Роль секретаря судебного заседания в управлении движением дела

Новым АПК РФ вводится еще одна, хотя и вспомогательная, но процессуальная фигура, это – секретарь судебного заседания (ст.54,58 АПК РФ). В соответствии с прежним АПК РФ 1995 года протокол судебного заседания вел сам арбитражный судья, а по его поручению – помощник судьи. Ведение судьей протокола судебного заседания – это весьма трудоемкая работа, которая отвлекала судью от непосредственного ведения процесса. Протоколы по арбитражным делам составлялись лаконично, и из них подчас было крайне сложно установить, например, существо показаний свидетелей и др., а ведь от этого может зависеть решение судьи высшей инстанции. В связи с данными обстоятельствами новым АПК РФ предусмотрено разгрузить судью от этой очень важной для судопроизводства, но все-таки технической работы, для чего учрежден институт - секретаря судебного заседания.

В настоящее время в аппаратах арбитражных судов поэтапно вводятся эти должности, приняты соответствующие должностные регламенты. В соответствии с нормами последних претендовать на эту должность могут лица, имеющие высшее юридическое образование, а в Апелляционном суде еще и стаж работы по специальности не менее трех лет.

Вопрос о месте секретаря судебного заседания в структуре арбитражных судов изучался в ходе проведенного исследования и можно сформулировать следующие рекомендации.

На секретаря судебного заседания возлагаются следующие обязанности:

- составление на каждый день списка дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании с указанием фамилии судьи (судей), номеров дел, а также основных участников судебного процесса и предмета спора, номера зала судебных заседаний, времени начала судебных заседаний, наименования лиц, участвующих в деле, и вывешиваниена специально оборудованном стенде при входе в зал судебных заседаний списка судебных заседаний;

- подбор дел, назначенных к рассмотрению на следующий день ипередача их судье в конце предшествующего дня;

^- контроль поступлений извещений от отделений связи о вручении уведомлений о времени рассмотрения дела в суде;

- выдача справок по телефону участвующим в деле лицам о движении соответствующего арбитражного дела, размещение информации на сайте о перерывах в судебных заседаниях;

- проверка перед началом судебного заседания явки всех вызванных в судебное заседание лиц и их полномочий на участие в деле, выяснение причин неявки вызванных лиц, доклад об этом судье (и по его указанию принятие мер для обеспечения явки лиц, участвующих в деле);

- обеспечение подписки экспертов, свидетелей, переводчиков после предупреждения их судьей об ответственности в случаях их участия в деле;

- ведение протокола судебного заседания(при вынесении в судебном заседании протокольного определения, которое объявляется судьей устно, занесение его в протокол с указанием вопроса, по которому выносится такое определение, мотивы, по которым суд пришел к своим выводам, и вывод по результатам рассмотрения вопроса; протокол может быть написан от руки, либо изготовлен с использованием компьютера);

- ознакомление лиц, участвующих в деле с протоколом судебного заседания;

- объявление или вручение под расписку лицам, участвующим в деле, и иным лицам по указанию председательствующего в судебном заседании, копий судебных актов, извещений о вызове в судебное заседание;

- ознакомление по указанию председательствующего в судебном заседании лиц, участвующих в деле, и иных лиц с материалами дела;

- ведение описи имеющихся в деле материалов и производство иных записей, касающихся рассмотрения дела;

- введение необходимой информации в автоматизированную систему, регистрационные журналы и карточки;

- формирование по окончании судебного заседания в хронологическом порядке дополнительно поступивших и представленных сторонами в судебном заседании документов, их нумерация, продолжение описи документов, производство необходимых записей на внешней и внутренней стороне обложки дела;

- выполнение по указанию судьи другой работы, связанной сорганизацией и проведением заседания, а также иные задания связанные с обеспечением деятельности отделения.

Анализ должностных обязанностей специалиста судебного состава и секретаря судебного заседания приводят к выводу о том, что многие из них дублируются. Например, контроль поступлений извещений от отделений связи о вручении уведомлений о времени рассмотрения дела в суде; выдача справок по телефону участвующим в деле лицам о движении соответствующего арбитражного дела, размещение информации на сайте о перерывах в судебных заседаниях; своевременное, в установленные АПК РФ сроки, направление копий судебных актов лицам, участвующим в деле, в случае необходимости направление телефонограмм и факсимильных сообщений.

Представляется, что подобное дублирование обязанностей сотрудников аппарата арбитражного суда не приводит к своевременному и правильному их выполнению. Следовало бы освободить специалиста судебного заседания от обязанностей, непосредственно не связанных с рассмотрением дел, т.е. протоколированием.

Уровень квалификации этих сотрудников аппарата суда не одинаковый. Наиболее высококвалифицированным среди них является помощник судьи, о чем свидетельствует и требования, предъявляемые для занятия этой должности (высшее юридическое образование и стаж работы по специальности не менее трех, четырех лет). Следующим по уровню квалификации представляется секретарь судебного заседания, и наконец, последним среди них является специалист судебного состава, коллегии. При рациональном распределении обязанностей помощник судьи должен организовывать, контролировать и координировать работу остальных сотрудников, не дублируя их функции.

При обеспечении каждого арбитражного судьи помощником и специалистом необходимость в прикреплении к каждому судье секретаря судебного заседания отпадает. Более рациональным представляется создание в арбитражном суде группы или отдела секретарей судебных заседаний из расчета один секретарь на 2-3 судьи и возложение на этих сотрудников исключительно обязанности по ведению протокола в ходе судебного заседания и изготовлению этого процессуального документа в соответствии с требованиями АПК РФ. Подобное организационное решение данного вопроса возможно, поскольку арбитражные судьи не слушают дела ежедневно. Каждый судья обычно имеет несколько дней в неделю, на которые и назначаются судебные заседания. В связи с этим разумно и рационально организовать процесс таким образом, чтобы один секретарь судебного заседания работал с несколькими судьями.

Контроль за работой этих сотрудников может осуществлять старший данной группы и конкретный судья, с которым работает секретарь. С учетом осуществления процесса автоматизации и компьютеризации делопроизводства в арбитражных судах принимаются меры для использования аудио и видеозаписывающей техники в этой работе с последующей расшифровкой и перенесением на бумажные носители текстов протоколов. Соответствующие исследования данной проблемы проводились Российским фондом правовых реформ в 2000-2001 годах. На основании результатов проведенных исследований и экспериментов выработаны рекомендации по разработке автоматизированной записи судебных заседаний в российских судах. В настоящее время предпринимаются меры по их реализации.

Своевременно и правильно изготовленный протокол судебного заседания позволяет участникам процесса ознакомиться с материалами дела, подготовить при необходимости апелляционную или кассационную жалобу. Таким образом, движение дела будет продолжаться без каких-либо сбоев.

Однако, как показало проведенное исследование, в настоящее время функциональные возможности всех этих вспомогательных сотрудников арбитражных судов не используются в полной мере.

Помощниками судей арбитражные суды укомплектованы практически полностью: каждый арбитражный судья имеет своего помощника. Хотя еще несколько лет назад соотношение числа должностей помощников и судей было совершенно иным: один помощник работал с двумя или большим количеством арбитражных судей

Несколько лет назад некоторые судьи арбитражных судов высказывали мнение о том, что многие из них еще не готовы использовать помощника с полной загрузкой, так как не вполне доверяют их компетентности для самостоятельной работы, поэтому очень серьезно контролируют подготовленные ими материалы. Часто судья использовал помощника исключительно для технической работы, когда он практически выполнял функции специалиста (особенно часто это происходит, когда судья работает без специалиста), что совершенно непродуктивно. Однако с учетом требований, предъявляемых к кандидату на эту должность, помощник постепенно становится вполне самостоятельной околопроцессуальной фигурой. Для этого должно быть организовано предварительное краткосрочное обучение кандидатов на эти должности, что планируется сделать на базе Российской Академии правосудия.

В настоящее время большинство судей убеждены, что квалификация помощников значительно повысилась с момента появления этих сотрудников в арбитражных судах. Сейчас налаживаются нормальные деловые отношения между арбитражными судьями и их помощниками, чему способствует установление шестимесячного испытательного срока. Судья в течение этого времени имеет возможность проверить уровень подготовки помощника для поручения ему самостоятельной работы в рамках должностных обязанностей. Некоторые арбитражные судьи особенно апелляционных и кассационных инстанций высказали предложения о необходимости выделения каждому судье этих инстанций еще по одному помощнику. Рассмотрение жалоб в этих инстанциях проходит в коллегиальном составе, и судьям бывает сложно заблаговременно ознакомиться с материалами тех дел, по которым они не являются председательствующими (судьями-докладчиками). Помощники судьи могли бы изучать такие дела и поступившие жалобы, составлять соответствующие справки и заключения для судей, как это делается в американских и канадских судах. Подобный подход серьезно сможет облегчить работу судьи, сократив время на изучение материалов дел.