Метадокументографический ресурс

Всякая фирма, всякое учреждение, предприятие или организация, - короче говоря, всякая социальная система, помимо документированных данных о своих документных ресурсах, имеет подобные же сведения о самих документированных данных, или о документографических ресурсах, или о документных ресурсах второй степени. Назовем такой ресурс (он имеет уже третью степень измерения) метадокументографическим (от греч. мета – после). Это всевозможные описи учетной документации, номенклатуры, реестр дел или другие типовые перечни документов, существующие в делопроизводстве каждой социальной системы (табл.1).

Таблица 1

Примеры документных ресурсов разных степеней сжатия информации

№ п/п	Документный ресурс
	Первой степени	Второй степени, или документографический ресурс, или модель документного ресурса первой степени	Третьей степени, или модель документного ресурса второй степени, т.е. метадокументо-графический
	Книжный фонд библиотеки	§ предварительные заказы на книги; § почтовые сопроводительные документы: пакеты с адресом библиотеки, накладные и т.п.; § паспорт фонда; § учетные документы библиотеки: инвентарная книга, книга суммарного учета и др.; § маршрутная карта обработки; § книга сдачи-приема партии книг из отдела в отдел; § библиотечные каталоги; § индикаторы; § картотеки выданной читателям литературы; § и др.	§ номенклатура форм учета библиотечного фонда § паспорт каталогов библиотеки § и др.
	Приказы по библиотеке, иному учреждению (фирме, предприятию, организации)	§ книга приказов § журнал регистрации входящей документации в отделах § и др.	§ номенклатура дел § опись книг, приказов § и др.

 

Таким образом, в каждой социальной системе присутствуют одновременно документные ресурсы трех родов. Каждый из них описывает систему с разной степенью сжатия информации. Ресурс каждой последующей степени предназначен упорядочить и сделать легко обозримым отражаемый им документный ресурс.

 

Глава 2 Общие положения

 

§ 1. Понятие "документный ресурс";

 

Критика понятия "информационные ресурсы";

 

В научном и практическом обиходе обычно оперируют понятиями "информационные ресурсы", "документные ресурсы", "информационно-документационные ресурсы", не всегда четко улавливая разницу между ними.

На первый взгляд кажется, будто у каждого из этих понятий имеется собствен­ное наполнение: информационные ресурсы имеют дело с информацией, документные — с документами, а информационно-документационные — отчасти с информа­цией, отчасти с документацией.

Однако фактически дело обстоит сложнее. Причина тому — теоретическая не­разработанность исходных понятий: "информация," "документ", "информационные ресурсы", "документные ресурсы".

Попробуем в них разобраться в том объеме, который необходим для профиля данного учебного пособия.

Самое новое нормативное пособие — Государственный стандарт 7.0—99 "Инфор­мационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения" — дефинирует "информационные ресурсы" как "совокупность данных, организованных для эффективного получения достоверной информации". "Документные ресурсы" рассматриваются здесь как "вид информационных ресурсов, представляющий сово­купность отдельных документов в информационных системах". Иными словами, в со­ответствии с этим ГОСТом документные ресурсы предстают как частный случай ре­сурсов информационных.

Из этого следует, что последнее включает в себя, помимо документных, некие недокументные ресурсы. Существуют ли таковые? Попытаемся ответить на этот вопрос, отталкиваясь от термина "данные". В том же ГОСТе "данные" определяются как "ин­формация, обработанная и представленная в формализованном виде для дальней­шей обработки". Подставим это определение в понятие "информационные ресурсы": информационные ресурсы — совокупность информации (обработанной и представ­ленной в формализованном виде для дальнейшей обработки), организованной для эффективного получения достоверной информации. Невнятность, тавтологичность данного определения в результате такой подстановки становится очевидной.

Оставим на этом фоне без внимания указание на цель: выходит, что инфоресурсы могут использоваться только для получения — причем именно эффективного — только информации, причем именно достоверной; для получения информации, а не для чего-либо иного, например принятия управленческого решения. В данном случае нас инте­ресует иное: может ли обработанная и представленная в формализованном виде ин­формация существовать в недокументированном виде, т. е. не быть закрепленной на материальном носителе? К носителям информации (данных) тот же ГОСТ относит "средства регистрации, хранения, передачи информации (данных)", а ими являются речь, память человека или компьютера, проводные или эфирные системы связи и т. п.

Короче говоря, получается, что "информационные ресурсы" и "документные ре­сурсы" — фактически синонимичные понятия. Синонимию этот ГОСТ определяет как свойство различных по форме, но одинаковых или близких по значению знаков.

Обратимся к имеющему юридическую силу определению информационных ре­сурсов, данному в ст. 2 Федерального закона об информации (1995): "...информа­ционные ресурсы — отдельные документы и отдельные массивы документов, доку­менты и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)".

Главное, что обращает на себя внимание в этой дефиниции: информационные ре­сурсы представляют собой документы и их массивы — и ничего более! Следовательно, информационные ресурсы — документные. Выражение "документные ресурсы" точнее, нежели "информационные". Документные ресурсы состоят из множества документов, и информационные ресурсы должны бы по той же логике состоять из множества "инфор­мации", а такое и слово-то (информация во множественном числе) в языке отсутствует.

Поэтому первое, что напрашивается: употреблять выражение "документные ре­сурсы" как более точное, отражающее и содержание этих ресурсов — заключенную в них информацию, и ее материальное воплощение.

Документалист, документовед всегда имеют дело именно с документом в двуединстве его идеального содержания и материальной формы, а не с одной лишь его составляющей, сколь важна бы она ни была.

Определение, принятое в рассматриваемом законе, страдает еще одним недо­статком: определенные документы рассматриваются наравне с отдельными масси­вами документов. Между тем очевидно, что массивы документов состоят как раз из отдельных документов.

Непонятно далее, что имеется в виду, когда говорится об отдельных документах и отдельных массивах документов: подразумевает ли союз "и" их совокупность или самостоятельное функционирование, или здесь, как говорится, возможны вариан­ты: информационными ресурсами можно считать: а) отдельные документы; б) от­дельные массивы документов; в) только сочетание отдельных документов с отдель­ными массивами документов. Что в таком случае объединяет отдельные документы с отдельными массивами документов?

Столь же некорректно и следующее выражение: "документы и массивы докумен­тов в информационных системах". Здесь уже отсутствует определение "отдель­ные" — то есть какие же? Ответа дефиниция не дает.

Введение в это определение термина "информационная система" несколько разъ­ясняет понимание того, что же такое, с точки зрения законодателя, информационные ресурсы. Информационная система, как сказано в той же ст. 2 Закона, — это "органи­зационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информа­ционных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы". Получается, что массивы докумен­тов в информационных системах отличаются от отдельных массивов документов орга­низационной упорядоченностью, и информационные ресурсы вбирают в себя как упо­рядоченные, так и хаотичные массивы документов.

Выражение "массив документов" тоже требует уточнения. Слово "массив" свидетельствует о множестве (массивности) и статичности этого множества документов. Таким образом, понятие "ресурсы" приравнивается к понятию "массив документов". Между тем массив документов образуется из его потока, являющегося, таким образом, составной частью документного ресурса. Огра­ничивать документный ресурс, только массивом документов и выпускать из по­ля зрения поток документов — значит сильно обеднять представление об этом ресурсе. На самом деле документный ресурс представляет собой одновремен­но и массив, и поток документов. Документный ресурс, иными словами, пред­ставляет собой набор документов и в их статике, и в их динамике. Кстати, поня­тия "массив" и "поток" всегда сочетаются в научной литературе со словом "до­кументы", и выражения, родственные "информационным ресурсам", т. е. с использованием множественного числа, к счастью, отсутствуют. Используются только словосочетания типа "документный поток", "массив документов".

Определения информационных ресурсов, даваемые в научной литературе, тоже подводят к мысли о синонимичности этого понятия с понятием "документные ресур­сы" и о большей точности именно последнего выражения. Например: "Информацион­ные ресурсы — это информация, созданная и/или обнаруженная, зарегистрирован­ная, оцененная, с определенными (заданными) законами деградации и обновления. В конце концов, это тоже документ, но с четко определенными качественными и коли­чественными характеристиками (выделено мной. — Ю. С.)"*. Здесь обращает на себя внимание вынужденное признание факта, что информация есть документ, но вопрос, что же остается за его пределами, авторы опускают. Малоубедительны и ключевые слова: ресурсы — это информация. Более точно начинается определение, в соответ­ствии с которым информационные ресурсы — это "массивы информации или сово­купность документов в информационных системах (библиотечных или архивных сис­темах, фондах, банках данных, других информационных системах)"**.

Но и здесь авторы не уточняют, чем массивы информации отличаются от сово­купности документов и почему совокупность документов именуется информацион­ными ресурсами.

Кроме того, информационные ресурсы отождествляются в этом определении только с массивом, но не с потоком документов.

В выражениях типа "информационно-документационные ресурсы", "информационно-документационная подготовка кадров" под "информационным" имеют в ви­ду устную информацию, а под "документационным" — информацию, закрепленную на вещественном носителе.

Это разделение страдает значительной долей условности: предполагается, что устные сообщения, во-первых, не имеют материального носителя, а во-вторых, ни­как не зафиксированы.

Между тем фактически любое сообщение всегда передается материальной сре­дой — если не вещественной, то энергетической (акустическими колебаниями, ра­диоволнами и т. п.). В последнем случае продолжительность существования инфор­мации равна времени ее передачи, т. е. имеет место синхронный документ. И если исходить из авторитетного определения документа, содержащегося в государст­венном терминологическом стандарте на делопроизводство и архивное дело (доку­мент — это материальный объект с информацией, закрепленной созданным чело­веком способом для его передачи во времени и пространстве), то, например, ра­диопередача, т. е. устная, музыкальная и подобная им информация, бегущая строка световой рекламы, демонстрация кинофильма как раз и служат наглядной иллюст­рацией синхронного документа. Он превращается в диахронный, т. е. привычный, документ, будучи записан на более или менее долговечный носитель (критерий вре­мени информации на носителе для каждого вида документа зависит от многих фак­торов), - например, когда устная информация записывается на диктофон. Управ­ленческие системы имеют дело преимущественно с документированной информа­цией, т. е. являются документальными в сущности. Поэтому выражения "информационно-документальный", "информационно-документационный" трудно признать правомерными.

Вместе с тем выражение "информационные ресурсы" в своих собственных пределах имеет право на употребление. Поясним это методом аналогии. Заду­майтесь: чем занимается любая торговая точка? Ясно, что торговлей, но обратите внимание, как по-разному осознается этот процесс людьми, стоящими по обе сто­роны прилавка. В тот момент, когда клиент товар покупает, продавец его продает. Процесс один и тот же, а термины для его обозначения существенно, в данном случае даже полярно, разные. С точки зрения клиента, он пользуется пунктом по­купки, а продавец полагает, что работает в пункте продажи. И каждый по-своему прав. Поэтому учебное пособие для клиента, если бы таковое существовало, пра­вильно было бы назвать "Технология покупки товара", а соответствующее пособие для продавца — "Технология продажи товара". Так и в нашем случае: раз учебник предназначен, так сказать, продавцу, т. е. тому, кто обслуживает клиента инфор­мацией (товаром), ресурсы называем документными. А с точки зрения пользова­теля они же — информационные. Словоупотребление в каждом случае должно быть уместным.

Понятие "документный ресурс" приложимо к отдельной информационной систе­ме - библиотеке, фирме, музею, типографии, и тогда это конкретное, частное по­нятие. От него может быть образовано множественное число: "документные ресур­сы". О документных ресурсах правомерно говорить как о некоей ограниченной со­вокупности отдельно взятых собраний документов.

Но понятие "документный ресурс" может рассматриваться и как общее собира­тельное, когда имеется в виду либо любое, какое угодно собрание документов или их совокупностей, либо как вся совокупность документных ресурсов того или иного масштаба: документный ресурс России, ресурс документов по бизнесу, документ­ный ресурс для студентов вузов культуры.

Чтобы сделать эти нюансы более понятными, проведем аналогию. Правомерно сказать: "студент Иванов" — понятно, что речь идет об одном конкретном студенте. Можно сказать "студенты 208-й группы", "русские студенты" — тут вполне уместно применить множественное число. Но если надо вести речь обо всех студентах вооб­ще, то опять используется единственное число, но уже в обобщающем контексте: "студент нынче пошел грамотный", "современный студент знает, что ему нужно от учебы", "студент Московского региона отличается от студента Западной Сибири та­кими-то характеристиками...". Так и в данном случае; можно употреблять слова и "документный ресурс" и "документные ресурсы", важно лишь, чтобы каждый раз это употребление было грамотным.

Поскольку данный учебный курс посвящен документным ресурсам как таковым, всем и всяким документным ресурсам вообще, он имеет обобщающий термин — "документный ресурс".

 

Термины, производные от слова "документ";

 

Определение ресурсов, включающее слово "документные", согласно нормам языка, означает: документные — значит состоящие из документов. Выражения "до­кументальные ресурсы", "документальные фонды" противоречат терминологичес­ким нормам: документальный — значит "включающий в себя документы", "основан­ный на документах". Поэтому словосочетание типа "документальная система" пра­вомерно, ибо такая система включает в себя документы, но имеет и другие составные части.

Есть нюансы и в соотношении понятий "документный" и "документационный". Выражение "документация" предполагает наличие систематизированного собрания служебных документов. Отсюда правомерны выражения: "учебная до­кументация", "техническая документация", "управленческая документация" и т. п. Понятие "документационный ресурс" — это частный случай "документного ресурса" (рис. 4).

 

 

Правомерны и другие выражения, производные от корня "документ". В итоге об­разуется по крайней мере следующий понятийный ряд (табл. 2).

 

Таблица 2

Выражения, производные от понятия "документ";

Понятие	Значение	Примеры
Документный	Состоящий из документов	Документный ресурс; документный фонд; документный массив; документный поток
Документальный	Содержащий документ как один из элементов своей структуры	Документальная система
Документацион-ный	Относящийся к документации как множеству документов служебного назначения	Документационный ресурс
Документарный	Существующий в форме документа, т. е. оснащенный реквизитами, свойственными документу*	Документарная информация; закон документарной поддержки, документарный запрос (т. е. оформленный на бланке, например, читательского требования)
Документирован-ный	Основанный на документах, подтвержденный документами, имеющий ссылки на документы	Документированная статья, документированное библиографическое разыскание
Документовый	Предназначенный для изготовления документа как материального объекта; характеризующий структуру документа	Документовая бумага (например, гербовая, бланк); документовые чернила

 

*Процесс документопроизводства, таким образом, следует называть документаризацией.

 

В последние годы появилось слово "документатор". От него можно производить термины "документаторский", "документаторство" и т. п. Сейчас "документатор" оз­начает компьютерную программу, преобразующую какую-либо совокупность дан­ных в другую, самостоятельную. По сути дела, тем же занимается и человек, поэто­му такое слово можно приложить к наименованию специальности по аналогии со словом классификатор — это и специалист по классификации, и систематизирован­ный перечень, и технический агрегат для сортировки материалов.