Порядок ведения кассовых операций регламентируется положением, утвержденным ЦБ РФ №40. Для осуществления расчетов наличными деньгами и хранения ден. документов организации должны иметь кассу, которая должна быть специально оборудована для обеспечения сохранности ден. средств. Кассир – материально ответственное лицо. Все организации должны хранить ден. средства в банке. Наличные деньги из кассы расходуются на цели, на которые они были получены (например, командировка или хоз. расходы). Организации могут иметь в кассе наличные в пределах лимита их остатка, установленного учреждением банка по согласованию с руководителем организации. Сверх лимита наличные в кассе могут храниться не более 3х рабочих дней. Для обобщения информации о наличии и движении ден. средств в кассах организации, а также ден. документов, находящихся в кассе организации (почтовых марок, марок гос. пошлины, вексель марок, оплаченных авиабилетов, оплаченных путевок и других) предназначен активный счет 50 «Касса». Субсч: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Ден. документы». Когда организация производит кассовые операции с ин. валютой, то должны быть открыты соответствующие субсчета для отдельного учета движения каждой наличной ин. валюты.
Постановление Госкомстата РФ №88 утвержденной унифицированной формы первичного учета документов кассовых опер: КО-1 «Приходный кассовый ордер»; КО-2 «Расходный кассовый ордер»; КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»; КО-4 «Кассовая книга»; КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром ден. средств». В обязанности кассира входит ведение кассовой книги, в которой учитываются все операции наличных денег в организации. Она должны быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Исправления не допускаются (неправильный текст зачеркивают одной чертой и над ними надписывают исправленный текст). Должна быть надпись «Исправлено», подпись и дата исправления. Записи в кассовой книге производится сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру. В конце рабочего дня подсчитывают итоги операций за день, выводит остаток и передает в бухгалтерию второй отрывной лист с приходного и расходного кассового документа под расписку в кассовой книге. Допускается автоматизированное ведение кассовой книги. Контроль за правильностью ведения кассовой книги возлагается на главбуха.
Расчеты через кассу между юр. лицами, между юр. лицами и ИП ограничены суммой 100 тыс. руб. в рамках одного договора (с 2007). Если организация осуществляет продажу за наличный расчет (в том числе с использованием пластиковых карт), то оно использует ККМ и ведет учет выручки в книге кассира-операциониста. Учет в ин. валюте должен вестись в рублях по курсу ЦБ РФ на дату операции (порядок пересчета в ПБУ 3/2006). Записи в регистрах бух. учета производится и в валюте расчетов и платежей, и в рублях. В «Отчете кассира» (2й отрывной лист кассовой книги) должны быть проставлены 2 суммы - в ин. валюте и в рублях. В приходном и расходном кассовых ордерах сумма указывается в валюте платежа. В случае изменения курса ин. валют по отношению к рублю за время, пока ин. валюта находится в кассе, возникают курсовые разницы ( Д50-К91 – положительная курсовая разница; Д91-К50 – отрицательная).
Поступление и выдача ден. документов производятся по приходному и расходному кассовым ордерам с последующим составлением отчета по движению ден. документов, который учитывает суммы фактических затрат на их приобретение. Д50 субсчет «Ден. документы»-К50, 71, 76 – поступили денежные документы; Д73-К50 субсчет «Ден. документы» - выдача работникам.
