| Руководитель организации
|
| Руководители структурных подразделений
| |
| |   Исполнители (специалисты и служащие)
|
| Секретарь руководителя организации
|  
|  Секретари структурных подразделений
| |
| | | | | |
| Служба ДОУ
(экспедиция, машбюро, архив и др.)
|
| Формы регистрации
| Недостатки
| Преимущества
|
| Журнальная
| · Регистрацию может вести только один человек;
· Дублирование регистрации в структурных подразделениях, нарушение принципа регистрации;
· Статичность формы не позволяет быстро вести поисковую и контрольную работы.
| · Удобна в том случае, когда в организацию поступает незначительное количество документов (до 600 док. в год);
· Когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан;
· Для учета документов, содержащих сведения конфиденциального характера.
|
| Карточная
| · Создание громоздких и трудоемких картотек
| · Регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;
· Карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров, отпадает необходимость повторной регистрации в подразделениях;
· Карточки «подвижны», что позволяет их систематизируют по различным признакам в картотеках, что позволяет вести быстрый поиск и контроль.
|
| Автоматизированная
| · Обязательное создание страховых карточек на случай утери информации.
| · Регистрировать документы на различных рабочих местах;
· Организовать децентрализованную регистрацию с объединением сведений в единой базе данных;
· Организовывать информационно-поисковую и контрольную работу.
|
ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТА – это самый важный этап в документообороте, именно на этом этапе получается и обрабатывается информация, которую несет документ. Под исполнением документа понимается выполнение всех заданий и поручений, содержащихся в документе, составление ответного или инициативного документа. Многие документы составляются и присылаются для использования в работе. Информация этих документов обобщается, анализируется, изучается и, как правило, включается в инструктивные, плановые, отчетные и другие документы.
ИСПОЛНИТЕЛЕМ считается руководитель, специалист, служащий, которому для выполнения своих должностных обязанностей необходима информация, содержащаяся в документе, или который составлял проект документа.
Исполнитель после исполнения документа, заполняет на нем 27 реквизит (отметка об исполнении документа и отправлении его в дело) и возвращает документ к месту регистрации для снятия с контроля и подготовки к хранению (формированию и оформлению дела).
В реквизите 27 исполнитель указывает индекс дела по номенклатуре и в краткой форме указывает, что было сделано по документу, ставит дату и подпись.
В дело № 01-09
Дан ответ 00.00.00.
00.00.00 подпись
