Предмет и система курса дисциплины. Нормативное регулирование ДОУ в организации.Студент должен иметь представление: § о дисциплине и ее основных темах и разделах; § о документировании и документообороте; § о назначении и применении законодательных документов в области ДОУ; § о назначении и применении нормативно-методических документов.
Содержание учебного материала: Значение и содержание дисциплины «Документационное обеспечение управления» и связь ее с другими дисциплинами общепрофессионального и специального циклов. Понятие терминов «Документирование», «Документооборот». Законодательная база документационного обеспечения управления, как основа для создания документов. Нормативно-методическая база, как основа технологии процессов управления. Росархив, его назначение и роль в организации документационного обеспечения управления. Государственная система документационного обеспечения управления – основной документ дисциплины. Его понятие, цель и структура. Государственные стандарты. Понятие и виды. ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к составлению документов» его применение и содержание. Основные правила работы архивов организации. Понятие и назначение этого документа. Инструкция по документированию управленческой деятельности. Ее роль и назначение для организации ДОУ на предприятии.
Методические указания. Документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Современное ДОУ включает: - обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование); - организацию работы с документами (документооборот). Документирование – это процесс создания и оформления документа, запись информации на различных носителях по установленным правилам. Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления. Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения; организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности организации. Документооборотом называется движение документов внутри организации с момента получения или издания до момента завершения исполнения или отправки. В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Основными законодательными документами в области ДОУ можно назвать: Конституцию РФ Гражданский кодекс РФ Трудовой кодекс РФ Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» Федеральный закон РФ «О бухгалтерском учете» Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах и другие законы, Указы Президента, Постановления Правительства РФ, документы министерств и ведомств, касающиеся документирования и организации работы с документами. Общее методическое руководство постановкой ДОУ в нашей стране осуществляют архивные органы, а именно Государственное архивное управление России (Росархив), созданное при Правительстве РФ. Росархиву предоставлено право утверждать нормативно-методические документы по организации документационного обеспечения управления. Общегосударственными нормативно-методическими документами являются: Государственная система документационного обеспечения управления Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ Государственные стандарты Основные правила работы архивов организаций Инструкции по документационному обеспечению управления в организациях.
Вопросы для самоконтроля: 1. Что такое документационное обеспечение управления? 2. Какова структура этой дисциплины? 3. Что понимается под документированием? 4. Что понимается под документооборотом? 5. Каково содержание основных законодательных документов в области ДОУ? 6. Каково содержание и назначение нормативно-методических документов в области ДОУ?
Раздел 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.
Тема 1.1. Понятие документа и его роль в жизни общества. Управленческая документация. Стандартизация, унификация и классификация управленческих документов. Студент должен иметь представление: § о назначении и роли документа в жизни общества; § об управленческой документации и ее назначении; § о стандартизации документов и ее роли в управленческой деятельности; § об унификации документов и ее роли в управленческой деятельности. Студент должен знать: § понятие документа; § понятие классификации и ее назначение; § основные признаки и группы документов; § определение типовых, примерных, трафаретных, подлинных, подложных, копий документов; § определение юридической силы документа и ее обеспечение; § определение системы документации и их назначение.
Содержание учебного материала: Понятие информации и требования, предъявляемые к информации в области управления. Понятие документа и его назначение в жизни общества и человека. Понятие управленческой информации и управленческих документов, их роль в работе предприятия, фирмы. Особенности управленческих документов. Понятие и назначение классификации документов. Основные признаки и группы документов. Основные определения. Понятие и назначение стандартизации документов. Виды стандартов. Понятие и назначение унификации документов. Унифицированные системы документации. Классификация организационно-распорядительных документов.
Методические указания. Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, явлениях и процессах независимо от формы их представления. В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и другую. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком. Носителем информации выступает документ. Документ – это результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале. Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранность и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение в ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и другие. Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщения и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Такие документы называются управленческими. Классификация документов это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Документы классифицируются по следующим признакам: v По способу запечатления информации v По содержанию v По наименованию v По видам v По степени сложности v По месту составления v По срокам исполнения v По происхождению v По степени гласности v По юридической силе v По назначению v По срокам хранения v По роду деятельности Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Система документации – это совокупность документов, взаимоувязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Унифицированная система документации – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Организационно-распорядительные документы – письменные документы, в которых фиксируется решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения деятельности органов власти, учреждений. Предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Вопросы для самоконтроля: 1. Что такое документ? 2. Каково значение документов? 3. Какие документы называются управленческими? 4. Каково их назначение в управленческой деятельности? 5. Что такое классификация документов? 6. Каковы основные признаки и группы документов? Объясните и дайте определения? 7. Что такое унификация? 8. Какова классификация организационно-распорядительных документов?
Тема 1.2. Общие правила и требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов. Студент должен знать: § форматы потребительских бумаг; § размеры и виды полей документа; § понятие и назначение формуляра-образца; § состав реквизитов формуляра-образца для ОРД; § виды реквизитов; § требования к составлению и оформлению реквизитов ОРД; § понятие и виды бланков ОРД; § требования к составлению и оформлению бланков ОРД. Студент должен уметь: § использовать формуляр-образец для составления документов; § составлять и оформлять различные реквизиты; § составлять и оформлять бланки ОРД.
Содержание учебного материала: Размеры и назначение форматов потребительских бумаг. Виды и назначение полей документа. Размеры полей установленные для ОРД государственным стандартом. Понятие и вид формуляра-образца для ОРД. Использование формуляра-образца при составлении и оформлении ОРД. Понятие реквизит. Состав реквизитов ОРД, установленный формуляром-образцом. Виды реквизитов. Назначение отдельных видов реквизитов, требования к их составлению и оформлению. Бланки документов. Понятие и назначение различных видов бланков документов. Требования к их составлению и оформлению. Практическая работа № 1. «Составление и оформление бланков и реквизитов документов».
Методические указания. Форматы потребительских бумаг установлены ГОСТ 9327-60. Для организационно-распорядительных документов основным форматом является формат А4 (210х297 мм). Размеры полей установлены ГОСТ Р 6.30-2003 и должны быть не менее: левое – 20 мм, верхнее - 20 мм, правое – 10 мм, нижнее – 20 мм. Формуляр-образец – это стандартный лист бумаги, на котором графически обозначены площади расположения реквизитов документов. Для организационно-распорядительных документов формуляр-образец установлен ГОСТ Р 6.30-2003 и предусматривает расположение 30 реквизитов. Для каждого реквизита установлены правила и требования к составлению и оформлению. Реквизит – это элемент, составная часть документа. Различают реквизиты постоянные и переменные. Бланк документа – это стандартный лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими информацию об организации – авторе документа ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает изготовление трех видов бланков: общий, бланк для письма, бланк для специального вида документов. Располагаются реквизиты на бланке двумя способами: угловой и продольный штамп.
Вопросы для самоконтроля: 1. Какие ряды потребительских форматов установлены ГОСТ? Как они используются? 2. Каковы размеры форматов бумаги ряда А? 3. Какие виды полей различают на документе? Для чего они используются? 4. Какие реквизиты называют постоянными? 5. Каков состав реквизитов бланков документов? 6. Каковы требования к составлению и оформлению документов? 7. Что понимается под утверждением документов? 8. Что понимается под согласованием документов? 9. Как и для чего оформляется адресование документа? 10. Как и для чего оформляется подпись на документе? Какие требования предъявляются к соотношению подписи и текста документа?
|
