Структура ділового листа.

Оформлення листа. Службові листи друкують на комп’ютері, друкарській машині або пишуть на чистому бланку лише з одного боку. На бланку лише першу сторінку, решта – на чистих аркушах. Поля: ліве – 30 мм, праве – не менше 8, верхнє – 20мм, нижнє – 16 –19 мм. нумерація – з другої сторінки, посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Абзац у листах має становити три інтервали від поля. Типовий абзац має три частини: 1)зачин,2)фраза,3)коментарі. Текст друкується через півтора чи два інтервали.

Надзвичайно цінні листи від офіційних осіб, які написані від руки каліграфічним почерком.

Основою службового листа є текст, який має чітко відбивати причину та мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі докази, аргументи. Щоб текст листа був бездоганним, він має характеризуватися такими ознаками:

- правильністю (відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі);

- змістовністю (глибоке осмислення теми, головної думки листа, уникнення зайвого);

- послідовністю та логічністю викладу (закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до іншої).

Ці переходи здійснюють за допомогою зв’язок:

- хотіли б також нагадати про те...,

- водночас хочемо наголосити на...,

- вважаємо за доцільне...,

- не зайвим буде нагадати...,

- при нагоді просимо вас...,

- ще раз хочемо подякувати вам за те...,

- необхідно зазначити і те...

- мовним багатством;

- точністю;

- доречністю та доцільністю.

Труднощі при написанні листа представляє використання займенників. Так, займенник ми не несе в собі ніякої конкретної інформації, тому краще використовувати конкретний іменник. Займенник я використовують лише у тих листах, де це відповідає їх стилю. У листах необхідно звертатися до адресата на Ви.

Займенники ІІІ особи зазвичай замінюють іменниками: банк просить, фірма гарантує, інститут спрямовує

У ділових листах потрібно уникати невизначеності і намагатися не використовувати такі слова як: не те, щоб; у певному випадку; здається це не так.

Багатослів’я можна уникнути, ретельно перевіряючи кожну фразу.

Також бажано використовувати так звані “магічні” слова, роль яких здебільшого виконують прикметники, епітети: чудовий, надзвичайний, прекрасний, неймовірний, гарний, яскравий, різноманітний, милозвучний тощо.

Для наочності:

Це була хороша промова - Це був видатний виступ

Чудове виконання - Хвилююче виконання

Цікава презентація - Захоплююча презентація

Прекрасна зустріч - Незабутня зустріч

Для представників різних професій існують свої магічні слова. Крім цього, вони набувають сили лише у певному контексті. При правильному використанні вони можуть суттєво змінити тон листа і ступінь його впливу на клієнта. А недоречне використання вказаних слів може викликати лише подив і здивування.

Формула ефективності ділового листування

Велика частина листів пишеться з метою що-небудь продати, отримати, вияснити... Послідовність впливу листа на клієнта / партнера може виглядати так:

УВАГА – ЦІКАВІСТЬ / ІНТЕРЕС – ПРОХАННЯ – ДІЯ

Спочатку захоплюють увагу початковими фразами, далі 1 – 2 реченнями пробуджують цікавість читача, а потім висловлюється прохання і у заключній частині – спонукання до дії.

Вимоги до ділових електронних листів.

Етика формулює принципи, які дозволяють відокремити правильну поведінку від неправильної. Етичні норми кожної організації – це система загальних цінностей і правил етикету, дотримання яких необхідне для персоналу даної організації. Принципи службової етики складалися роками і несли в собі те, що було властиво тій чи іншій епосі. Важливі принципи ділових відносин – чесність, порядність, тактовність, терпимість, делікатність.

Етикет ділового листування вимагає:

- показати свою зацікавленість у партнері;

- відповідь давати на усі питання і листи протягом двох днів.

Необхідно створювати імідж свого підприємства за допомогою фірмових бланків, конвертів, візитних карток, а також вигляду самого листа. Фірмовий стиль листа – високоякісний папір, відповідність конверту, шрифт тексту.

Кожна ділова людина має бути перш за все вихованою і дотримуватися правил:

1. Виконувати обіцянки. Якщо не вийшло це зробити вчасно, не виправдовуватися, а призначити новий термін.

2. Треба пам’ятати, що є і інша думка чи позиція, яка може бути не гіршою.

3. Уміти слухати, мати терпіння.

4. Відхиляти непотрібні пропозиції тактовно.

5. Рекламуючи себе, не принижувати партнерів.

Культура письмової подачі інформації – одна з основних умов службової етики.

Електронне листування використовує ті ж принципи, що і традиційне. Є певні особливості електронних листів:

· Обов’язково вказувати тему листа.

· Писати коротко, лише по суті, бо довгі електронні листи ніхто не читатиме.

· Використовувати шанобливі форми звертання.

· Прикладаючи файли, обов’язково робити примітку: «Документи у вкладеному файлі».

· Для електронної адреси використовувати нейтральну адресу.

· Електронний підпис повинен мати усі реквізити, включаючи адресу, контактні телефони, електронні адреси.

· Надсилаючи листа кільком адресатам, не варто відправляти автоматично усім, бо адреси всіх отримувачів будуть надсилатися також. Краще надсилати кожному окремо.

· На електронного листа необхідно відповідати терміново. Якщо такої змоги немає, то краще встановити автовідповідач, наприклад такого змісту: «Дякуємо, Вашого листа отримали. Проте на даний час ми не можемо відповісти. Зробимо це найближчим часом…» тощо.

 

Питання для самоперевірки:

1. Охарактеризувати особливості ділового листування.

2. Які вимоги до ділових, зокрема, електронних листів?

3. Яку структуру має діловий лист?

4. Яке золоте правило ділового листування?

5. Які мотиви складання листів?