ПАМЯТКА

Объедините основную информацию и составьте памятку, в которую внесите даты проведения каждого подготовительного мероприятия. При сильной занятости легко что-то упустить из виду, и тогда памятка напомнит вам обо всех делах. Составляя памятку, не перегружайте ее излишней информацией, но регулярно ее обновляйте. Предлагаемый нами образец может быть изменен по вашему усмотрению. Вложите эту памятку как справочный материал в свою папку.

ОСНОВНАЯ ИНФОРМАЦИЯ И ПАМЯТКА

Совещание Дата (даты) Место проведения Комната (номер) Количество участников Временные рамки Подготовка комнаты

ДатаРазмещение Аудио-визуальные средства Продукты Дисплей Приглашения Печатные материалы Карта размещения Транспорт Место проведения/встречи Ответственное лицо и его контактный телефон

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ

Убедитесь, что в нужный день помещение будет свободным для проведения мероприятия. Если помещение следует заказать заранее, непременно сделайте это. Если мероприятие будет проводиться вне вашего офиса, прочтите раздел "место проведения".

УЧАСТНИКИ МЕРОПРИЯТИЯ

Сели дата проведения мероприятия не была оговорена предварительно, то вам следует лично позвонить каждому из участников или их секретарям, убедиться, что участники смогут присутствовать на мероприятии и попросить их отметить дату его проведения в своем ежедневнике.

ПРИГЛАШЕНИЯ

Оповестите каждого о том ГДЕ, КОГДА и ПОЧЕМУ произойдет мероприятие. Если оно проводится в новом и малоизвестном месте, то вам следует обеспечить каждого участника картой, чтобы все смогли легко найти дорогу, (о картах см. раздел о проведении конференций).

1 1омещение должно быть оборудовано в "стиле", удобном для проведения мероприятия. Для большинства встреч с небольшим числом участников требуется один круглый стол. Всего существует четыре стиля оборудования комнаты, и вам следует обсудить с руководством варианты размещения участников. В этом вам помогут приведенные ниже схемы.

ПРОДУКТЫ

Организуйте доставку безалкогольных напитков, например, кофе, чтобы предложить его участникам по их прибытии или во время собрания. Воду и/или газированные напитки предложите во время собрания. Организация обеда или закусочного стола должна быть обсуждена заранее с работниками буфета или с менеджером, ответственным за организацию конференции. Количество участников утверждается (обычно) за 48 часов до начала мероприятия. В данном случае необходимо все тщательно проверить.

АУДИО-ВИЗУАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА

Плакат с отрывными листами и ручки — все, что требуется в большинстве случаев. Проверьте исправность всех ручек и наличие достаточного количества бумаги. Если для проведения мероприятия вам требуется дополнительное оборудование, внимательно изучите раздел, посвященный проведению конференций.

КАК ВЫБРАТЬ МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯ

Выбор конкретного места проведения мероприятия очень важен для успеха встречи/конференции. В течение первого этапа подготовки — планирования — вы приняли ключевые решения — определили дату, количество участников и выяснили, какое вам понадобится оборудование. Теперь вам необходимо подыскать

РАСЦЕНКИ

Когда вы бронируете помещение для проведения мероприятия или заказываете дополнительные услуги, убедитесь, что их стоимость соответствует указанной в прейскуранте. Убедитесь, что выплаченная вами сумма совпадает с указанной в предъявленных расценках. Помните, что все люди могут ошибаться (либо расценки были подняты).

СКИДКИ

В зависимости от времени года, доступности, специализации места проведения (для корпораций, отдельных частных лиц или групп) вы можете оговорить получение скидок. Если вы забронировали помещение через Центр по организации мероприятий, то они, возможно, получают комиссионные непосредственно от компании, осуществляющей проведение мероприятия, так что вам не придется платить за их услуги. Кроме того, в Центре могут предложить вам сделку на более выгодных для вас условиях, чем если бы вы бронировали помещение сами.