДС, містить документи, що потенційно значені для використання, але поки вони не оброблені та не відображені в інформаційно-пошукових системах, вони фактично не доступні споживачам.

ДМ, навпаки, відносно статичні, більш упорядковані, створюються через відбір, оскільки формуються відповідно до конкретного призначення, мають профіль та сукупність специфічних ознак документів, що обмежують формування масиву. Наприклад, ДМ книготорговельної організації, ДМ місцевого відділення Укрдруку, масив документів відділу комплектування наукової бібліотеки, який без попереднього освоєння методами аналітико-синтетичної обробки не може стати частиною фонду та ін.

Розрізняють атрибутивні та прагматичні властивості ДП та М. Атрибутивні - це необхідні, суттєві властивості, без.явище не існує. Прагматичні - це властивості, які виявляються в процесі використання ДП за М.

До атрибутивних властивостей, загальних, загальних для ДП та М, належать: цілісність, цілеспрямованість, дискретність, континуальність, інформативність.

Цілісність забезпечується наявністю внутрішніх зв’язків між документами потоку або масиву. Всі документи взаємопов'язані між собою за будь-якою однією або кількома ознаками: тематикою, мовою видання, місцем походження, цільовим призначенням, формою носія або засобом докумен­тування інформації та ін. Внутрішня єдність елементів систе­ми ДК, коли один документ доповнює інший, забезпечує три­валість функціонування та постійне зростання значущості ДП та М у суспільстві. Система зберігає свою цілісність, поки є мета її функціонування і елементи, що входять у систему, взаємодоповнюють один одного. Тобто цілісність ДП та М як системи забезпечується наявністю тісних взаємозв’язків між створювачами та користувачами документів.

Цілеспрямованість системи забезпечується наявністю мети — поки у суспільства буде потреба у комунікації на снові документованої інформації, будуть функціонувати ДП та М.

Дискретність (від лат. discretus - розділений, перерив­частий) виявляється в тому, що ДП та М складаються з окре­мих самостійних документів, які можуть бути відмежовані один від одного у просторі та часі. Це зумовлено тим, що ко­жен документ потоку або масиву залишається незмінним за змістом і зберігає та розповсюджує лише певну кількість ві­домостей про об'єкт. Для доведення до користувачів нової інформації створюються інші документи, що постійно попов­нюють документні потоки, а через них - масиви.

Діалектичною протилежністю дискретності є континуальність (від лат. соntіnuum - безперервний), яка виявляється в постійному продукуванні суспільством нових документів та накопичуванні документованою пам'яттю людства відомос­тей про його досягнення. За думкою Ю.М. Столярова, влас­тивість документа виступати у двох статусах - дискретним або континуальним - зумовлює одночасне існування документного потоку та документного масиву: кожний окремий (дискретний) документ є результатом, продовженням низки попередніх документів і в свою чергу - причина, джерело по­яви наступних документів.

Невід'ємною складовою будь-якого документа є інфор­мація, яка має цінність і призначена для зберігання та розпо­всюджування, тому важливішою властивістю документних потоків та масивів є інформативність. Вона виявляється в тому, що ДП та М містять відомості з усіх сфер людської діяльності на всій території планета за всі часи.

Крім загальних атрибутивних властивостей, притаман­них і ДП та М, є специфічні атрибутивні властивості, що зумовлюють відмінності між ними. Так, зовнішні ДП - це джерело поповнення та оновлення ДМ, які в свою чергу призначені для кумулювання документів, їх упорядкування, розповсюдження та організації користування ними. Тому документним потокам притаманні такі специфічні атрибутивні властивості:

- транзитивність - проходження через проміжні документні системи;

- нескінченність - постійне продукування суспільствомнових документів та їх рух у часі й просторі;

- нестабільність - постійна зміна кількісного обсягу, те­мпів зростання, типо-видової, жанрової, мовної структури та інших характеристик ДП.

Масивам документів притаманні протилежні специфічні властивості:

- термінальність - призначеність для відбору за кумулювання профільних видів документів з метою організації їх функціонування в каналах документної комунікації;

- скінченність - обмеженість функціональним призна­ченням та іншими ознаками;

- стабільність - пристосованість для вводу та виводу окремих видів документів з метою їх упорядкування та орга­нізації розповсюджування.

Прагматичні властивості ДП та М - це стохастичність, керованість, відкритість, організованість, синергічність.

Стохастичність (імовірність) формування ДП та М ви­являється в тому, що неможливо з абсолютною точністю роз­рахувати їх поповнення, передбачити ступінь цінності та ви­користання окремих документів. Це зумовлює необхідність широкого впровадження різноманітних методів вивчення ДП та М, прогнозування їх розвитку в суспільстві.

Керованість як властивість ДП та М розкривається у двох аспектах: у здатності потоків і масивів бути керованими, у спроможності управляти суспільною діяльністю. Обсяг, склад, структура ДП та М змінюються під впливом зовніш­нього та внутрішнього середовища і, в свою чергу, впливають на них через задоволення та формування інформаційних по­треб користувачів.

Відкритість ДП та М проявляється в їх поступовому розвитку та універсальності відносно інформаційної та мате­ріальної складової документів, їх форм, носіїв та засобів до­кументування. Нині в суспільстві використовують найрізно­манітніші види документів: рукописні і електронні, опубліко­вані та ті, що не публікують, паперові, плівкові та ін., які охоплюють за змістом увесь універсум знань людства.

Системним об'єктам притаманна організованість, на­явність ієрархічної структури, співвідношення окремих еле­ментів, розташованість їх один до одного згідно з заданими параметрами або схемою упорядкування. Наприклад, за рів­нями функціонування розрізняють міжнародні, міжгалузеві, міжособисті ДП, за напрямом - вхідні, вихідні, внутрішні та ін.

Синергетичність ДП та М виявляється в тому, що збі­льшення загальної ефективності системи досягається злаго­дженим функціонуванням окремих ЇЇ елементів. Так, сформу­вати якісний ДМ книжкової крамниці неможливо без систе­матичного поповнення його новими документами, що постій­но виникають у ДП. Необхідність підвищення ефективності функціонування документних комунікацій як на локальному, так і на загальнодержавному рівнях потребує організаційно-технічної консолідації спеціалізованих документних установ, що зайняті створенням, розповсюдженням, кумулюванням документів.

Якщо характеристики ДП та М піддаються вимірюван­ню, вони набувають статусу параметрів. Основні параметри ДП та М:

- зміст та функціональна належність - відповідають ці­льовому призначенню документів, що складають потік або структура, що має ознаки, відповідно з якими може здійснюватися класифікація документів та їх індексація, спорюватися система довідково - пошукового апарату,

- режим функціонування - визначається змінами, що відбуваються з плином часу в інформаційному навантаженні

До факторів, що характеризують режим руху документів у потоці чи масиві, належать: обсяг ДП та М у фізичних величинах (кількість документів або інформації що в них міститься); пропускна спроможність каналів зв'язку, засобів створення та тиражування документів, допустиме навантаження співробітників, що обробляють документи та попит користувачів на документовану інформацію. При цьому семантична насиченість ДП та М визначається кількістю назв документів, а фізична насиченість – кількістю їх екземплярів. Так, річний обсяг потоку книг та брошур, виданих в Україні у 1991 р склав 5855 друк. од., у 1994 р. - 4752 друк. од., а у 1996 р. – 6074 друк. од. Тираж книг і брошур, виданих у 1991 р - 136415,9 тис прим., 1994 р., - 52161 тис. прим., 1996 р. – 51777,1 тис прим. Ці показники свідчать про постійні зміни режиму функціонування ДП, нестабільність його семантичної та фізичної насиченості.

Функції ДП та М - це реалізація їх властивостей у про­цесі функціонування ДК суспільства.

Базисною функцією є інформативна – забезпечення розповсюджування соціальної інформації у суспільстві. Ви­конуючи основну функцію - інформативну - ДП та М як сис­тема постійнопристосовується до будь-яких змін зовнішньо­го середовища,витримуючи його вплив. Змінюються умови функціонування системи: вдосконалюються засоби фіксування інформації та її матеріальні носії, впроваджуються новітні технології передачі документованої інформації, ускладню­ються інформаційні потреби користувачів, посилюються їх вимоги щодо форм та оперативності надання необхідних до­кументів, впроваджуються нові закони та джерела фінансу­вання, але система не руйнується, а лише адаптується до но­вих умов.

Основна функція ДП - комунікативна - забезпечення руху та обміну інформацією в соціальному середовищі, нала­годження стійкого міжсуб'єктного зв'язку між створювачами та користувачами документованої інформації, реалізація гло­бальної мережі контактів у суспільстві.

Основна функція ДМ - кумулятивна — забезпечення зосередження документів, їх упорядкування з метою органі­зації розповсюдження та використання членами суспільства.

Перелічені функції зумовлюють суспільну необхідність існування ДП та М, викликані потребами суспільства, тому належать до зовнішніх функцій.

Внутрішні функції відображають завдання ДП та М відносно тих підсистем ДК, з якими безпосередньо пов'язані, тобто виробників, розповсюджувачів та користувачів доку­ментів. До цих функцій належать:

- соціально-орієнтувальна (або соціалізуюча) – забезпе­чення спадкоємності розвитку суспільства завдяки функціо­нуванню ДП та М;

- управлінська - забезпечення керівництва соціальними процесами через розповсюдження серед членів суспільства документованої інформації;

- утилітарна (від лат. utilus – користь) - використання ДП та М у процесі соціально-комунікативної діяльності. Сто­совно конкретного користувача ця функція може проявлятися як система конкретних функцій - культурно-освітньої, праг­матичної, гедонічної, статистичної, правової, функції істори­чного джерела та ін. Наприклад, 12 - 14 % всіх створюваних у суспільстві ділових документів надходять на постійне збері­гання до державних архівів - цей ДП містить історичні відо­мості про розвиток суспільства, тому виконує функцію істо­ричного джерела.

Таким чином, ДП та М відокремлюються у відносно самостійні системи завдяки наявності власних ознак, властивостей та функцій. Їх знання дозволяє відрізняти ДП та М від інших підсистем ДК, зважати на об’ективні закони їх розвитку та використання, оптимізувати роботу з ними.