Правила заполнения граф номенклатуры дел

 

Графа первая – «Индекс дела»

Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс, который составляется из установленного в организации цифрового (кода) обозначения структурного подразделения организации и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах данного подразделения или организации в целом. Индексы обозначаются арабскими цифрами (например, 01-05, где 01 – индекс (код) структурного подразделения, а 05 – порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения).

 

Графа вторая – «Заголовок дела (тома, части)»

В эту графу номенклатуры включают заголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации. Заголовок в обобщенной форме должен четко отражать состав и содержание документов дела. Элементы заголовка располагают в следующей последовательности:

Название вида документа (приказ, протокол, план и т.п.);

Название вида дела (переписка, документы, журнал, картотека и т.п.);

Название автора документа (организации, структурного подразделения, должностного лица);

Название организации, которой будет адресован или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

Краткое содержание документов дела;

Название местности, с которой связано содержание документов дела;

Даты (период) документов дела.

Важным этапом работы является систематизация заголовков дел. В пределах подразделений заголовки располагают в соответствии со степенью важности документов и их взаимосвязью. В начале располагают дела с организационными, распорядительными и информационно-справочными документами, затем с планово-отчетными. Журналы и картотеки располагают в конце раздела.

 

Графа третья – «Количество дел (томов, частей)»

Эту графу номенклатуры заполняют по окончанию календарного года. Она предназначена для фиксации факта заведения дел. Ее данные используют при составлении итоговой записи к номенклатуре о категориях и количестве дел, заведенных в определенном году в организации.

 

Графа четвертая – «Срок хранения дела (тома, части)»

В этой графе указывают срок хранения дела и номера статей по перечню (типовому или ведомственному). Эти перечни содержат сведения о сроках хранения документов, образующихся при документировании управленческой, научно-технической и производственной деятельности организаций в общем или конкретной отрасли. Сроки хранения могут быть установлены индивидуально экспертной комиссией организации.

 

Графа пятая – «Примечание»

В эту графу вносят сведения о «переходящих» делах, об утрате, об уничтожении дел, о передаче дел в другие структурные подразделения или организации. В данной графе при необходимости можно указывать фамилии лиц, ответственных за формирование и ведение какой-либо группы или отдельно взятого дела, проставлять отметки о заведении дел, о включении новых дел, о переносе информации по документам, содержащимся в деле, на машинные носители и т.д.

 

Наименование вышестоящей организации Наименование организации, предприятия, учреждения Наименование структурного подразделения
		УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации _______________ И.О.Фамилия 00.00.00
ОПИСЬ № _______ Дел постоянного (временного (свыше 10 лет), по личному составу) хранения
№№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание

 

В данную опись внесено ________________________ дел с № ____ по № ________,

(цифрами и прописью)

в том числе:

Литерные номера _______________________

Пропущенные номера ___________________

 

Наименование должности

составителя описи И.О.Фамилия

00.00.00

СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ ___________ И.О.Фамилия 00.00.00

ОДОБРЕНО Протокол ЭК организации от _________ № _______

Передал ________________________________дел и ____________________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

Регистрационно-контрольных карточек к документам.

Наименование должности лица,

проводившего передачу дел И.О.Фамилия

00.00.00

 

Принял ________________________________дел и ____________________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

Регистрационно-контрольных карточек к документам.

Наименование должности лица,

проводившего прием дел И.О.Фамилия

00.00.00