РЕГИСТРАЦИОННЫЕ ЗНАЧКИДолжны быть отпечатаны по подготовлены заранее образцам. Оборудование для их изготовления имеется во всех местах проведения общественных мероприятий. Советуем использовать различные цвета для различения участников — делегатов, выступающих и т. д. Значки с именем очень полезны, когда делегаты не знакомы друг с другом. Применение значков оправданно и с точки зрения обеспечения безопасности. Значки выдаются делегатам по их прибытии. Разложенные в алфавитном порядке, значки облегчают работу регистрационного бюро по их выдаче. ПРЕДСЕДАТЕЛЬ Председатель — ключевая фигура мероприятия. В его задачи входит следить за общим ходом выступлений и за регламентом конференции. ПЕЧАТНЫЕ МАТЕРИАЛЫ Скорее всего, для конференции вам понадобится определенная литература. Заранее закажите необходимые буклеты и брошюры, особенно если их надо сверстать и распечатать. Попросите, чтобы материалы доставили до начала конференции, чтобы в случае каких-либо недоразумений было бы время внести необходимые коррективы. Необходимость в наличии литературы будет целиком зависеть от потребностей мероприятия. ПЛАН-КАРТА Делегатам необходимо знать, где будет проводиться конференция и как добраться до этого места. На хорошем плане-карте должны быть показаны прилегающая местность, номера дорог и основных магистралей, названия местных дорог, ориентиры, станции, аэропорты и названо приблизительное количество времени на то, чтобы добраться до места проведения конференции. Карта должна быть простой и понятной. Ею следует обеспечить всех делегатов, докладчиков и прочих гостей, подрядчиков и т.д. Карта может прилагаться к общей брошюре или быть КАК ОРГАНИЗОВАТЬ И ОФОРМИТЬ ВЫСТАВОЧНЫЙ СТЕНД Основные вопросы: 1. Цель организации стенда. 2. Бюджет. 3. Заказ стенда. 4. Оформление стенда. 5. Руководство для участников выставки 6. Ответственный за стенд. 7. Обслуживание стенда и обучение сотрудников, работающих на нем. "ДОВЕРЯЙ, НО ПРОВЕРЯЙ"; Недавно, за неделю до того, как мне нужно было организовать стенд в гостинице Бристоль, я позвонила, чтобы проверить информацию о времени начала выставки. Мне сообщили, что в этой гостинице проведения выставки НЕ планируется. Немедленно связавшись с организаторами, я выяснила, что они изменили место проведения мероприятия! Таким образом простой телефонный звонок перед началом выставки поможет вам сберечь время и избавит от излишнего беспокойства ЦЕЛИ ОРГАНИЗАЦИИ СТЕНДА Чего вы ждете от участия в выставке? Прежде чем дать ответ на этот вопрос, хорошо подумайте и решите для себя, ПОЧЕМУ вы участвуете в выставке. Ответ будет решающим фактором в планировании и организации стенда. Нацелена ли маркетинговая стратегия вашей компании на завоевание какого-то определенного сегмента рынка? Правильно ли вы сделали, выбрав именно эту выставку для демонстрации своих услуг или товаров? ПРИЧИНЫ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ: Заинтересованность в росте объема продаж? Необходимость популяризации определенной торговой марки? Расширение связей с общественностью? Желание привлечь новых покупателей? Демонстрация доброжелательного отношения к постоянным клиентам? Начало выпуска нового товара? Наблюдение за деятельностью конкурентов? Проведение исследований или тестов? БЮДЖЕТ Бюджет должен включать следующее: Стоимость пространства, на котором будет размещен стенд. Оформление и монтаж Мебель. Электричество и освещение Подготовка и транспортировка экспонатов к стенду. Графические и дисплейные материалы. Печатные материалы, бланки заказов, ручки. Питание сотрудников, работающих на стенде. Оплата сотрудникам транспорта, гостиницы, стоянка, непредвиденные расходы. Оплата работникам, нанятым с целью рекламы стенда. Рекламные сувениры, одежда. Аудиовизуальное оборудование. Всегда просите перечислить все расходы в письменной форме и проверьте их по счетам-фактурам: ошибки случаются везде.
|
