Правила заполнения граф номенклатуры дел
Графа первая – «Индекс дела» Каждому делу, включенному в номенклатуру, присваивается индекс, который составляется из установленного в организации цифрового (кода) обозначения структурного подразделения организации и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах данного подразделения или организации в целом. Индексы обозначаются арабскими цифрами (например, 01-05, где 01 – индекс (код) структурного подразделения, а 05 – порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения).
Графа вторая – «Заголовок дела (тома, части)» В эту графу номенклатуры включают заголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации. Заголовок в обобщенной форме должен четко отражать состав и содержание документов дела. Элементы заголовка располагают в следующей последовательности: Название вида документа (приказ, протокол, план и т.п.); Название вида дела (переписка, документы, журнал, картотека и т.п.); Название автора документа (организации, структурного подразделения, должностного лица); Название организации, которой будет адресован или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); Краткое содержание документов дела; Название местности, с которой связано содержание документов дела; Даты (период) документов дела. Важным этапом работы является систематизация заголовков дел. В пределах подразделений заголовки располагают в соответствии со степенью важности документов и их взаимосвязью. В начале располагают дела с организационными, распорядительными и информационно-справочными документами, затем с планово-отчетными. Журналы и картотеки располагают в конце раздела.
Графа третья – «Количество дел (томов, частей)» Эту графу номенклатуры заполняют по окончанию календарного года. Она предназначена для фиксации факта заведения дел. Ее данные используют при составлении итоговой записи к номенклатуре о категориях и количестве дел, заведенных в определенном году в организации.
Графа четвертая – «Срок хранения дела (тома, части)» В этой графе указывают срок хранения дела и номера статей по перечню (типовому или ведомственному). Эти перечни содержат сведения о сроках хранения документов, образующихся при документировании управленческой, научно-технической и производственной деятельности организаций в общем или конкретной отрасли. Сроки хранения могут быть установлены индивидуально экспертной комиссией организации.
Графа пятая – «Примечание» В эту графу вносят сведения о «переходящих» делах, об утрате, об уничтожении дел, о передаче дел в другие структурные подразделения или организации. В данной графе при необходимости можно указывать фамилии лиц, ответственных за формирование и ведение какой-либо группы или отдельно взятого дела, проставлять отметки о заведении дел, о включении новых дел, о переносе информации по документам, содержащимся в деле, на машинные носители и т.д.
В данную опись внесено ________________________ дел с № ____ по № ________, (цифрами и прописью) в том числе: Литерные номера _______________________ Пропущенные номера ___________________
Наименование должности составителя описи И.О.Фамилия 00.00.00
Передал ________________________________дел и ____________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) Регистрационно-контрольных карточек к документам. Наименование должности лица, проводившего передачу дел И.О.Фамилия 00.00.00
Принял ________________________________дел и ____________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) Регистрационно-контрольных карточек к документам. Наименование должности лица, проводившего прием дел И.О.Фамилия 00.00.00
|
