КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТНЫХ РЕСУРСОВ ПО ИХ МЕСТУ В ДОКУМЕНТАЛЬНОМ ПРОЦЕССЕ

 

В процессе документооборота документ проходит через несколько социальных институтов, и каждый из них учитывает их в своей деятельности. В итоге оказывает­ся, что каждый документ отражается в статистике столько раз, сколько он побывал в том или ином социальном институте. К примеру, тот, кто ведет оживленную перепи­ску, вправе сказать, что в течение года он отправил и получил столько-то писем и от­крыток. Но все это количество войдет и в статистику обслуживающего данного кли­ента почтового отделения, и в статистику почтовых отделений — отправителей кор­респонденции, и в статистику почтовых поездов и транспортной авиации... Магазины канцелярских товаров учтут количество проданной писчей бумаги и т. д. Так что для составления общей картины многократно суммировать одни и те же документные ре­сурсы было бы некорректно. Поэтому их целесообразно дифференцировать.

Наиболее важный и наглядный признак такой дифференциации, соответствую­щий реальной специализации документальных систем, — по месту документа в той или иной стадии документального процесса. По этому признаку выделяются доку­ментные ресурсы:

 

• генеративные (от греч. generatio — рождение) — возникающие первоначально, на стадии создания документов. Документы ежедневно, ежечасно порождают физические и юридические лица. Это — личная и служебная переписка, норма­тивная документация, до федеральных законов и Российской Конституции включительно, научная и художественная литература, публицистика, популяр­ные произведения — словом, весь циркулирующий в обществе поток докумен­тов всегда кем-то создается;

• транзитные — пересылаемые, транспортируемые, ретранслируемые из одно­го пункта в другой, прежде всего из пунктов их возникновения в пункты достав­ки; это ресурсы движимые, они образуют документный поток;

• терминальные — оконечные, собираемые в пунктах-обработки, переработки и хранения; они составляют документный массив, документный фонд фирм, предприятий, учреждений, общественных объединений.

Терминальные документные ресурсы разделяются на несколько групп. Первые являются основой самостоятельных документальных систем — библиотек, архивов органов научно-технической информации и т. д. Они обслуживают, так сказать внешних пользователей — юридических и физических лиц, чья основная деятель­ность проходит за пределами этих систем и не связана с формированием и хране­нием этих ресурсов.

Вторые рассматривают документные ресурсы как основной объект своей произ­водственной деятельности, однако их ресурсы служат средством производства не собственно информационных услуг— их основная функция не является информаци­онной. Таковы, скажем, бухгалтерия, нотариальная контора, банк. Для школы основной вид документа — учебная литература, но она используется в целях образования. Казино имеет дело с игральными картами как видом документа, но их использова­ние является способом проведения досуга. Церковная служба немыслима без чте­ния библейских текстов, но это чтение всего лишь средство осуществления церко­вью своей основной — религиозной — функции.

Третьи — это документные ресурсы, в обязательном порядке существующие в структуре любой социальной системы, не являющейся профессионально информа­ционной, они сопровождают, обеспечивают и обслуживают ее основную деятель­ность и управление. Сюда относятся поименованные выше фирмы, учреждения, предприятия, организации, общественные объединения. Их документные ресурсы в отличие от автономных можно назвать встроенными в социальные системы.

По мере развития автоматизированных обучающих систем в учреждениях систе­мы образования также появились и быстро развиваются собственные, т. е. внутри­системные ресурсы. До этого информационная поддержка образования осуществ­лялась почти исключительно на основе традиционных библиотечных фондов.

Несмотря на то, что встроенными документными ресурсами пользуются в основ­ном внутри отдельных организаций, многие из таких ресурсов представляют значи­тельный общественный интерес не только из-за важности обеспечиваемых с их по­мощью производств, но и в связи с тем, что эти ресурсы могут служить источником информации для других организаций и предприятий (обычно связанных между со­бой технологически) и для создания справочных документных ресурсов о предпри­ятиях и организациях.

По признаку участия документа в документационном процессе ресурсы второй и третьей групп относятся к разряду утилизационных (от лат. utilis — пользование), т. е. используются с той или иной прагматической целью.

Внешними — по отношению к документопроизводству и документопользованию — выступают мониторинговые системы. Они специализируются на слежении, надзо­ре, контроле, санкционировании и тому подобных функциях, связанных с докумен­тальным процессом (рис. 10). Таковы органы цензуры, ведающие предварительным или последующим (после выхода в свет) просмотром произведений и надзирающие за соблюдением Закона о тайне; Информрегистр и Российская книжная палата, фиксирующие выход в свет документов различного назначения, ведущие статисти­ку печати, документных ресурсов вообще; библиографические службы.

Общественный интерес и основной объект государственной информационной политики представляет лишь та часть документных ресурсов, которая обслуживает внешних пользователей, т. е. не связанных с формированием и хранением таких ре­сурсов. Но и эта часть весьма и весьма значительна. В 1999 г. Информрегистр под­готовил национальный доклад "Информационные ресурсы России", составленный на основе наиболее общественно значимых документных ресурсов, формируемых документальными системами, функционирующими в государственном, а также в негосударственном (в коммерческих структурах и муниципальной собственности) секторах. Прежде всего это четыре наиболее мощные и упорядоченные докумен­тальные системы России, имеющие межведомственный и универсальный характер:

• библиотеки общественного пользования;

• архивный фонд;

• органы государственной статистики;

• государственная система научно-технической информации.

В силу особой важности для целей данного курса документные ресурсы, диффе­ренцированные по последовательности их возникновения, развития и функциони­рования, подробно рассматриваются в последующих главах.

Важно иметь в виду, что возможны и иные способы деления документных ресур­сов. Они зависят от тех или иных практических потребностей или ставящихся иссле­дователями целей изучения этих ресурсов.

 

Рис.10. Назначение мониторинговых документальных систем