Тема 2.2. Номенклатура дел. Понятие, виды, значение. Требования к составлению и оформлению.Студент должен знать: § понятие и назначение номенклатуры дел для организации делопроизводства на предприятии; § виды номенклатуры дел; § правила составления и формулировки заголовков дел. Студент должен уметь: § составлять и оформлять номенклатуру дел организации или структурного подразделения.
Содержание учебного материала: Понятие номенклатуры дел. Понятие дела. Назначение и роль в делопроизводстве предприятия. Виды номенклатуры дел: типовая, примерная, индивидуальная. Правила использования в работе. Общие правила составления номенклатуры дел. Форма номенклатуры дел, установленная основными правилами работы архивов организации. Правила заполнения граф номенклатуры дел. Требования к формулировке заголовков дел. Практическая работа № 9. «Составление и оформление номенклатуры дел организации или структурного подразделения».
Методические указания. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Виды номенклатуры дел: типовая, примерная, индивидуальная. Номенклатура дел составляется по установленной форме, согласовывается и утверждается руководителем организации и в водится в действие с 1 января следующего года.
Вопросы для самоконтроля: 1. Что такое номенклатура дел? 2. Каково ее назначение для организации ДОУ? 3. Каковы виды номенклатуры дел? Как они применяются? 4. Какова форма номенклатуры дел? 5. Каковы правила заполнения граф номенклатуры дел? 6. Кем и когда согласовывается номенклатура дел?
Тема 2.3. Прием, обработка и отправка исходящей корреспонденции. Предварительное рассмотрение документов. Студенты должны знать: § понятие входящей и исходящей корреспонденции, особенности этих документов; § правила приема входящей корреспонденции; § правила отправки исходящей корреспонденции; § понятие и цель предварительного рассмотрения документов. Студенты должны уметь: § упаковывать и распаковывать корреспонденцию; § оформлять конверты; § составлять и оформлять отчетные документы на отправляемую корреспонденцию; § составлять и оформлять резолюцию.
Содержание учебного материала: Понятие входящей корреспонденции, виды и особенности документов поступающих в организацию. Правила приема документов. Понятие исходящей корреспонденции, виды и особенности документов отправляемых из организации. Правила отправки документов. Упаковка и способы отправки. Отчетные документы об отправке. Понятие и цель предварительного рассмотрения документов. Документы, не проходящие предварительное рассмотрение. Документы, передаваемые на предварительное рассмотрение руководителю организации. Правила составления и оформления резолюции. Время выполнения этих работ.
Методические указания. Прием и первичную обработку осуществляет экспедиция – структурное подразделение организации, входящее в состав службы ДОУ. В небольших организациях эта работа возложена на секретаря руководителя. Эти же службы осуществляют и отправку исходящей корреспонденции. При приеме входящих документов проверяют правильность доставки и целостность упаковки. Документы, поступившие в конвертах или иной упаковке, вскрывают и вновь проверяют правильность доставки и целостность упаковки. Затем конверты уничтожаются, кроме определенных случаев. На поступивших документах указывается дата поступления. Исходящие документы поступают на отправку из структурных подразделений или от руководителей. При приеме документов на отправку их проверяют на правильность оформления и наличие всех реквизитов, придающих документу юридическую силу. Затем их сортируют, оформляют конверты, упаковывают, описывают и отправляют одним из наиболее удобных способов: отправляют по почте, с курьером; телеграфом; факсом или иным способом. Предварительное рассмотрение документов это изучение их содержания и распределение по структурным подразделениям, должностным лицам в соответствии с функциональным делением. Предварительное рассмотрение имеет цель распределить документы на документы, подлежащие обязательному рассмотрению руководством организации и документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения. Итогом предварительного рассмотрения у руководителя является резолюция (17 реквизит). Прием и первичная обработка, предварительное рассмотрение входящих документов осуществляются в день поступления документа в организацию.
Вопросы для самоконтроля: 1. Кто осуществляет прием и первичную обработку входящих документов? 2. Какие операции осуществляются при приеме входящих документов? 3. В каких случаях конверты не вскрываются, а передаются адресату в конвертах? 4. В каких случаях конверты не уничтожаются? 5. Какой реквизит заполняется на входящих документах? 6. По какой схеме проверяют исходящие документы, переданные на отправку? 7. Что понимается под сортировкой исходящих документов? 8. Как оформляются конверты и иная упаковка? 9. Что необходимо учитывать при выборе упаковки? 10. Какие документы составляются для подтверждения отправки? 11. Что понимается под предварительным рассмотрением документов? 12. Какова цель предварительного рассмотрения? 13. Какие документы передаются на предварительное рассмотрение руководителю организации? 14. Что такое резолюция? Каковы правила ее составления и оформления?
Тема 2.4. Регистрация документов. Студенты должны знать: § понятие и назначение регистрации документов на предприятии; § общие правила регистрации документов; § основной принцип регистрации документов; § регистрационный номер (индекс) правила составления; § регистрационные формы, правила их составления и оформления, особенности, недостатки и преимущества. Студенты должны иметь представление: § об информационно-справочной системе организации; § о видах картотек, правилах их составления и работы с ними. Студенты должны уметь: § составлять регистрационный номер (индекс) документа; § составлять и заполнять регистрационные формы; § оформлять дату и регистрационный номер на документах, заполнять 29 реквизит.
Содержание учебного материала: Понятие и назначение регистрации документов, роль регистрации документов в деятельности организации. Общие правила регистрации документов, основной принцип регистрации документов. Реквизиты, заполняемые при регистрации на документах. Понятие и назначение регистрационного номера (индекса) документов. Правила составления и оформления этого реквизита. Классификаторы информации, корреспондентов, структурных подразделений и другие, используемые при составлении регистрационного номера. Формы регистрации документов: журнальная, карточная, автоматизированная. Их характеристика, преимущества и недостатки. Правила составления и оформления. Информационно-справочная система организации. Ее назначение, составление и ведение картотек. Практическая работа № 10. «Регистрация документов»
Методические указания. Регистрация документов – это запись необходимых сведений о документе в специальной форме с последующим проставлением на них даты и регистрационного номера (индекса). Документы должны регистрироваться один раз поступающие в день поступления, исходящие и внутренние в день подписания. На входящих оформляется реквизит 29, на исходящих и внутренних – реквизиты 11 и 12. Регистрационный номер (делопроизводственный индекс) – это специальное обозначение, под которым документ вносится в информационно-поисковую систему организации. Он состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве и иных обозначений (кодов) по которым можно определить место составления или исполнения, адресата, содержание и другие данные, необходимые для поиска документа. Различают три основные формы регистрации документов: журнальную, карточную, автоматизированную. У каждой из них имеются свои недостатки и преимущества. Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах организации. На его основе служба ДОУ обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов: § у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ; § в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу. Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме. Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.
Вопросы для самоконтроля: 1. Что такое регистрация документов? 2. Какова роль и значение регистрации документов в деятельности организации? 3. Каковы системы регистрации документов? 4. Каковы общие правила регистрации документов? 5. Как обеспечивается принцип однократности регистрации документов? 6. Как составляется регистрационный номер входящих и исходящих документов? 7. Как составляется регистрационный номер внутренних документов? 8. Как ведется порядковая нумерация документов при регистрации? 9. Что представляет собой журнальная форма регистрации документов? 10. Каковы недостатки и преимущества журнальной формы регистрации? 11. Что представляет собой карточная форма регистрации документов? 12. Каковы ее преимущества и недостатки? 13. Что представляет собой автоматизированная система регистрации? 14. Каковы ее преимущества? 15. Каковы правила заполнения регистрационных форм?
Тема 2.5. Исполнение документов. Контроль за исполнением документов. Студенты должны знать: § понятие исполнения документа, сроки исполнения, понятие исполнитель; § назначение и роль контроля за исполнением документов в управленческой деятельности; § основные направления и виды контроля; § технологию контроля за исполнением документа, контрольную картотеку.
Содержание учебного материала: Понятие исполнения документа, способы исполнения документа. Понятие исполнитель, требования к работе с документами исполнителя. Сроки исполнения документов. Понятие, виды, правила установления и изменения. Назначение и роль контроля за исполнением документов в управленческой деятельности. Основные моменты и виды контроля за исполнением документов. Должностные лица, ведущие контроль и ответственные за ведение контроля. Документы, подлежащие контролю за исполнением. Технология контроля за исполнением документов. Составление и работа с контрольной картотекой в ручном и автоматизированном режиме. Методические указания. Этап исполнения документов является единым звеном в технологических схемах обработки и движения поступивших и отправляемых или внутренних документов. В обработке поступивших документов это завершающий этап, для отправляемых и внутренних документов -– начальный этап обработки и движения. Этап исполнения документов осуществляется в пунктах получения информации документа, поэтому это самый важный этап. Именно на этом этапе получается и обрабатывается информация, которую несет документ, т.е. для этого он и создается. Исполнитель несет полную ответственность за документ с момента получения и до момента выбытия. Работнику необходимо твердо усвоить, что все документы должны храниться в папках; хранение на столах, а также в незапертых ящиках столов запрещается. С документами надо обращаться бережно и аккуратно. Не следует на них делать надписи или пометки, подчеркивать отдельные места. Записи, пометки делают на отдельных листах, которые называются разработками. Составление ответного или инициативного документа, прежде всего его текста, является начальной творческой операцией, входящей в этап исполнения документов, и осуществляется руководителями и специалистами. Ответные документы содержат результаты работы с поступившими документами, устными запросами. Инициативные документы отражают решения руководителей и специалистов, принимаемые ими при выполнении управленческих функций. Остальные операции связаны с неоднократным перепечатыванием документов, считыванием и правкой текста, перемещением документа по инстанции в процессе согласования, подписания, утверждения. Многие поступившие документы не требуют составления ответного письма и присылаются для использования в работе (нормативные, инструктивные и другие), информация по основным вопросам деятельности обобщается и включается в плановые, отчетные и другие документы. Результат целевого использования информационных сведений указывается непосредственно на самом документе (реквизит 28) и в регистрационной форме. Исполнение документов должно осуществляться в определенные сроки. Сроком исполнения документов называется период времени, отведенный на исполнение или календарная дата, на которую назначено завершение исполнения. Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа, для поступивших документов – с даты получения. Различают два вида срока исполнения документов: типовой и индивидуальный. Параллельно с этапов исполнения документов осуществляется этап контроля за исполнением документов, который является важнейшей составной частью контроля как функции управления. Основной задачей контроля за исполнением документов является: своевременное и качественное исполнение документов. Существуют три вида контроля за исполнением документов: сроковый, текущий (предупредительный), итоговый (последующий). Контролю за исполнением подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения и (или) выполнения определенных управленческих действий, составления ответных и других документов, внесения изменений в нормативные, инструктивные и иные документы. Предметом контроля в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и поручения. Выполнение контрольных операций организуется таким образом, чтобы в любой момент руководители, специалисты и документационная служба имели достоверную и полную информацию о ходе исполнения каждого документа. В технологическом процессе контроля исполнения документов выделяют четыре основных, последовательно выполняемых этапа: § постановка документов на контроль; § ведение контроля; § снятие документов с контроля; § анализ исполнительской дисциплины на предприятии.
Вопросы для самоконтроля: 1. Что понимается под исполнением документов? 2. Кто является исполнителем документа? 3. Кто понимается под исполнителем документа? 4. Когда документ считается исполненным? 5. Что понимается под сроками исполнения документа? 6. Как устанавливаются типовые сроки исполнения документа? 7. Как устанавливаются индивидуальные сроки исполнения документа? 8. Могут ли быть сроки исполнения изменены и каким образом? 9. Что понимается под контролем за исполнением документов? 10. Каковы основные части контроля? 11. Что понимается под сроковым контролем? 12. Что понимается под текущим контролем? 13. Что понимается под итоговым контролем? 14. Кто ведет контроль за исполнением документов в организации? 15. Какие документы ставятся на контроль? 16. Что происходит при постановке документов на контроль? 17. Какие работы осуществляются в ходе ведения контроля? 18. Каким образом документы снимаются с контроля? 19. Для чего осуществляется анализ исполнительской дисциплины в организации? Каковы его задачи?
Тема 2.6. Подготовка и передача документов на хранение. Студенты должны знать: § понятие экспертизы ценности документов, ее назначение и роль, основные задачи и этапы проведения; § принципы и критерии ЭЦД; § организацию и работу экспертной комиссии предприятия, документирование деятельности ЭК предприятия; § правила формирования и оформления дел; § описание дел и передача дел на хранение; § понятие и назначение архивов. Студенты должны уметь: § формировать дела; § оформлять дела; § составлять и оформлять описи дел.
Содержание учебного материала: Понятие и назначение экспертизы ценности документов. Основные задачи и этапы проведения. Принципы и критерии экспертизы ценности документов. Перечни документов с указанием сроков хранения. Виды, назначение, работа с перечнями. Экспертная комиссия предприятия. Порядок организации. Основные функции. Порядок работы. Документирование деятельности ЭК предприятия. Понятие формирования дел. Общие правила формирования дел, систематизация документов внутри дела. Организация хранения документов в текущем архиве. Понятие оформления дела. Способы оформления дел. Основные правила оформления дел: подшивка и переплет, нумерация листов в деле, составление листа-заверителя, составление внутренней описи документов дела, оформление обложки дела. Описи дел. Понятие и основные функции. Виды описи дел. Форма описи дел. Требования и правила по заполнению граф описи дел. Составление описи дел для передачи документов в государственный архив. Архивы. Понятие и основные задачи. Организация работы архива.
Методические указания. Завершающий этап работы с документами в организации – подготовка и передача дел на хранение. В ходе этого этапа решаются следующие вопросы: установление сроков хранения документов (экспертиза ценности документов), формирование дел, оформление дел, описание дел и создание условий для хранения в структурном подразделении и в организации в целом. Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Основными задачами ЭЦД являются: - определение состава документов, передаваемых на государственное хранение; - определение сроков хранения документов, не передаваемых на государственное хранение; - отбор документов с истекшими сроками хранения на уничтожение. Отбор документов осуществляется на основе принципов и критерием, установленных специальными нормативными актами. Принципы ЭЦД: партийности (идеологический), исторический, всесторонности и комплексности изучения документов. Критерии ЭЦД делят на три основные группы: критерии происхождения, содержания и внешних особенностей. Экспертизу ценности документов в организации проводит специально создаваемый коллегиальный орган – экспертная комиссия организации, которая работает на основе типового положения. Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел. Разработаны специальные правила формирования документов в дело, установленные основными правила работы архивов организации. Внутри дел документы систематизируются в соответствии с определенными принципами: вопросный, хронологический, нумерационный, алфавитный и другие. Оформление дела – это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. В зависимости от срока хранения дела подлежат полному или частичному оформлению. Полное оформление предусматривает выполнение следующих работ: подшивка (переплет) дела, нумерация листов дела, оформление листа-заверителя, оформление внутренней описи документов дела, оформление обложки дела. Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Описи составляются отдельно на дела: постоянного хранения, временного срока хранения свыше десяти лет, по личному составу, на специфические характерные для данной организации дела, ведомственные периодические издания. Опись составляется по истечению года по окончании дел в делопроизводстве специальной формы и передаются в архив организации. Опись согласовывается и утверждается руководителем организации. Архив – это хранилище документальных материалов организации. В зависимости от задач стоящих перед архивом различают: государственный архив, архив организации (ведомственный), текущий архив.
Вопросы для самоконтроля: 1. Что понимается под экспертизой ценности документов? 2. Каковы основные задачи экспертизы ценности документов? 3. Каковы этапы проведения экспертизы ценности документов? 4. Каковы принципы экспертизы ценности документов? Что предусматривают эти принципы? 5. Каковы критерии происхождения ЭЦД? 6. Каковы критерии содержания ЭЦД? 7. Каковы принципы внешних особенностей ЭЦД? 8. Как создается экспертная комиссия в организации? 9. Каковы основные задачи и функции ЭК? 10. Что понимается под формированием дел? 11. Каковы общие правила формирования дел? 12. Когда дело считается заведенным и начинается его формирование? 13. Как оформляется папка для формирования дела? 14. Когда дело считается сформированным? 15. Что понимается под систематизацией документов внутри дела? 16. Раскройте принципы систематизации документов внутри дела? 17. Что понимается под оформлением дела? 18. Когда осуществляется оформление дела? 19. Какие дела подлежат полному оформлению? 20. Раскройте работы, осуществляемые при полном оформлении дела? 21. Какие дела подлежат частичному оформлению? 22. Что предусматривает частичное оформление дела? 23. Что такое опись дел? 24. Какова форма описи дел? 25. Каковы правила заполнения граф описи дел? 26. Каким образом опись дел согласовывается и утверждается? 27. Что понимается под архивом? 28. Каковы основные задачи текущего архива и его организация? 29. Каковы основные задачи архива организации? 30. Какие требования предъявляются к архиву организации?
|
