Інформаційна структура органів державної податкової служби.

 

Безперервна циркуляція інформації між органами системи ДПС України, між системою та оточуючим середовищем є неодмінним атрибутом управління.

Завдяки інформаційним процесам система здатна здійснювати доцільну взаємодію з оточуючими умовами, координувати відносини власних елементів, спрямовувати їх рух на досягнення поставленої мети.

Будь-який управлінський цикл починається із збирання, обробки інформації, супроводжується надходженням та аналізом інформації, а закінчується здобуванням даних, які є вихідними для нового управлінського циклу.

Розробка стратегії управління (перспективних цілей і завдань), підготовка і вибір управлінських рішень, організація їх виконання, регулювання та контроль, підбиття підсумків базуються на споживання здобутої інформації і закінчується видачею нової інформації.

Як видно, управління нерозривно пов’язане з інформацією. Без інформації неможливе ефективне керування системою, забезпечення її раціонального функціонування та успішний розвиток. При цьому інформація виконує в управління три класи завдань:

є специфічною формою взаємозв’язку, взаємодії компонентів системи, а також системи в цілому з оточуючим середовищем;

обслуговує всі рівні та функції управління – від підготовки та прийняття рішення до підбиття підсумків виконання;

є безпосередньою причиною, яка визначає вибір системою того чи іншого варіанту поведінки, переводу системи в новий стан, що забезпечує її рух до заданої мети.

Збирання і переробка інформації, її ефективне використання є необхідною істотною рисою управління, що пронизує всі його рівні, всі функції. Для успішного здійснення кожною ланкою системи управління своїх функцій, вони повинні бути забезпечені відповідною інформацією.

Потреба в інформації різних ланок, суб’єктів управління неоднакова і визначається насамперед тими завданнями, які розв’язує у процесі управління той чи інший суб’єкт.

Потреба в інформації конкретна настільки, наскільки конкретні завдання, що виконуються в управлінні.

Обсяг і зміст інформації визначається:

масштабом і важливістю рішень, що приймаються (чим масштабніше і важливіше рішення, тим більше за обсягом та різноманітністю інформація, необхідна для його підготовки);

кількістю та характером керованих, регульованих параметрів;

тривалістю і частотою управлінського циклу;

кількістю варіантів станів і поведінки системи;

величиною та різноманітністю збурюючих систему внутрішніх та зовнішніх впливів;

кількістю і якістю показників, що характеризують підсумки роботи системи;

структурою управління та співвідношенням між централізацією управління.

Відповідно до структури системи управління здійснюється рух інформаційних потоків. Різні організаційні структури потребують і певних систем організації інформації. Академік Глушков В.М. твердив, що управляюча система є устрій, який здійснює упорядковану перевагу та перетворення інформації з тим, щоб вона набула форми, необхідної для управління. Це означає, що поряд з організаційною існує інформаційна структура управління.

З точки зору управління, інформація – це комплекс необхідних відомостей (даних, знань) для успішного проведення аналізу, вироблення, формування, єдиного підходу для прийняття та організації виконання управлінських рішень, контролю та прогнозування, а також інших функцій соціального управління.

Вимоги, що ставляться до інформації в органах ДПС України, випливають з основних принципів інформаційних відносин, визначених Законом України “Про інформацію”: гарантованість права на інформацію, відкритість, доступність, повнота і точність, законність отримання, використання, поширення та зберігання.

Незважаючи на те, що обсяг, зміст, спрямованість потоків, терміни, інтервали циркуляції інформації в різних системах не є однаковими, існують загальні правила організації інформації, котрі передбачають чітке визначення:

обсягу вихідної інформації, необхідної для прийняття рішення;

переліку та форми інформаційних документів, у яких формулюється рішення;

засобів доведення вихідної директивної інформації до об’єкта управління та виконавців;

обсягу та виду інформації про хід та підсумки виконання рішення, що має подаватися органу управління з різних ділянок керованого об’єкта;

переліку суб’єктів, що передають інформацію, терміну, умови та засобів її передачі;

адресатів, кому спрямовується інформація, обсягу та асортименту її отримання від різних ланок суб’єкта управління, керівників різних рівнів;

шляхів та засобів забезпечення своєчасного отримання та надійності інформації, контролю за її проходженням, перевірки її вірогідності;

місця, методи, технічних засобів, працівників, визначених для роботи з інформацією, що надходить від об’єкта управління, способів її зберігання, переробки та використання;

переліку користувачів інформації;

переліку осіб, які на основі здобутої інформації можуть приймати нові рішення або коригувати попередні;

форм директивної, або регулюючої інформації, періодичності її передачі, термінів доведення її до виконавців.

Наведений перелік визначає ряд вимог, які визначають зрозумілість, придатність для використання, тобто комунікативність інформації. Як правило, комунікативність повинна передбачатися уже в самому повідомленні про управлінське рішення. Проте нерідко інформація актуалізується після прийняття рішення, як правило, його автором: керівник деталізує, роз’яснює свої вказівки або рішення для забезпечення найбільшого ступеня засвоєння інформації виконавцем.

Зрозуміло, адекватність справ та вчинків виконавців не забезпечується лише комунікативністю директивної інформації. Вирішального значення тут набуває здатність і готовність виконавців виконати рішення одночасно з наявністю у них необхідних засобів. Якщо рішення підготовлено на основі інформації, що враховує об’єктивні і суб’єктивні можливості виконавців, здійснюється оперативне регулювання дій об’єкта, облік і контроль, то таке рішення виконується, досягається адекватність інформації, яка міститься у рішенні, і тієї, що надходить від виконавців у формі доповідей, звітів, тощо.

Ефективність виконання рішення певною мірою досягається швидкістю збору, передачі, обробки інформації. Поява ЕОМ, розвиток інформаційних технологій дали значний поштовх для ефективності використання інформації. Виникла сфера людської діяльності, пов’язана із створенням та застосуванням систем обробки інформації, включаючи засоби обчислювальної техніки, їх програмне та математичне забезпечення – інформатика.

Органи державної податкової служби, які своєчасно оволоділи вичерпною інформа­цією, мають можливість досконало проаналізувати ситуацію та прийняти раціональне управлінське рішення.

Правова основа процесу збору та аналізу інформації, як складової в структурі процесу управління, несе в собі елементи юридичних, соціальних наук, основні положення загаль­ної теорії держави і права.

Отримання інформації з різних джерел, у т. ч. від громадськості (в письмових звер­неннях громадян, у засобах масової інформації, на особистих прийомах у керівництва, на WEB сторінках, від телефонних центрів, телефонів довіри, ін. та пропозицій від працівників органів ДПС всіх підпорядкованих органів ДПА України в електронному вигляді з наступним аналізом та редагуванням їх у законодавчу пропозицію, з визначенням пріоритетів прийняття нормативно-правових актів), дозволить Міністерству юстиції включити цю законодавчу пропозицію ДПА України в план нормотрворчої діяльності для затвердження КМ України чи прийняти управлінське рішення, якщо відношення врегульоване законодавчо.

Саме такий механізм дозволить оперативно визначити недоліки в існуючій нормативно-правовій базі, відреагувати на них шляхом надання податкових роз’яснень чи своєчасного внесення змін до законодавства, зменшить кількість колізій, суперечностей.

Стосовно органів ДПС України у сферу інформатики попадає діяльність щодо збирання, здобування, пошуку, переробки, видачі, використання, а також вивчення інформації, що циркулюється в органах ДПС.

Враховуючи зазначене можна дати визначення інформаційної структури – структури, що визначає відносне розташування джерел та здобувачів повідомлень у системі, склад та взаємозв’язки носіїв інформації, спрямованість та конфігурацію комунікаційних мереж.

До основних характеристик інформації відносять:

1. Цільове призначення інформації – передбачає чітке визначення мети, з якою збирається, передається, аналізується інформація.

2. Обсяг інформації, тобто сукупна кількість знаків, символів тощо.

3. Цінність інформації - переважно визначається своєчасністю її передачі, ступенем впливу на рішення, що приймається, та важливістю самого рішення.

4. Повнота інформації – визначається відповідністю обсягу до потреби в інформації певного змісту.

5. Надійність інформації – характеризується наявністю або відсутністю помилок в інформації, що передається.

6. Вірогідність інформації – ступінь відповідності інформації конкретному об’єкту або процесу.

7. Надмірність інформації – збільшення обсягів інформації понад визначені, які не спричиняють одержання додаткових нових відомостей.

8. Швидкість передавання і обробки інформації – визначається переважно швидкістю роботи систем та технічних засобів передавання інформації.

Потік інформації складається з повідомлень. Повідомлення – це форма подання інформації у вигляді текстів, графіків, таблиць, звукових символів, мови тощо.

Повідомлення цілеспрямовано передаються від джерела інформації до її споживача через інформаційні комунікації.

Повідомлення класифікуються за:

формою подання – документальні (текст, цифрові дані, магнітні записи) і недокументальні (мова, жести тощо).

Основною перевагою документальних повідомлень є можливість об’єктивної перевірки вірогідності інформації і довгострокового зберігання.

Документ – передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання та поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Передача інформації здійснюється шляхом пересилання носія інформації споживачу за допомогою релейного, телефонного, супутникового, радіозв’язку тощо. У даний час інтенсивно поширюється використання зв’язку на базі оптоволоконних засобів передачі інформації.

В органах ДПС для передавання інформації використовують телефон, радіотелефон, телефакс, телетайп, поштовий, супутниковий та фельд’єгерський зв’язок, промислове телебачення, локальні та корпоративну мережі.

Інформація, що використовується в органах ДПС, містить найрізноманітніші відомості як про стан дотримання податкового законодавства, так і про органи ДПС та їх підрозділи, сили та засоби, результати діяльності, а також дані про підприємства та фізичні особи, з якими вони співпрацюють.