ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ГРАФ ОПИСИ ДЕЛ

Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела.

 

Графа первая – «номер дела по порядку»

Опись ведется с единой валовой нумерацией в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с архивом. Опись считается законченной, если число заголовков дел достигло четырехзначной цифры. Каждое вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

 

Графа вторая – «индекс дела»

Соответствует индексу присвоенному делу в номенклатуре за соответствующий год.

 

Графа третья – «заголовок дела»

Перед внесением дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Если дела готовят за несколько лет, то сначала их раскладывают по годам, а затем в порядке значимости содержащихся в них документов. При систематизации можно воспользоваться номенклатурой дел. Личные дела систематизируют строго по алфавиту.

 

Графа четвертая – «дата дела»

Даты переносятся с обложки дела и указываются словарно-цифровым способом:

12 января 2005 года

25 декабря 2005 года

 

Графа пятая – «количество листов в деле»

Указываются только цифрами – 75, 20 и т.п.

 

Графа шестая – «срок хранения дела»

Заполняется в описи на дела долговременного хранения в соответствии с номенклатурой дел за соответствующий год. В описи дел постоянного хранения эта графа не оформляется.

 

Графа седьмая – «примечание»

Используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям, о наличии копий и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

Макет служебного письма

Наименование предприятия   Справочные данные (почтовый адрес, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты) ОКПО ОГРН ИНН/КПП		Адресат
_________________________ № _______   На № ________от ___________________
Заголовок к тексту отвечает на вопрос «О чем?» и в краткой форме раскрывает основное содержание письма. Оформляется у служебных писем с большой информацией. Служебные письма, состоящие из 2 – 5 предложений, заголовка могут не иметь

 

 

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной – двух частей: вступление и заключение. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательств или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключительной части формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем, сообщаем, предлагаем).

Письмо должно быть одно предметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

 

 

Отметка о наличии приложения

 

 

Наименование должности И.О.Фамилия

 

 

Отметка об исполнителе

Макет протокола

 

Наименование предприятия