Оформлення електронних документів.За способом оформлення всі ділові папери можна умовно поділити на три категорії: а) документи, що пишуться від руки; б) документи, які друкуються на комп'ютері; в) готові бланки, до яких вписуються об'єктивні дані. Від руки пишуть заяви, автобіографії, пояснювальні записки, розписки, особисті доручення, деякі види звітів, оголошень. Вручну оформлюють чернетки списків, відгуків, рецензій, протоколів, службових листів, наукових праць, потім їх набирають на ЕОМ. Заяви про прийняття на роботу або надання матеріальної допомоги, анкети, особові листки з обліку кадрів, довідки, контракти, трудові угоди, посвідчення про відрядження — це виготовлені друкарським способом бланки, до яких особа вносить об'єктивні дані вручну. Переважна більшість документів обов'язково має бути оформлена за допомогою комп'ютера. Особливо це стосується організаційно-розпорядчих документів (вказівок, інструкцій, положень, постанов, наказів, статутів); також резюме, відгуків, рецензій, наукових праць; службових листів (зокрема тих, які надсилаються електронною поштою); протоколів і витягів із протоколів; документів, які містять табличні дані (накладні, таблиці, графіки); договорів, офіційних доручень. Будь-який набраний на комп'ютері текст можна умовно назвати документом. У діловодстві є певні правила оформлення документів, які необхідно виконувати, їх висунення пояснюються не лише необхідністю виконувати вимоги встановленого порядку, а й тим, що виконання єдиних правил забезпечує юридичну силу документів і полегшує роботу з ними. Зрозуміло, що діловий папір без дати, підпису й інших реквізитів — це приватна записка, а не офіційний документ. Для перевірки правильності встановлення полів документа, який оформлюємо на комп'ютері, або зміни їхніх розмірів, вибору формату паперу, необхідно скористатися командою Параметри страницы в меню Файл. Діалогове вікно Параметры страницы містять вкладки: Поля, Раз мер бумаги, Источник бумаги, кожна з яких використовується для встановлення сталих параметрів. Змініть установки полів за замовчуванням на потрібні, відкрийте вкладку Размер бумаги, клацнувши на її назві лівою кнопкою миші, на ній зазначено необхідний розмір паперу (за потреби внесіть зміни). Якщо документ уже містив текст, то він буде розміщений згідно з новими параметрами. Необхідно звернути увагу на те, що встановлювати розмір сторінки і поля потрібно перед форматуванням тексту документа. Адже після зміни параметрів сторінки тексту будуть розміщені згідно з новими установками, і час, витрачений на розміщення абзаців, буде втрачено. Параметри сторінки досить установити один раз, після чого зберегти документ. Надалі при відкритті цього документа він буде завантажуватися з усіма особливостями свого форматування, незалежно від того, з яким документом ви працювали досі. Існують і певні правила оформлення самого тексту, яких бажано дотримуватися, щоб документ мав прийнятний вигляд, його легко було читати, не було зайвих «пробілів» тощо. Зупинімося на найголовніших. 1. При введенні тексту завжди треба ставити тільки один пробіл (клавішею Sрасе). Інакше будуть з'являтися надто великі інтервали, особливо під час установлення режиму вирівнювання по ширині. 2. Не можна використовувати «незаповнений абзац» для 3. Не потрібно використовувати знак табуляції (клавіша 4. Необхідно обмежувати кількість виділень у тексті. Недо 5. Виділення схожих за змістом і логічним призначенням Питання для самоперевірки: 1. Охарактеризувати текстові редактори і текстові процесори. 2. Дати опис вікна документа. 3. Які вимоги висуваються до оформлення електронних документів? 4. Які документи завжди пишуть від руки?
|
