Распределение обязанностей работников аппарата суда в организации делопроизводства

 

Управляя процессом движения переданных в их производство дел, арбитражные судьи перегружены техническими, административными и управленческими обязанностями. Вместе с тем главная обязанность судьи – это отправление правосудия, поэтому всю несудебную работу должен взять на себя вспомогательный персонал суда.

В ст.45 ФКЗ «Об арбитражных судах в Российской Федерации» указано, что деятельность арбитражного суда обеспечивается аппаратом этого суда. Аппарат арбитражного суда

- организует предварительный досудебный прием лиц, участвующих в деле;

- принимает и выдает документы, удостоверяет копии документов суда, производит рассылку и вручение документов, проверяет уплату госпошлины, судебных расходов, подлежащих внесению на депозитный счет суда, а также арбитражных штрафов;

- содействует судьям в подготовке дел к рассмотрению в судебных заседаниях;

- ведет учет движения дел и сроков их прохождения в суде;

- осуществляет хранение дел и документов;

- изучает и обобщает судебную практику;

- подготавливает предложения по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов;

- проводит информационно-справочную работу;

- ведет статистический учет в сфере деятельности суда.

Хотя арбитражные суды различаются по количественному составу и по структуре, но везде деятельность аппарата суда имеет вспомогательный характер функции и обеспечивает выполнение основной задачи суда – осуществление правосудия.

Аппарат суда возглавляется руководителем аппарата - администратором соответствующего арбитражного суда. Администратор арбитражного суда руководит аппаратом арбитражного суда, организует работу аппарата по обеспечению прохождения дел в арбитражном суде, организует работу по обращению к исполнению судебных актов арбитражных судов, а также осуществляет иные функции по обеспечению деятельности арбитражного суда. Должностные обязанности администратора арбитражного суда определяются Положением об администраторе арбитражного суда, утверждаемым Председателем Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Функции аппарата арбитражного суда определяются Федеральным конституционным законом "Об арбитражных судах в Российской Федерации". Конкретные функции работников аппарата арбитражного суда определяются приказами и распоряжениями председателя суда, а также должностными инструкциями, разработанными с учетом структуры, штатной численности и т.п.

Ряд функций работников аппарата судов прямо не регламентирован нормами процессуальных законов. К ним, в частности, относится выполнение многих организационных обязанностей, которые, будучи направлены именно на обеспечение правоприменения, являются должностными функциями и, как правило, регулируются ведомственными нормативными актами.

Председатель суда должен обеспечивать знание и выполнение сотрудниками своих функциональных обязанностей. Эти обязанности предопределены в законодательстве разного уровня, а также многочисленных ведомственных актах - руководства по делопроизводству, инструкциях, приказах председателя, которыми эти обязанности закрепляются за каждым работником.

В приказе председателя, в частности, традиционно устанавливается распределение обязанностей между самим председателем и его заместителями, закрепление за судьями так называемых «зон обслуживания» или предметного принципа рассмотрения дел, закрепления за судьями, работниками канцелярии отдельных участков работы (ведение картотеки по систематизации законодательства, подготовка информационных и аналитических документов), организация взаимозаменяемости среди работников канцелярии. Приказом председателя суда судебным секретарям может поручаться работа, связанная с исполнением судебных решений (переписка по этим вопросам, ведение журналов учета исполнительных листов, сводных исполнительных производств, осуществление контроля за возмещением материального ущерба солидарных ответчиков, а также за возмещением средств в пользу организаций и учреждений), ведение статистического учета.

Научная организация труда (далее НОТ) – это точно рассчитанная организация труда, осуществляемая путем предварительного изучения способов и приемов работы, разложения приемов на отдельные части и выбора тех из них, которые лучше, более эффективны, экономичны и точны, она предусматривает совершенствование организации труда на основе достижений науки и техники, физиологии и гигиены труда и внесения в существующую организацию труда добытых наукой и практикой усовершенствований, повышающих общую производительность труда. Под НОТ в суде имеется в виду рационально организованный труд, направленный на максимальное повышение эффективности правосудия при минимальных затратах труда и при неуклонном соблюдении материального и процессуального закона с учетом рекомендации науки и обобщения передового опыта [64].

Научная организация труда (НОТ) призвана оптимизировать различные направления судебной деятельности, к которым следует отнести следующие:

- организация подбора, расстановка, подготовка и повышение квалификации судей и других работников аппарата судов;

- разделение форм труда, что предполагает обособление различных видов деятельности, при котором каждый из работников выполняет какую-либо отдельную, строго определенную часть объема общей работы.

Под распределением труда в рационально организованном аппарате, в том числе в судах, понимается четкое разграничение задач и функций между его структурными подразделениями и должностных обязанностей между сотрудниками. Совокупность функций, закрепленных за всеми работниками суда, должна обеспечивать в полной мере выполнение судом возложенных на него задач. Разделение форм труда в структурных подразделениях аппарата суда должно обеспечивать необходимые пропорции по видам деятельности (руководство, подготовка решений, обработка информации) и по сложности, ответственности выполняемых работ. Работники аппарата судов в зависимости от их места в процессе подготовки, принятии и реализации решений делятся на:

- руководителей председателей судов, их замов, председателей коллегий, президиумов, судебных составов);

- судей;

- специалистов (советники, консультанты, помощники);

- технических работников (все остальные).

Важнейшим принципом научного распределения труда является недопущение возложения на сотрудников работ и операций, которые по своей сложности могут быть выполнены менее квалифицированными специалистами. Судьи должны быть освобождены от обязанности выполнять технические, не относящиеся непосредственно к отправлению правосудия, организационные операции, выходящие за рамки их профессиональных и должностных обязанностей, и непосредственно возложенные на других работников[65].

В обобщенном виде задачи НОТ в деятельности судов заключаются:

- в разработке наиболее рациональных форм разделения труда между работниками суда и его кооперации, а также объединении сил и средств в тех случаях, когда речь идет о необходимости общих усилий (в частности, внедрение в практику специализации судей, взаимозаменяемость технических работников канцелярии);

- в максимальном использовании достижений современной науки и техники;

- в совершенствовании нормирования труда, в изучении затрат рабочего времени, в подготовке и установлении показателей, позволяющих определить объем работы, необходимую численность разных категорий работников;

- в изучении и внедрении наиболее рациональных форм стимулирования труда;

- в оптимизации рабочих мест, создании наилучших условий труда, обеспечении и оздоровлении условий труда;

- в постоянном изучении и проведении эффективной воспитательной работы в трудовом коллективе.

Наряду с функциональным распределением труда по рассмотрению дел между судьями важное звено научной организации труда в правосудии составляет должностное разделение труда в судах, которое должно решать задачу освобождения судей от работы, не являющейся их исключительной прерогативой и не требующей их уровня квалификации. Речь идет о структуре штатов суда, о введении в них должностей, благодаря которым судья мог бы быть освобожден от значительной части чисто канцелярской или административно-хозяйственной работы, а также от некоторых организационно-оперативных функций.

Еще в 1977 году вносились предложения расширить перечень условно технических должностей, например, консультанта, судебного распорядителя, делопроизводителя для каждого судьи, кодификатора и др. Правильное должностное определение обязанностей в судах позволило бы сосредоточить внимание судей на деятельности по правосудию, освободив их от ряда функций (начиная с ведения карточек законодательных актов до организации ремонта помещений суда), которые с успехом могут выполняться другими работниками судов. Опыт работы консультантов народных судов показывает, что они могут во многом помочь в его разнообразной деятельности. Высказанные судьями предложения представляют в определенной мере обобщение уже существующей практики организации работы консультанта в суде. Так, в круг обязанностей консультанта судьи считают необходимым включить:

- ведение кодификационно-справочной работы по законодательству и юридической литературе;

- подготовку нормативного материала и юридической литературы в связи с рассмотрением конкретных дел;

- консультации судей и других работников суда по вопросам применения законодательства информацию по изменению законодательства;

- проведение обобщения судебной практики, обзоров, анализов состояния правонарушений в районе, составление отчетов по различным направлениям работы суда, ведение статистики;

- оказание помощи судье в приеме граждан, проведение самостоятельного приема граждан и консультации граждан по оформлению исковых заявлений и жалоб, проведение досудебной подготовки по гражданским делам и жалобам частного обвинения;

- работу с жалобами, ответы на письма, помощь судье в разрешении жалоб;

- инструктаж секретарей и технических работников суда, контроль за ведением делопроизводства[66].

Квалификационное разделение труда основывается на том, что при распределении должностных обязанностей и ответственности между работниками следует исходить из степени сложности поручаемой им работы и их фактической квалификации.

При решении вопросов разделения труда в судах надо иметь в виду, что применение НОТ и совершенствование разделения труда судебных работников, во-первых, должно соответствовать требованиям закона об организации и деятельности судов и процессуального закона и, во-вторых, предполагает также, чтобы судьи были загружены только вопросами, действительно входящими в их компетенцию, определенную законодательством о судоустройстве и процессуальными законами. Судьи должны быть освобождены от обязанности выполнять технические, не относящиеся непосредственно к отправлению правосудия организационные операции, выходящие за рамки их профессиональных и должностных обязанностей и непосредственно возложенные на других, в первую очередь технических работников.

На то обстоятельство, что судьи арбитражных судов работают со значительными перегрузками, неоднократно указывалось руководством ВАС РФ. При этом в целях нормализации нагрузки судей предполагалось значительное увеличение штатов арбитражных судов как по судьям, так и по работникам аппарата судов. Для доведения нагрузки судей до нормативного уровня штатная численность судей арбитражных судов должна быть увеличена в 3,5 раза по сравнению с имеющейся в 2000 году и ставить 10178. Кроме этого, по состоянию на 2000 год на одного судью арбитражного суда приходилось 1,23 работника аппарата. Если же учесть только работающих непосредственно с судьями, то в среднем один специалист работал с двумя судьями. В Программе указывается на необходимость увеличения штатной численности работников аппарата арбитражных судов до 20356 человек в 2005 году, чтобы на одного судью приходилось два работника аппарата. Однако учитывая, что рост количества рассматриваемых арбитражными судами дел постоянно опережает увеличение общей численности судейского корпуса и работников аппаратов арбитражных судов и, что кадровые мероприятия потребуют весьма значительных бюджетных затрат, предлагалось увеличение к 2005 году судей лишь в 2 с небольшим раза до 6240 должностей и работников аппаратов соответственно в 3,6 раза до 12500 единиц. К 2010 году предлагалось довести количество судейских должностей до 7500, а работников аппаратов арбитражных судов соответственно до 15000[67].

На 2006 год количественный состав судейского корпуса арбитражных судов установлен 3700 - по штатной численности и составляет 3030 - по фактическому состоянию[68].

Программа предполагала создание надлежащих условий для осуществления правосудия, в том числе путем устранения имеющихся недостатков в организации деятельности судей, когда судьям нередко приходится выполнять функции, которые без ущерба для качества работы могли бы быть делегированы помощникам и специалистам[69].

Подобные предложения представляются весьма своевременными, однако некоторыми специалистами в области гражданского и арбитражного процессуального судопроизводства они не одобряются и подвергаются критике. В.М.Шерстюк, в частности, пишет, что сама идея о возложении, например, на помощника судьи обязанностей, связанных с совершением некоторых процессуальных действий (принятием заявления, подготовкой дела к судебному разбирательству, примирением сторон), не нова, активно обсуждалась рабочей комиссией по подготовке проекта АПК РФ в Государственной Думе и была отвергнута по той причине, что все эти действия составляют содержание правосудия. Согласно же Конституции РФ, ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», Закону РФ «О статусе судей в Российской Федерации» вести такую деятельность вправе только судьи, получившие такой статус в установленном законом порядке. Данное обстоятельство привело к необходимости включения в АПК РФ ст.58, закрепившей правило, согласно которому помощник судьи оказывает содействие судье в подготовке и организации судебного процесса и не вправе выполнять функции, направленные на осуществление правосудия. Помощник судьи не может совершать действия, влекущие за собой возникновение, изменение либо прекращение прав или обязанностей лиц, участвующих в деле, и других участников арбитражного процесса, поскольку это может привести к искажению сущности самого правосудия. При возможной же реализации предложения ч.2 ст.58 АПК РФ о совершении помощником судьи процессуальных действий в случаях, предусмотренных АПК РФ на практике придется решать немало вопросов: какие нормы АПК РФ могут считаться уполномочивающими его на это, какие конкретно процессуальные действия должен решать помощник судьи; каковы правовые последствия этих действий; подконтрольны ли они судье, рассматривающему дело; если да, то в какой мере; кто и в каком порядке их может отменить. Это также приведет к внесению изменений в соответствующие нормативные акт, причем эти коррективы не должны быть значительными, дабы не затронуть сущности правосудия[70].

К вспомогательному аппарату относятся помощники судей, группа специалистов, работающих с судьями, секретариат председателя суда, канцелярия, включая архив, информационно-аналитический отдел, бухгалтерия, отдел кадров, сектор материально-технического обеспечения и социально-бытового обслуживания, а также технический персонал.

Отношение рабочего времени, которое судья тратит реально на деятельность, связанную непосредственно с осуществлением правосудия, к общему фонду рабочего времени покажет, насколько рационально распределение этого фонда, достаточно ли используется в судах принцип разделения труда по степени его квалифицированности между судьями и другими работниками в судах и, наконец, всегда ли обоснованно определяются функции судей и их реальный объем при осуществлении других, помимо правосудия, задач судебных органов.

Учет использования рабочего времени требует оценки реальной штатной ситуации в судебных органах, поскольку неукомплектованность или неквалифицированность штатов других, кроме судей, судебных работников ведет к существенной перегрузке судей несвойственными им функциями или такими обязанностями, выполнением которых судьи должны лишь руководить. Имеется в виду ряд обязанностей, связанных с организацией приема населения, различных операций по оформлению документов, которые должны осуществляться секретарями и т.д.[71]

В связи с этим возникают вопросы, кто из этих сотрудников напрямую задействован в управлении движением дела и как должны распределяться их обязанности для оптимальной организации этого процесса.

Проанализировав весь процесс прохождения дела, его организацию, можно выделить из всего вспомогательного персонала суда следующих сотрудников, имеющих отношение к этому процессу, от оптимальной деятельности которых зависит возможность освобождения судей от несвойственных им функций. Это - помощники судей, специалисты, работающие с судьями, секретари судебных заседаний. Организацию всего процесса делопроизводства и прохождения дела в суде целесообразно возложить не на председателя арбитражного суда, а на администратора, должности которых в настоящее время вводятся во всех арбитражных судах России.

В результате проведенного исследования, интервьюирования судей, председателей арбитражных судов, изучения документооборота в арбитражных судах, приказов, инструкций и иных нормативных материалов, можно сделать вывод о том, что в настоящее время распределение и реальное выполнение существующих функциональных обязанностей помощником судьи, специалистом коллегии и секретарем судебного заседания организовано непродуктивно.