Коммуникационные процессы в организации

Коммуникационный процесс — это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений.

В процессе обмена информацией выделяют четыре базовых элемента:

· отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

· сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов;

· канал — средство передачи информации;

· получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Указанные этапы таковы:

· зарождение идеи;

· кодирование и выбор канала.

Отправитель должен с помощью символов закодировать информацию, используя слова, интонации и жесты. Кодирование превращает идею в сообщение. К общеизвестным каналам относятся: передача речи и письменных материалов, электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Часто для достижения эффективности сообщения используют два или большее число средств коммуникаций;

· передача сообщений;

· декодирование — перевод символов отправителя в мысли получателя.

При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией.

Двусторонний обмен информацией хотя и протекает медленнее, но более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений. Обратная связь „повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам устранять помехи. Источники помех, создающие преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении), различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным.

 

Управление реализацией сводного плана проекта

Сводный план проекта – документ, включающий планы основных необходимых мероприятий. Смысл документа в том, что он объединяет разрозненные планы в единое целое, устанавливая необходимые соответствия.

Управление проектом при выполнении включает организацию работ и собственно выполнение проекта. Оно заключается в том, что идет отслеживание выполнения сводного плана работ и проводится формальная приемка выполнения работ проекта.

Обеспечение качества при выполнении проекта это процесс при регулярной оценке выполненных работ с точки зрения установленных требованиях качества. А кроме того, это аудит (независимая проверка) применения стандартов при разработке. Управление проектом также включает:

· развитие команды проекта,

· повышение квалификации,

· улучшение производительности труда,

· распределение информации между участниками проекта.

Управление выполнением сводного плана - это основная задача, она включает:

· определение и документирование выполненных и не выполненных работ проекта,

· оценку степени отклонения от плана по работам,

· санкционирование начала той или иной работы,

· контроль за началом/окончанием работы в заданное время.

Важным представляется формирование вопросов, предложений на внесение изменений. В процессе работы над проектом одним из наиболее опасных и трудоемких является внесение изменений.

Изменения могут вноситься:

· в предметную область, цели функции, характеристики, ограничения

· в бюджет и смету затрат

· в сроки выполнения работ

· в технологию и организацию работ

· состав исполнителей и т.д.