Основные требования, выполняемые при изготовлении бланков
ü На бланке изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. ü Для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги: А4 и А5. ü Бланки документа должны быть изготовлены с учетом размеров полей, установленных государственным стандартом. ü Наиболее распространенный способ изготовления бланков – типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. ü Помимо банка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений, бланки должностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование помещается ниже наименования организации – автора документа. ü На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки. ü На бланках не допускается:
Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов» Суть стандартизации заключается в возведении в норму. Обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых стандартов (ОСТ) и стандартов предприятий, учреждений, организаций (СТП). Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации. Классификация документов – деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Классификация обеспечивает быстрый поиск документа, оперативность работы с ними, регистрацию и хранение. Признаки классификации документов: 1. по способу запечатления информации: - письменные документы - графические документы - фото- и кино- документы - акустические документы 2. по содержанию: - справочные - информационные - распорядительные - по личному составу - организационные - финансовые документы и другие 3. по наименованию: - устав - приказ - акт - справка - договор - автобиография и другие 4. по видам: - типовые документы - примерные документы - трафаретные документы - индивидуальные документы 5. по степени сложности: - простые - сложные 6. по месту составления: - внутренние - внешние 7. по срокам исполнения: - срочные - не срочные 8. по происхождению: - официальные - официально-личные - личные 9. по степени гласности: - обычные - для служебного пользования (конфиденциальные) - секретные 10. по юридической силе: - подлинные: действительные не действительные - подложные 11. по назначению (по стадиям создания): - подлинники - копии: отпуск выписка дубликат 12. по срокам хранения: - постоянного срока хранения - временного свыше 10 лет срока хранения (долговременные) - временного до 10 лет включительно срока хранения (кратковременные) 13. по роду деятельности: делятся на системы документации: - организационно-распорядительная - отчетно-статистическая - снабженческо-сбытовая и другие
Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Унифицированная система документации – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
|
