Документный ресурс элементов и системы в целом

В соответствии с законом документационного обеспечения любого социального явления и процесса появлению каждого компонента системы предшествует появление необходимого документа. Документально фиксируется возникновение элемента системы, документом его функционирование сопровождается и поддерживается. По окончании существования системы о ней остается след опять-таки в виде документа.

Таким образом параллельно деятельности системы возникает сопутствующий ей относительно автономный документный ресурс. Система в целом обрастает комплексом документных ресурсов, а если связи между отдельными ресурсами слабы, то она обрастает конгломератом документных ресурсов.

Рассмотрим это положение на примерах.

Ценность, производимая/реализуемая системой, сначала существует в виде проекта (чертежа), т.е. документа. В процессе производства весь технологический процесс строго регламентируется, что опять же документируется. Планирование выпуска продукции тоже фиксируется в документе. Документами сопровождаются направление и доставка сырья из внешнего источника, документально свидетельствуют о его поставке и приемке. Для этого используют счет-фактуру, накладную, квитанцию или иные стандартные формы. Их сопроводительной документации должно быть ясно, что именно, от кого, кому и на какую сумму направлено. В тех случаях, когда такая документация отсутствует (в случае дарения, например), составляют акт приемки. Иными словами, любая акция социального процесса в обязательном порядке подтверждается документально.

Соответственно все процессы переработки сырья обрастают технологическими, учетными и отчетными документами, по документам их передают из цеха в цех, на склад и со склада. Без документов производственный процесс немедленно застопорится либо в нем наступит хаос.

Готовую продукцию также сопровождает документация вплоть до акта продажи. Но зачастую торговые документы (например, товарные чеки, накладные, квитанции) хранят и после покупки товара – пока истек гарантийный срок, как оправдание финансовых трат и в иных целях. Так появляется документный ресурс элемента "Системная ценность".

Вступление служебного персонала в производственные отношения порождает личное дело каждого сотрудника в отделе кадров. Оно ведется в течение всей трудовой деятельности члена трудового коллектива, а по ее окончании передается в архив и хранится там. На каждого работника отдаются приказы и распоряжения, т.е. параллельно создаются и ведутся несколько документных ресурсов: в канцелярии (административном отделе), в бухгалтерии, в том структурном подразделении, где сотрудник работает. Он получает служебное удостоверение, пропуск, при необходимости берет справки, характеристики с места работы. Поскольку все кадровые документы тесно между собою связаны, объединим их общим понятием "документный ресурс служебного персонала".

Материально-техническая база (т.е. помещения, здания, оборудование, технические коммуникации) оснащается техническими паспортами, техническими заключениями о противопожарном, санитарном состоянии объектов, документами об уплате налогов на отведенный земельный участок, материальной собственности и т.п. Каждый из этих документов чрезвычайно важен, потребность в нем возникает при ремонте и реконструкции здания, в десятках других случаев, имеющих жизненно важное значение для функционирования фирмы. Все эти документы образуют документный ресурс материально-технической базы.

Еще один документный ресурс образуют данные о пользователях фирмы, их покупательском спросе и его удовлетворении (рис.2).

Фактически количество документных ресурсов еще больше, чем перечислено. Этот ресурс, относящийся к фирме в целом: учредительные документы, нормативная база, документы о связях с поставщиками, отчеты о деятельности и многое другое. Это также и библиотечный фонд по профилю фирмы, документный ресурс отдела маркетинга, музейный фонд, фонд архива и т.д.