Особливості функціонування документних потоків та масивів на етапах документорозповсюдження та документовикористання

 

Значення документорозповсюдження важко переоці­нити - завдяки функціонуванню систем транспортування та постачання документів вони мають змогу рухатися в інфор­маційному середовищі, знаходячи адресатів.

На етапі документорозповсюдження особливе значення слід приділяти захисту матеріальної та інформаційної складо­вих документа, тому що в умовах розширення доступу до до­кумента зростає імовірність його пошкодження чи втрати в цілому або окремих його частин (додатків, екземплярів то­що), їх розкрадання, несанкціонованого ознайомлення та копіювання документа, його підміна з метою фальсифікування або приховування факту втрати (крадіжки), порушення прав автора та ін.

Ефективна система захисту документа повинна включати правові, організаційні, технічні заходи. Правові заходи передбачають прийняття законів, що захищають права власника на документовану інформацію та документ як товар, формування механізму відповідальності за інформаційне піратство та шпигунство. Організаційна підсистема захисту документа - це заходи управлінського та обмежувального характеру, що примушують персонал та користувачів дотримуватися правил роботи з документами обмеженого доступу, використовувати спеціальні технології документування та використання інформації, яка є державною, службовою або комерційною таємницею. В межах цих заходів слід забезпечувати належне об ладнання приміщень, їх протипожежну безпеку, охорону території, транспорту, регламентацію перепусткового режиму, ідентифікування персоналу та вантажів, ін.

Підсистема технічного захисту поєднує як засоби зміцнення матеріальної складової документа (оправлення, конвертування, ламінування тощо), так і різноманітні засоби захисту інформаційної складової документа, серед яких розрізняють апаратні та програмні. До апаратних належать: засобі захисту технічних каналів витоку інформації, що виникають при роботі ЕОМ, засобів зв'язку, копіювальних апаратів та її приладів; засоби виявлення пристроїв технічної розвідки та ін. До програмних засобів захисту інформаційної складове документа належать парольний доступ, криптографічні методи захисту (шифрування тексту документа при передаванні його по каналах зв'язку). При захисті електронних документів від несанкціонованого доступу широко використовують також новітні сучасні досягнення: компресування - стиснення документованої інформації з її подальшим розпаковуванням за допомогою конкретного алгоритму; стеганографія - приховування документованої інформації у мультімедійних файлах графіки, відео та музичних фрагментах.

Мета розповсюдження видавничої продукції - доведен­ня її до споживачів через торговельну мережу або іншими способами. Безоплатне розповсюдження видавничої продук­ції може здійснюватися з науковою, культурно-просвітницькою, благодійною, рекламною метою тощо через дарунки, обов'язковий примірник, документообмін.

Позитивною тенденцією останнього часу є розвиток благодійної діяльності громадських організацій та фондів. Унікальну роль у постачанні сучасної зарубіжної наукової літератури в бібліотеки України відіграє україно-американський благодійний фонд "Сейбр-Світло". Завдяки його діяльності за період з 1994 по 1997 рр. до наукових, ву­зівських, шкільних бібліотек різних областей України надій­шло близько 100 тисяч примірників книг і журналів, виданих у США та Канаді. Більшість з них - це підручники з англійсь­кої мови, наукові видання з медицини, економіки, бізнесу, менеджменту.

Загалом американських донорів літератури можна умо­вно поділити на три групи: першу складають громадські ор­ганізації, що одержують книги від видавництв, зацікавлених у зменшенні податків через благодійність (до речі цей механізм зацікавлення видавців благодійністю необхідно впроваджува­ти і в Україні); друга група - бібліотеки, які безкоштовно пе­редають зі своїх фондів дублети (наприклад, бібліотека Ко­лумбійського університету подарувала Національній бібліо­теці України ім. В.І. Вернадського 400 прим. видань з бібліотекознавства); до третьої групи належать діаспорні організа­ції, наприклад, Союз Українок Америки, Український Народ­ний Союз, Наукове товариство ім. Т. Шевченка та ін., що співпрацюють з конкретними установами України, збирають для них та передають літературу великими партіями. Завдяки їх діяльності щорічно фонди багатьох наукових бібліотек кра­їни збагачуються унікальними українськими виданнями, на­дісланими від діаспори з Лондона, Детройта, Торонто, Мюн­хена, Парижа та ін. Прикладом є підфонд українсько-канадських видань, сформований через зазначені джерела у Харківській державній науковій бібліотеці ім. В.Г. Короленка.

Крім безплатних способів розповсюдження видавничої продукції може здійснюватися через її реалізацію (продаж) у роздрібній та оптовій торгівлі. При цьому способі розповсюдження ДП утворюються між видавництвом, що випускає книги та цілою низкою установ: оптові бази, рекламні агентс­тва, книжкові магазини, які об'єднує спільна мета - допомог­ти читачам придбати необхідні документи, а собі забезпечити максимум прибутку. Ці установи є власниками значних за об­сягом ДМ - основи їх виробничої діяльності.

Реалізація видавничої продукції в умовах ринку зале­жить від ефективності маркетингової діяльності - комплексу видів діяльності видавництва щодо виявлення потреб потен­ційних користувачів та їх задоволення. Схематичне уявлення маркетингової діяльності видавництва відображає схема:

Виявлення

потреб

Тематичний

план видання

Реклама видавничої

продукції

Продаж

видань

 

Рекламування видавничої продукції — це найважливіші процес, від якого залежить майбутній шлях документів. З метою створення оптимальних умов для книгообороту в Україні видавці та книгорозповсюджувачі, зацікавлені в реалізації своєї книжкової продукції, повинні використовувати національний каталог "Книги в продажу" як засіб просунення товару на книжковий ринок та його рекламу. Важливо, щоб книга мала ІSВМ, наявність якого максимально спрощує пошук замовлення потрібного видання.

Рекламування видань здійснюється також через телеба­чення та радіомовлення, виставки та ярмарки друкованої продукції, прайс-аркуші та каталоги видавництв, спеціальні видання: газети "Нові видання України", "Книжковий клуб", "Літературна Україна", "Книжное обозрение" "Книготорго" вьш бюллетень", журнали "Палітра друку", "Поліграфіст", "Бібліотечний вісник", "Вісник Книжкової палати", "Літопис книг", "Каталог періодичних видань України", каталог "Кни­ги поштою" та ін.

Здавання тиражів видань до книготорговельної мережі або замовникові оформлюється приймально-здавальними до­кументами або розпискою в одержанні друкованої продукції книготорговельною організацією чи замовником. Рух готової книжкової продукції до споживача розпочинається, як зви­чайно, з оптової книжкової торгівлі. Її завдання - з най­меншими затратами і в максимально стислі строки доставити випущені видання роздрібним книготорговельним підприємс­твам. На цьому напрямі слідування книжкового потоку документні масиви утворюються в оптових структурах видав­ництв, центральних оптових фірмах, регіональних оптових підприємствах, а потім у різноманітних підсистемах роздріб­ної торгівлі. Ці структури належать до транзитних (от лат. transitus - перехід, проходження) документних систем, які є посередниками між виробниками та користувачами видань. Діяльність транзитних документних систем активно впливає на виробництво документів, прискорюючи або стримуючи його розвиток.

Оптові підприємства вивчають попит і кон'юнктуру книжкового ринку, збирають замовлення роздрібних підпри­ємств згідно з ними закуповують книжкову продукцію у по­стачальників, здійснюють рекламно-інформаційні заходи, транспортно-експедиційні роботи. Відповідно до своїх функ­цій вони мають оптові бази і склади, власні транспортні засоби. Без налагодженої оптової торгівлі книжковий ринок не може працювати ефективно.

Стара система оптової книжкової торгівлі в Україні, була основана на централізованому плануванні, адміністративному розміщенні тиражів, економічно необґрунтованих цінах відійшла в минуле. Це усунуло перешкоди на шляху розвитку підприємницької ініціативи, ліквідувало необхідністю розповсюджувати книги, що не користуються попитом. Нині розвивається нова структура оптової книжкової торгівлі, позбавлена від тотальної централізації та позаекономічних методів розповсюдження тиражів видань.

На сучасному книготорговельному ринку активно розвиваються такі основні форми оптової книжкової торгівлі: торгово-експедиційні фірми, що обслуговують кілька конкретних, часто профільних видавництв; оптові книготорговельні фірми, розташовані в центрах книгодрукування, які комплектують збірні партії книг різних видавництв і відправляють їх контейнерами або автофургонами на регіональні оптові бази чи безпосередньо в книжкові магазини та бібліотечні колектори, книжкові ярмарки. Ці суб'єкти книжкового ринку оперують в процесі своєї діяльності ДМ значних обсягів та мобільності.

Нове явище в оптовій торгівлі - мережа дилерів і дистриб'юторів оптових підприємств. Поняття "дилер" і "дистриб'ютор" походять від англійських слів-синонімів dеаl, distribute - розподіляти, роздавати. Дилерами частіше називають фізичних осіб, а дистриб'юторами – фірми. Вони є посередниками між видавництвами, роздрібними та оптовими фірмами, працюють від свого імені та за свої кошти на основі договірних відносин з видавництвами або оптовою структурою. Вдоговорі фіксуються умови придбання і реалізації дилерам оптових партій (строки одержання тиражу, територія його розповсюдження, торгові знижки, форми оплати та ін.).

Важливою формою оптової торгівлі є ярмаркова діяльність. Кожного року в Україні проходять книжкові ярмарки міжрегіонального, національного та міжнародного масштабів, крім того українські видавці беруть активну участь у зарубіжних ярмарках. Найавторитетніший із них – Франкфуртський книжковий ярмарок, в якому беруть участь більше 9000 вида­вництв зі 105 - 110 країн світу. Нове явище на українському книжковому ринку - це постійно діючі дрібнооптові книжко­ві ярмарки, що функціонують в багатьох великих містах. Ці ярмарки дають можливість за готівку реалізовувати нові ви­дання, аналізувати попит на книжкову продукцію та її асор­тимент.

Заключною стадією руху документа як товару є роздрі­бна торгівля. Саме тут видання безпосередньо попадає до ко­ристувача, визначається ступінь відповідності видавничої пропозиції читацькому попиту. Основні види роздрібних кни­готоргових підприємств: стаціонарні книжкові магазини і кіо­ски, бібліотечні колектори, поштово-посилочні бази, пересу­вна мережа торгівлі книгами. Їх завданням є задоволення по­питу покупців регіону, забезпечення мінімальних витрат обо­ротності товару І зворотний зв'язок з видавцями з метою ко­ректування асортименту їх продукції.

У ринкових умовах успішно функціонують ті книжкові магазини, які змогли при підтримці місцевої адміністрації на­лагодити прямий зв'язок з регіональними оптовими структу­рами або видавництвами, відмовитися від коштовних послуг дрібних посередників, утримати на мінімальному рівні на­кладні витрати, забезпечити достатньо широкий асортимент, який відповідає кон'юнктурі регіонального ринку.

Динамічного розвитку останнім часом набула книжкова торгівля "Книга – поштою”, яка складає 10% загального това­рообігу, а по окремих видавництвах - до 40% - 50% тиражу книг. Цей канал книгорозповсюдження дозволяє використовувати переваги поштового експедування одиничних екземп­лярів або невеликого комплекту видань, забезпечує операти­вність їх доставки в регіони, можливість вручення замовлен­ня безпосередньо індивідуальному покупцеві. Економічні розрахунки свідчать, що витрати на оплату поштових тарифів складають в середньому 35% вартості видання і фактично у 1,5 - 2 рази менше торгових націнок посередників, які доставляють книги у віддалені райони іншими шляхами. У зв'язку з цим особливо вигідний поштовий продаж коштовних дань, оскільки тут транспортні витрати складають 10-15% вартості видання. Переваги поштового каналу можуть використовуватися для розповсюдження малотиражної (500 - 1000 прим.) і спеціальної науково-технічної літератури, видань мовами етнічних меншин.

Останнім часом поширюються власні книжкові магазини при видавництвах, які ведуть за готівку роздрібну та дрібнооптову торгівлю книжковою продукцією. Їх ДМ майже повністю відбивають асортимент видавництва, формуючись його ДП.

Спеціальним каналом розповсюдження книг є мереж бібліотечних колекторів. Бібліотечний колектор - це спеціалізоване книготорговельне підприємство, призначене для планомірного постачання бібліотек з урахуванням їхнього типу культурно-економічного профілю регіону, національного складу населення.

До 1990-х рр. обласні бібліотечні колектори були основним джерелом документопостачання бібліотек, зокрема масових, забезпечуючи їм до 80% нових надходжень. Товарообіг бібколекторів складав близько 20% загального книготоргового обігу країни. Серед функцій бібліотечних колекторів обслуговування діючих бібліотек згідно з укладеним договором; вивчення потреб бібліотек і надання пропозицій видавничим та книготорговим підприємствам щодо видання та перевидання необхідної літератури; надання методичної та консультаційно-бібліографічної допомоги бібліотекам та ін.

Централізована система документопостачання бібліотек, основана на бібколекторах, мала свої переваги, забезпечуючи можливість замовлення та отримання більшої частини необхідної літератури через один канал, що спрощувало технологію комплектування. Але це була жорстка система, контролювала репертуар та обсяги надходжень до бібліотечних фондів, не завжди зважаючи на інтереси бібліотек. Часто книготорги збували через бібколектори нереалізовані залишки непотрібної бібліотекам літератури.

У ринкових умовах бібліотечний колектор уже не може існувати як установа, в основі діяльності якої не закладено раціонального економічного механізму. З виникненням кон­куренції з боку посередницьких комерційних фірм та приват­них бібколекторів, які гнучко реагують на потреби бібліотек, пропонуючи їм широкий перелік якісних послуг, державні бібколектори почали виходити з підпорядкування книготоргам, набуваючи юридичну самостійність та змогу перебудо­вувати свою роботу на принципах економічної зацікавленос­ті.

Крім універсальних установ документоторговельна ме­режа має в своїй структурі профільні підприємства, що спеці­алізуються на розповсюдженні картографічних, ізографічних, аудіовізуальних документів. Наприклад, науково-виробниче підприємство "Картографія" реалізує свою продукцію через власні спеціалізовані магазини.

Періодичні видання розповсюджуються через державне підприємство "Преса" та Українське державне підприємство поштового зв'язку "Укрпошта", що забезпечують організацію передплати, збір замовлень на газети і журнали та функціону­вання регіональних експедиційних підприємств, які згідно з графіком приймають тиражі у видавців та здійснюють їх до­ставку передплатникам. Ще один канал розповсюдження пе­ріодики - роздрібна торгівля з лотків, розносна та розвізна торгівля.

Електронні документи мають суттєві особливості, що впливають на структуру їх життєвого циклу, технології ство­рення, розповсюдження та використання (додаток 2). Комп'ютерні технології обробки даних у сукупності з техно­логіями електронних комунікацій впроваджують нові механі­зми роботи з документом, які не лише розширюють можливо­сті швидкого доступу, економічності, інформаційної ємності, скільки перетворюють саму сукупність інформаційних про­цесів у цієї галузі. Так, з фізичної точки зору компоненти електронного документа можна територіально розділити. Розбиття на компоненти визначається базисними форматами, які використовують при електронному зберіганні об'єктів різних видів (текстових, графічних, аудіо, відео та ін.).

Гнучкість електронного надання інформації забезпечується тим, що з тією або іншою структурою даних можуть бути співвіднесені відповідні програми обробки. Між різними компонентами електронного документа формуються зв'язки, що індукують семантичні мережі типу динамічних гіпертекстів. Такі специфічні особливості електронних документів інтегрованість, гнучкість та інтерактивність (наявність діалогового режиму користування документами) дозволяють користувачам працювати з ними в режимі маніпулювання даним здійснювати колективне створення документів на основі автоматизованих робочих місць, поєднаних засобами комунікації.

Специфіка електронного документа відбивається на всіх етапах його життєвого циклу, впливаючи на функціонування ДП та М. Так, на етапі створення електронного документа здійснюється розробка родової логічної структури документа, його макетної структури, стилів показу. В процесі макетування документа створюється специфічна макетна структура, яка може використовуватися процесом зображення для показу документа в прийнятній для людини формі на носії показу. Сам процес макетування складається з автоматичного створення конкретної макетної структури для документа і розміщення вмісту базових логічних об'єктів у блоках.

Можливості безпаперової обробки та користування електронним документом часто дозволяють уникнути процесу його друку та традиційного транспортування по каналах розповсюджування. Для введення документа в обіг достатньо розташувати його на серверу, зареєструвати у пошукових системах і забезпечити можливість віддаленого доступу документа через телекомунікаційні мережі. Використання технологій електронної доставки породжує потоки електронних документів, що функціонують між власниками та користувачами електронних документних ресурсів. Організація масивів електронних документів як основи цифрових бібліотек дає змогу знизити витрати часу на опублікування, пошук і доставку документа, розширити аудиторію потенційних користу­вачів.

Таким чином, до транзитних документно - комунікаційних систем, що забезпечують розповсюдження видавничої продукції, належать не лише традиційні системи транспортування документів (експедиційні підприємства), оптові та роздрібні торговельні установи, пошта, але й центри електронної доставки документів, електронна пошта, глоба­льні комп'ютерні мережі та інші засоби забезпечення дистан­ційного доступу до віддалених БД. Характерні ознаки транзи­тних документних систем: інтенсивне, динамічне, безперерв­не змінювання складу документних масивів; призначеність для короткочасного зберігання документів з моменту їх над­ходження до моменту їх збуту.

Транзитні документні системи – стабільне джерело по­повнення термінальних (від лат. terminalis - кінець) докумен­тних систем, до яких належать власні та суспільні бібліотеки, органи науково-технічної інформації, архіви, музеї. Вони призначені для кумуляції (від лат. сumulatio - збільшення, накопичення), тривалого або постійного зберігання документів з метою надання їх у користування споживачам інформації, забезпечення наступного етапу життєвого циклу документа - документовикористання.

Необхідною умовою документовикористання є прави­льна організація документних фондів, тобто створення умов, які б забезпечували рух, пошук і зберігання документів у те­рмінальних документних системах. Наданню документа ко­ристувачам передують такі важливі процеси: відбір, замов­лення, приймання, облік, наукова та технічна обробка, роз­міщення і зберігання. Зміст цих процесів детально вивчається в межах документного фондознавства.

Форми надання документів у користування різноманіт­ні. Основні з них: видача для вивчення у читальному залі; ви­дача для тимчасового користування за межами документної установи; дистанційний доступ; копіювання документів; експонування цінних документів у музеях, відділах рідких книг наукових бібліотек, проведення екскурсій.

Інтенсивність функціонування внутрішніх ДП у документних фондах термінальних документних систем, рівень відповідності їх складу потребам користувачів вимірюються кількісними показниками: документовидача, читаність, оборотність. Ці показники є основними критеріями оцінки якості документних фондів, орієнтованих на задоволення поточних інформаційних потреб користувачів (більшість публічних та спеціальних низових бібліотек, органів НТІ, служб документаційного забезпечення управління).

Так, оборотність (О) визначається відношенням кількості видач (В) документів за певний час (наприклад, протягом року) до загального обсягу фонду (Ф): О = В:Ф. Оборотність дає змогу з'ясувати, скільки разів у середньому видавався кожний документ користувачам. Цей показник може бути загальним (фонд в цілому) і частковим (окремі види документів, мова, галузь знання тощо). Оптимальний показник оборотності свідчить про високий ступінь відповідності складу фонду інформаційним потребам користувачів. Так, для фонду місцевих публічних бібліотек є оптимальним, коли 0=2, тобто протягом року кожний документ фонду було видано в середньому два рази.

Термінальні документні системи, що призначені для довічного зберігання окремих категорій документів (музеї, центральні державні та відомчі архіви, національні та центральні бібліотеки-депозитарії), оцінюють якість своїх документних фондів не за інтенсивністю їх використання у певний період, а за рівнем повноти кумулювання в них профільних документів.

Технологія організації та правила користування документами залежать від типу документної установи та видів документів. Найсуворіші вимоги існують при організації доступу користувачів до музейних предметів, архівних документів, документів з грифом обмеження доступу ("для службового користування", "секретно", "комерційна таємниця" та ін.). У наукових бібліотеках розроблені спеціальні правила користу­вання рідкісними та цінними виданнями, дисертаціями, пері­одичними виданнями, що придбано за валюту. Видання, що існують у єдиному примірнику, видають в користування ли­ше у читальному залі.

Роз'яснення та контролювання правил користування до­кументами - це важливі процеси, що мають свої особливості в різних типах термінальних документних установ. Так, для роботи у читальному залі архіву потрібно мати допуск - його дає керівник архіву на підставі письмового клопотання уста­нови або суспільної організації, яке діє по існуючих правилах протягом року. Копії та виписки, зроблені відвідувачами чи­тального залу архіву, можуть бути перевірені його співробіт­никами стосовно їх співвідношення тематиці досліджень та оригіналам архівних документів. Видача архівних справ у тимчасове користування організаціям оформляється спеціа­льним актом, який підписують керівник архіву й організації-одержувача.

Серед термінальних документних систем найдемократичніші правила користування документами та форми їх кон­тролю існують у бібліотеках. Вони є найдоступнішими документними установами суспільства.

Використання документа - це сенс та результат його життєвого циклу. Після замовлення документ розшукують у фондосховищах, доставляють та видають користувачеві. На­ступні процеси - це сприймання інформаційної складової до­кумента, її розуміння, засвоєння, фіксація, аналіз та синтез, перетворення набутої інформації у новий замисел і новий до­кумент.

Нові документи, що поповнюють документні потоки й масиви, збагачують суспільні знання, але об'єктивно знижу­ють інформаційну цінність документів попередніх років. То­му більшість документів, що користуються попитом протягом певного часу (від 3 до 15 років), вважаються застарілими та вилучаються з фондів, призначених для задоволення поточ­них інформаційних потреб. Кілька примірників найцінніших видань передаються на депозитарне зберігання, інші можуть реалізовуватися населенню через канали книжкової торгівлі. Нереалізовані населенню видання, застарілі неопубліковані документи, а також управлінські документи, що не пройшли експертизу цінності і не прийняті на постійне зберігання у державні архіви, підлягають утилізації - переробленню з метою використання як сировини.

Таким чином, життєвий цикл документа забезпечується функціонуванням ДП та М, що формуються у спеціалізованих документно-комунікаційних системах, зорієнтованих на виробництво документів (генезисні документні системи), їх транспортування та розповсюдження (транзитні документні системи), організацію зберігання з метою використання споживачами інформації (термінальні документні системи).

 

Завдання для самоперевірки:

1. Довести наявність циклічності функціонувань документа.

2. Охарактеризувати документогенез як початковий етап життєвого циклу документа.

3. Визначити транзитні документні системи, що забезпечують етап документорозповсюдження.

4. Навести у вигляді блок-схеми послідовність основних процесів етапу документовикористання.

5. Визначити особливості життєвого циклу документа у різних видах термінальних документних систем.