Тема 1.3. Особенности составления и оформления информационно-справочных документов.

Студент должен знать:

§ основные виды и назначение документов деловой переписки (служебное (деловое) письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное письмо (сообщение));

§ основные виды и назначение документов информационно-справочного характера (справки, акты, докладные и объяснительные записки);

§ состав реквизитов этих документов, требования к составлению и оформлению;

§ особенности текста.

Студент должен уметь:

§ правильно составлять и оформлять основные виды информационно-справочных документов.

 

Содержание учебного материала:

Понятие и назначение деловой (служебной) переписки. Особенности передачи и содержания этих документов.

Служебное (деловое) письмо. Понятие и назначение этого документа, состав реквизитов, требования к составлению и оформлению текста.

Телеграмма, телекс. Понятие и назначение этих документов, их особенности, состав реквизитов, требования к составлению и оформлению текста.

Телефонограмма. Понятие и назначение этого документа. Особенности передачи. Правила разговора по телефону. Состав реквизитов и особенности текста.

Факсограмма и электронное письмо (сообщение). Понятие и назначение этих документов. Правила передачи. Требования к составлению и оформлению.

Справка. Понятие и виды, назначение. Состав реквизитов, особенности текста.

Докладная записка. Понятие и виды, назначение. Состав реквизитов, особенности текста.

Объяснительная записка. Понятие и виды, назначение. Состав реквизитов, особенности текста.

Акт. Понятие и виды, назначение. Состав реквизитов, особенности текста.

Протокол. Понятие и виды, назначение. Состав реквизитов, особенности текста. (Для специальности 120714 – организация и проведение заседания коллегиального органа).

Практическая работа № 2. «Составление и оформление документов деловой (служебной) переписки».

Практическая работа № 3 «Составление и оформление информационно-справочных документов».

Практическая работа № 4 «Составление и оформление протокола». (Для специальности 120714).

 

 

Методические указания.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы: акты, справки, докладные и объяснительные записки, переписка и другие.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационным и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности информационно-справочных документов, например, переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчиненности организациями и должностными лицами.

Особое место в системе управленческой документации занимает переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение) определяются способами передачи информации, которые подразделяются на два основных вида – почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т. д.

 

Вопросы для самоконтроля:

1. Что такое информационно-справочные документы?

2. Какова их роль и назначение в управленческой деятельности?

3. Что такое акт? Кем и когда он составляется?

4. Каков состав реквизитов акта? Особенности текста?

5. Что такое справка? Каковы виды справок?

6. Каков состав реквизитов справки? Особенности текста?

7. Что такое докладная записка?

8. Каков состав реквизитов докладной записки? Особенности текста?

9. Что такое объяснительная записка?

10. Каков состав реквизитов объяснительной записки? Особенности текста?

11. Что такое протокол? Когда он составляется и для чего?

12. Каков состав реквизитов протокола? Особенности текста?

13. Что такое служебное (деловое) письмо?

14. Каков состав реквизитов служебного (делового) письма? Особенности текста?

15. Что такое телеграмма? Что такое телекс?

16. Каков состав реквизитов телеграммы? Особенности текста?

17. Что такое телефонограмма? Когда она применяется?

18. Каков состав реквизитов телефонограммы? Особенности текста?

19. Что такое факсограмма? Каково ее назначение и способы передачи?

20. Что такое электронное сообщение? Когда и где оно применяется?

 

Тема 1.4. Особенности составления и оформления распорядительных документов.

Студенты должны знать:

§ понятие, виды и назначение распорядительных документов;

§ понятие и виды приказов;

§ состав реквизитов и требования к их составлению и оформлению;

§ особенности текста распорядительных документов.

Студенты должны уметь:

§ составлять и оформлять все виды распорядительных документов (постановления, решения, приказы, распоряжения, указания).

 

Содержание учебного материала:

Понятие и значение распорядительных документов, их роль в управленческой деятельности.

Определения постановления, решения, приказов, распоряжения, указания.

Виды приказов: по организационным вопросам, по основной деятельности, по личному составу. Требования и особенности их составления и оформления.

Состав реквизитов. Особенности составления и оформления текста.

Этапы разработки распорядительных документов.

Практическая работа № 5 «Составление и оформление распорядительных документов».

 

Методические указания.

Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечение организации финансовыми, трудовыми. Материальными. Информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;

необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановление, решение);

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказ, распоряжение, указание).

 

Вопросы для самоконтроля:

1. Какие документы называются распорядительными? Какова их роль и значение в управленческой деятельности?

2. Какова процедура издания распорядительных документов?

3. Что такое постановление?

4. Что такое решение?

5. Что такое приказ? Каковы виды приказа?

6. Что такое распоряжение?

7. Что такое указание?

8. Каков состав реквизитов распорядительных документов? Особенности текста?