СЧЕТА-ФАКТУРЫСчета-фактуры должны всегда присылаться в вашу компанию для рассмотрения. Большинство компаний по предоставлению мест проведения мероприятий просят внести некоторую сумму в качестве предоплаты, некоторые требуют полной предоплаты, а некоторые выставляют счет после проведения мероприятия. Обязательно получите подтверждение и копию условий оплаты аренды. Если у вашей компании открыт счет в агентстве по организации деловых мероприятий, то, возможно, они смогут забронировать для вас место, а затем выслать вам счет-фактуру. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФЕРЕНЦИЙ D этом разделе речь пойдет о практической стороне проведения конференции. Организация конференции в целом не отличается от организации встречи или собрания, но первая требует больше дополнительнь1х приготовлений и тщательного планирования. Конференция является прекрасным способом собрать людей вместе с целью обсуждения их интересов, профессиональных или личных. Однако следует обратить внимание на следующие вопросы: • Какова цель организации конференции? • Какие ожидаются результаты? • Кто участвует? • Смогут ли докладчики выступить на должном уровне, заинтересовать аудиторию? • Удачно ли выбрано место проведения, и соответствует ли оно цели конференции? • Каков регламент? Итак, перед тем, как приступить к организации конференции, вам необходимо собрать вместе всю имеющуюся информацию и составить список того, что нужно сделать, оставив место для пометок. Многое из перечисленного ниже уже рассматривалось в разделе о планировании, однако для проведения больших конференций могут потребоваться дополнительные приготовления непосредственно накануне мероприятия. • Название места и адрес. • Менеджер конференции — имя и телефон. • Название зала (комнат) проведения конференции. • Количество делегатов-участников. • Размещение. • Аудио-визуальное оборудование. • Аккредитационные карточки. • Председатель. • Подготовка зала для проведения конференции. • Доставка продуктов и напитков. • Дисплей/графики. • Список участников. • Список докладчиков. • Печатные материалы. • План-карта. • Оборудование кафедры (места для выступающих). • Расписание работы конференции. • Стол для выступающих и председателя. • Транспорт. • Место проведения. АУДИО-ВИЗУАЛЬНОЕ ОБОРУДОВАНИЕ Оборудование, которое вам понадобится, зависит от требований выступающих и уровня конференции. Наиболее часто используемое и самое распространенное оборудование следующее: • Проектор для слайдов • Видеомагнитофон • Экран • Доска с мелом • Указка Если требуется более высококачественное профессиональное оборудование, вам следует обратиться за консультацией к специалисту. Проецировать изображения на экран можно из центра или задней части зала. Однако более профессиональным считается проецирование "со спины", когда проектор устанавливается на расстояние 25-30 см за экраном. Для этого за экраном следует освободить место. Высота экрана имеет очень большое значение, убедитесь, что все участники смогут увидеть происходящее. Проверьте, достаточна ли высота потолка. Кресла с встроенными наушниками и микрофонами стали неотъемлемыми атрибутами проведения больших конференций. Если вы выбрали зал, не оборудованный этими приспособлениями, их можно арендовать. Использование индивидуальных акустических систем создаст профессиональную атмосферу, к тому же всем участникам будет хорошо. Определите, сколько и какого типа микрофонов вам необходимо. Если вы пользуетесь услугами компании по организации мероприятий, то ее представители могут дать вам полезный совет. Основные типы микрофонов/стоек: • Традиционные микрофоны со шнуром на регулируемых по высоте стойках. Такой микрофон можно снять и держать в руке. • Настольный микрофон. • Маленькие микрофоны-"прищепки". • Радио-микрофоны — отсутствие шнура дает выступающему полную свободу движения.
|
