На уровне страны (США)

Из 350 обследованных предприятий различных отраслей экономики США 70% передали транспортным фирмам функции по выполнению и оформлению расчетов за перевозку грузов. Примерно 20-22% предприятий отказались в пользу транспортников от работы, связанной с определением цены за перевозку, складскими операциями и выбором оптимального маршрута доставки товаров. Фирмы-перевозчики сочли выгодным переключиться на выполнение функций контроля за грузами, находящимися в пути следования. Они стали заниматься также организацией электронного обмена данными между всеми участниками логистического процесса и хранением информации. В результате около 12-15% фирм-продуцентов освободились от выполнения указанных функций. И, наконец, от 7 до 11% фирм, подвергшихся обследованию, передали перевозчикам функции по осуществлению контроля за товарно-материальными запасами, выполнению заказов и эксплуатации парка транспортных средств.

В США и многих других странах Запада логистический метод возник в хозяйственной сфере на уровне микроэкономики и стремительно развивался на практике в связи с переходом к интегрированным структурам, научно-производственным системам, концернам, объединяющим функции снабжения, производства и распределения. В США около 60 % фирм используют в своей производственной и коммерческой деятельности принципы логистики. Деятельность, связанная с логистикой, относят не к традиционным функциям обслуживания фирмы, а к одному из главных источников, способствующих увеличению доли фирмы на рынке и росту прибыли.

Рис.4.1.1. Снабжение на предприятии

 

4.2. На уровне ОАО «Энергия»

Рассмотрим пример организационной структуры управления снабжением крупного отечественного промышленного предприятия ОАО «Энергия» (рис 4.2.1.). Предприятие производит энергоемкую продукцию промышленного назначения.

В основе обязанности (функции) менеджеров службы снабжения входят:

· проведение маркетинговых исследований конъюнктуры рынка материалов, в том числе импортных;

· выявление потребности фирмы в МР для основного и вспомогательного производства, ремонтно-эксплуатационных и хозяйственных нужд;

· проведение анализа, учета и хранения документации, получаемой от соответствующих технических служб;

· подготовка документации, необходимой для заключения договоров;

· подготовка и передача в вычислительный центр сведений для автоматизации расчетов потребности с МР;

· разработка для оперативных групп службы закупок заданий на приобретение МР; составление таблиц сроков обеспечения общества материальными ресурсами;

· расчет норм производственных запасов;

· обоснование выбора форм транзитных или складских поставок МР;

· разработка и участие во внедрении мероприятий общества, направленных на максимальное сокращение расходов МР;

· ведение единого справочника материалов;

· ведение реестра поставщиков;

· составление сводного плана закупок и ежедекадных смет затрат по данным оперативных групп службы закупок;

· контроль за выполнением планов закупок, составление соответствующей отчетности;

· внедрение прикладных программных пакетов и информационных систем, применяемых при выполнении основных функций подразделений службы снабжения.

 

 

Директор по закупкам

 

Заместитель директора по МТО

Гл. менеджер по маркетингу, планированию и координации закупок

Заместитель директора по транспортно-складскому обеспечению

Группа планирования и контроля контроля закупок

Гл. менеджер по обеспечению материалами

Гл. менеджер по металлообеспечению

Гл. менеджер по обеспечению комплектующими изделиями

Гл. менеджер по планированию и учету поставок, по экономике и анализу

Группа цветных металлов и кабельных изделий

Группа изоляционных мат., вспомогательных и резинотехнических изделий

Группа химических материалов и реализации неликвидов

Группа проката черных металлов, метизов и труб

Группа литья, поковок и штамповок из черного и цветного металлов

Группа сварных конструкций, крепежные изделия и изделия с механообработкой

Группа комплектации систем охлаждения и кооперирования поставок

Группа комплектации аппаратов и электронных систем

Группа закупки импортных комплектующих и материалов

Транспортное определение

Отделение складирования и комплектации ТМЦ

Склад готовой продукции

 

 

 

 

Рис.4.2.1. Организационная структура управления снабжением ОАО «Энергия»

Также к компетенции указанных менеджеров относятся: поведение экономического анализа и выявление причин возникновения издержек, а также резервов сокращения затрат; разработка мероприятий по устранению и снижению потерь, использованию резервов, повышению организационно-технического уровня в системе обеспечения МР; аналитическая работа с банком данных (поставщики, цены, сроки, условия поставки, взаимоотношения и т.п.); оперативное решение текущих вопросов; совершенствование организации работы групп службы закупок; работа с техническими службами ОАО «Энергия», которые заказывают МР; проведение работы со службой финансов и экономики; согласование документов (получение виз).

Менеджеры оперативных групп ведут конкурентные листы по каждой марке закупаемого материала (в них заносится перечень возможных поставщиков), проводят анализ этой информации и на основе сравнения накопленных сведений рекомендуют поставщика, который наиболее полно отвечает предъявленным требованиям.

Менеджеры службы снабжения обеспечивают разработку и внедрение перечня материалов и комплектующих изделий, подлежащих входному контролю; разрабатывают и ведут каталог применяемых материалов; выдают разрешения на замену материалов и комплектующих изделий; организовывают планирование и оперативную работу в следующих направлениях:

· формирование потребности производственных комплексов в материалах и комплектующих по номенклатуре и по заказам;

· своевременное обеспечение групп службы снабжения документацией (производственной, конструкторской, технологической);

· контроль за выполнения сроков обеспечения производства МР;

· аналитическая работа с банком данных (производственная программа, план товарного выпуска, конструкторская организация, тех. нормы, стандарты предприятий, Реестр поставщиков);

· организация работы по формированию спецификации МР на производственную программу по номенклатуре и по заказам;

· контроль своевременности обеспечения открытых заводских заказов конструкторско-технологической документацией;

· работа с конструкторами (согласование изменений к конструкторских спецификациях, оформление служебных записок, оформление разрешений на замену материалов и комплектующих);

· работа с технологами (согласование изменений в конструкторских спецификациях, оформление замены материала или комплектующих изделий);

· работа с цехами и службами предприятия (обработка заявок на мат. ресурсы от различных служб ОАО «Энергия» при отсутствии их в производственной программе).

Диспетчеры службы снабжения контролируют своевременность исполнения работ по своевременному обеспечению документацией (производственной, конструкторской, технологической) группы службы снабжения и выполнение сроков обеспечения производства МР. Также в их обязанности входит подготовка материалов для диспетчерских и декадных совещаний, проведение диспетчерских совещаний и анализ претензий цехов; работа с производственными отделами (согласование сроков выдачи материалов, координация комплексности поставок по заводским заказам); работа со складами (анализ информации о складских остатках и о движении материалов).

Важное место в работе службы закупок ОАО «Энергия» занимает оценка субподрядчиков, т.е. их способности снабжать предприятие МР, отвечающими требованиям контракта (договора).

Для эффективного функционирования закупочной деятельности необходимо знать, какие именно материалы необходимы для производства продукта, составить план закупок, обеспечивающий согласованность действия всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения.

· Анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых МР.

· Определение метода закупок.

· Согласованность цены и заключение договора.

· Установление наблюдения за количеством, качеством и сроками поставок.

В процессе планирования закупок необходимо определить:

· какие материалы требуются;

· количество материалов, которые понадобятся для производства продукции;

· время,когда они понадобятся;

· возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;

· требуемые площади складских помещений;

· издержки на закупку;

· возможности организации производства некоторых деталей на предприятии.

В ОАО «Энергия» механизмы контроля процесса закупочной деятельности обязательны и выполняют две основные задачи: во-первых, способствуют обеспечению закупок высококачественных материалов по ценам не выше рыночных на данный момент; во-вторых, выступают одним из важнейших условий служебного роста профессиональных работников службы закупок.

Деятельность службы снабжения подлежит внутреннему контролю. Он включает проверки, проводимые для оценки эффективности службы снабжения (ее отношений с другими службами); используемые ею методы работы; отношения с поставщиками. Анализируя отношения с другими подразделениями, члены контрольной комиссии ОАО «Энергия» обычно беседуют с сотрудниками соответствующих подразделений. Результаты анализа полученных ответов служат основой для выработки рекомендаций по повышению эффективности работы службы снабжения и всего предприятия в целом. Обычно анализ работы самой службы снабжения включает в себя следующие этапы: анализ размещения и использования общих и прямых заказов на поставку; контроль исполнения сметы расходов; наличие планов закупок и их качество; эффективность проводимых переговоров с поставщиками; используемые методы оценки и ранжирования поставщиков; систематический и независимый анализ, позволяющий определить соответствие результатов деятельности в области качества запланированным мероприятиям, а также эффективность внедрения мероприятий и их соответствие поставленным целям и т.п.