Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Управление реализацией проекта




6.1 Организация работ и выполнение проекта: управление выполнением сводного плана проекта; проверка и анализ состояния предметной области при выполнении проекта

Контроль и регулирование хода выполнения проекта: общий контроль изменений; контроль изменений предметной области проекта; контроль выполнения расписания работ проекта; контроль стоимости проекта.

6.2 Создание коммуникационной системы проекта: документы проекта, их форма, классификация, требования к ним; участники информационного обмена в проекте; Организация документооборота и информационных потоков в проекте; методы и средства коммуникаций в системе управления проектом.

 

Работа центральное базовое понятие управления проектами. Работа – совокупность взаимодействий по достижению желаемого результата за интервал времени.

Проект – совокупность взаимосвязанных работ. Существует взаимосвязь объемов, продолжительности и стоимости работ: продолжительность = объем/производительность. Из формулы видно, что изменения в первом параметре приводит к изменению в других показателях.

Под содержанием работ понимается описания работ и ресурсов под каждую работу. Для этого необходимо определить:

- Работы для выполнения

- Последовательность работ

- Продолжительность работ

- Потребность в ресурсах

- Стоимость работ

Основными инструментами определения работ в проекте являются:

1. Декомпозиция, т.е. разделение проекта как общей совокупности работ на более мелкие и управляемые компоненты.

2. Формирование списка работ

Под каждую работу назначены и описаны ресурсы. Для разрешения возможных конфликтов из-за недостаточности ресурсов используются методы выравнивания:

- Нормальное выравнивание, т.е. работа, планируется на более поздний срок до появления ресурса за счет резерва времени.

- Разбиение, работы разбиваются на несколько частей, для выполнения каждой из которых необходимо и имеется требуемое количество ресурсов.

- Растяжение, уменьшение интенсивности использования ресурса за счет увеличения продолжительности работы.

- Сжатие (в случае сбыта ресурса) уменьшение продолжительности работы за счет увеличения интенсивности использование ресурсов.

Под структурой работы понимаются параметры:

- Идентификатор, уникальный код, однозначно определяющий работу в проекте.

- Описание, краткая характеристика сути работы

- Длительность (час, день, месяц)

При этом основными методами оценки продолжительности являются: экспертная оценка; оценка по аналогам; моделирование при различных наборах предположений.

В итоге получаются данные:

- Процент выполнения, доля завершения части проекта в процентах

- Оставшаяся длительность для выполнения работы

- Раннее начало и окончание

- Позднее начало и окончание

- Резервы времени

- Фактическое начало и окончание

- Предшествующая работа

- Последующая работа

 

Основными методами определения последовательности работ являются:

- Учет ограничений, внутренних и внешних, влияющих на сроки работы, например, ограничения по финансированию

- Учет кода, структура разбиения работ

- Учет ресурсов, т.е. имеющихся трудовых ресурсов

- Учет затрат в соответствии с утвержденным бюджетом на выполнение работ.

 

Управление по временным параметрам, связанным с достижением результатов проекта. Схема деятельности ориентирована на результат, отличается с ориентацией на задание.

 

1) Устанавливается временной период и цель.

2) Определяются ключевые результаты индивидуальной работы для установления временного периода.

3) На основе ключевых результатов составляется личный план деятельности и календарный план работы на предстоящий период.

4) Составляется точный план работ почти на каждый рабочий день.

Потеря времени в проектах выражается:

- В дополнительных затратах времени, из-за недостатков в точном определении содержания работ, качестве графиков, контроля за работой

- В устранении брака

- Простои и задержки в выполнении работ.

Производство труда измеряется и контролируется тремя методами:

1) Стоимостным

2) Натуральным

3) Нормативным

Наиболее распространённый стоимостной метод. Здесь учитывается количество продукции по сметной или рыночной стоимости, или по продажной цене, а уровень производительности характеризуется стоимостью работ, приходящихся либо на одного работника, либо на единицу времени, единицу территории…

При натуральном методе производятся измерения в натуральных показателях в расчетах на одного работника в единицу времени. Это позволяет планировать численность работающих, сравнивать и контролировать показатели производительности.

Нормативный метод показывает соотношение фактических затрат на определенный объем работ с затратами, полагающимися по норме.

В целях контроля могут использоваться хронометражные карты (время как признак) для измерения переменных затрат на работу. Нахождение оптимального баланса работ с ресурсами, качеством и стоимостью проекта.

Одна из главных подсистем управления проектами. В методологии УП, понятие ресурс включает все, чем располагает проект.

Рассмотрим материально-технический ресурс:

1) планирование ресурсов

2) управление материально-техническим обеспечением

 

1. Планирование это:

1.1. разработка графиков, обеспечение работ ресурсами. Стремиться надо к планированию обеспечения ресурсами каждой работы.

1.2. Выбор поставщиков

1.3. Размещение заказов

1.4. Контроль за поставками, как правило, это сравнение плановых параметров с фактическими данными и выработка корректирующих решений.

 

Имеются два основных метода планирования ресурсов:

- Ресурсное планирование при ограничении по времени, предполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение дополнительных ресурсов на периоды перегрузок

- Планирование при ограниченных ресурсах, предполагает, что первоначальное количество доступных ресурсов не может быть изменено

2. Управление материально-техническим обеспечением. Включает две группы процессов: управление закупками, другая это управление снабжением, которая включает в свою очередь управление поставками, запасами, распределением ресурсов.

Управление закупками ресурсов – процессы приобретения товаров, продукции и услуг по проекту от внешних пользователей. Закупки и поставки – две стороны материально-технического обеспечения.

Работы по закупкам это:

- Подготовка спецификации и технических условий о количестве и качестве необходимого оборудования

- Планирование и организация процесса закупок

- Изучение возможных источников закупок и переговоры с поставщиком

- Предварительный отбор участников торгов

- Подготовка документов для торгов

- Проведение торгов и принятие решения о присуждении контрактов победителям торгов

- Размещение заказа, переговоры о поставках

- Разрешение конфликта

- Взаиморасчеты

- Наем на работу необходимых специалистов


Работы по поставкам это:

- Планирование поставок

- Контроль за поставками

- Организация бухучета

- Доставка, приемка и хранение товара

- Учет и контроль доставки.

 

 

Планирование поставок на основе системы производственно-технической комплектации.

Исходными данными для календарного планирования поставок являются:

- Календарный план производства работ (возможно сетевые графики)

- Календарный план ввода объектов

- План закупок ресурсов (обычно годовой)

- Нормативно-технологическая документация

- Информация о реальном положении дел

 

На базе этих данных определяется объектная потребность в поставках, и разрабатываются квартальные заказы для проекта. Определяется форма поставок: транзитная или с базы. При этом испытывается система производственной технологической комплектации, при котором заказываются, изготавливаются и поставляются комплексы конструкция, изделий в технологии готовности для производства.

Правовое регулирование закупок и поставок: основная правовая форма – это договор. Через договор устанавливаются права и обязанности субъектов.

Два основных типа договоров:

1) Договор поставки – отношение, когда поставщик обязуется в установленные сроки на определённых условиях передать товар покупателю, а покупатель обязуется принять и оплатить товар.

2) Договор подряда – это отношение, когда одна сторона по заданию другого лица обязуется выполнить работу за плату, результат которой переходит в собственность заказчика.

 

Основные организационные формы закупок это:

- Прямые. От поставщика к покупателю

- Посреднические

- Биржевые, т.е. через биржевую торговлю

 

Управление запасами.

Понятие запасы относится к 3 видам: сырью и материалам; незавершенному производству; готовой продукции.

Управление запасами – контроль за состоянием запасов и принятие решений по оптимизации времени и средств их обеспечения

Управление запасами – это:

- Уменьшение производственных потерь из-за дефицита материала с понижением рисков перебоев в работах

- Избежание замораживания денежных средств в случае наличия излишков запасов.

- Снижение затрат на хранение товарно-материальных запасов

 

Оптимизация размеров запасов осуществляется через следующие методы:

1) ABC метод. ABC по степени важности запасов в зависимости от их удельной стоимости. A – наиболее ценные ресурсы, требующие постоянного ежедневного учета и контроля. За этими ресурсами нужен повышенный контроль. Расчет оптимального размера запаса. Ресурсы B важны в меньшей мере, чем A. Проверяются при инвентаризации. Остальные ресурсы это C, их контролируют по необходимости или по ежегодной инвентаризации.

2) Правило 20/80 Паретто, установлено, что примерно 75% стоимости запасов охватывает около 10% наименований номенклатуры ресурсов A. Во многих случаях оказывается, что 20% потребления ресурсов составляет примерно 80% стоимости запаса.

3) Модель оптимизации размера заказа (EOQ). Наибольший распределительный инструмент управления запасами. Проблема управления запасами сведена к определению объема заказа и его частоты за период времени. Т.е. частота заказа рассчитывается балансирование между затратами на выполнение одного заказа и затратами на хранение единиц заказа. Количество заказа следуют увеличить до тех пор, пока снижение затрат на заказ перевешивает увеличение затрат на хранение.

 

Концепция логистики.

Логистика – наука управлением движением материи, и связанных с ним информационных и финансовых потоков от первичного источника до конечного потребителя.

Общие задачи логистики сводятся к созданию системы управления материальными потоками проекта. Частные сводятся к:

- Созданию материальных запасов

- Сокращение времени хранения

- Сокращение времени перевозок

Основные требования к основным логическим ресурсам в проекте:

1. Требования к закупкам – поиск и закупка материалов по min ценам.

2. Требования к поставщикам

2.1. Нахождение поставщиков с продукцией с приемлемой стоимостью

2.2. Должна обеспечиваться качественная продукция и надежное обслуживание

3. Требования к доставке ресурса.

3.1. Необходимо учитывать не только перевозку, но и обработку, хранение, упаковку и распаковку, а так же подача материалов на работу.

4. Требования к системе запасов ресурса

 

Запас – форма существующего материального потока. Пространство и время два основных критерия. Особенность логистики – изучение запаса как объекта, постоянно меняющегося во времени.

Оптимизация объема запаса и время их пребывания в каждой конкретной форме.

Это группа управленческих процессов, обеспечивающая формирование, сбор, распределение и сохранение информации в рамках проекта в целях его успешной реализации.

Предполагается, что у менеджера имеются специальные знания и навыки. Пример: понимание модели «отправитель-получатель», цепеобратные связи барьеров на пути взаимодействия.

Выбор средства коммуникаций: связывается письменно или устно; пользуются формальными и не формальными способами взаимодействия. Стиль письма: активный или пассивный диалог; структура предложения подбор слов.

Методы презентации: подготовка повестки для разработчика наглядных материалов; язык тела; управление конфликтами.

Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с ролью, полномочиями и ответственностью.

Процессы управления коммуникациями:

1) Планирование системы коммуникаций – это определение потребностей участников проекта в информации и взаимодействии. Кому какая, когда потребуется информация и каким образом она будет доставлена.

План коммуникаций может включать элементы:

- План сбора информации, в котором употребляется ее потребители, методы получения, регистрации и хранение

- План распределения информации, в которой употребляются методы ее доставки

- Детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, используемые определения

- Расписание и частота взаимодействия

- Методы доступа к информации между запланированными актами

- Процедура внесения изменений в план коммуникаций

План коммуникаций – составная часть плана проекта. Такой план:

- Позволяет наглядно представить и согласовать общую картину коммуникаций

- Является основой, на которую может ссылаться любой участник проекта при соглашении, разглашении действий.

2) Сбор и распределение информации – это исполнение плана коммуникаций, а так же порядок реагирования на неожиданные информационные запросы.

Виды коммуникаций:

- внутренние и внешние;

- формальные и неформальные;

- письменные и устные;

- вертикальные и горизонтальные.

Широко используются автоматизированные методы сбора и распределения информации. Важной формой взаимодействия менеджера и исполнителя является совещание. По статистике через совещание проходит от 30 до 80% времени контактов руководителя с участниками команды.

Параллельно осуществляется документирование хода работ: сбор, обработка, хранение документации по проекту. Компьютерные системы ведения электронных архивов, автоматизированные процессы накопления, кодирования и хранения текстовых и графических документов, облегчающих доступ к архивной информации.

3) Отчетность об исполнение – информация о текущем состоянии дел. Прогноз по исполнению оставшихся работ, ресурсов, рисков, проблем и изменений на основании этого выявляются отклонения от плана, вырабатываются корректирующие предложения.

 

Информационная система управления проектом (ИСУП) – организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств обеспечения эффективного управления проектом. В больших компаниях это часть корпоративной системы управления проектом.

ИСУП объединяет данные из различных подразделений, относящихся к конкретным проектам.

Принципы создания ИСУП:

- Создание единой модели описания и предоставление информации по отдельным проектам или по портфелям проекта.

- Настройка рабочих мест и обеспечение доступа к информации для различных участников с учетом их потребностей

- Интеграция моделей ИСУП с другими корпоративными системами.

Команда проекта – группа сотрудников непосредственно работающих над осуществлением проекта и подчинение руководителю, основной элемент структуры проекта.

Участники проекта – более широкая категория, чем команда проекта.

Четыре метода формирования команды:

1) Целеполагающий метод – основан на целях и позволяет членам команды лучше ориентироваться в выборе и реализации общих целей реализации проекта

2) Межличностный подход, сфокусирован на улучшении межличностных отношений в команде и основан на том, что межличностная компетентность увеличивает эффективность деятельности команды. Цель: увеличение группового доверия, поощрение совместной поддержки; увеличение внутрикомандных коммуникаций.

3) Ролевой подход – проведение дискуссии и переговоров среди членов команды отнесение их ролей.

4) Проблемно-ориентированный подход (через решение проблем), предполагает организацию заранее спланированных серий встреч с членами команды. Включает в себя последовательное развитие процедур решения командных проблем, а затем достижение главной командной задачи.

Команда проекта – управленческая структура, в которой входят специалисты, являющиеся, по сути, менеджерами по своим направлениям деятельности.

Менеджер проекта должен:

- Быстро и эффективно организовать начало работы

- Координировать и контролировать ход работ

- Распределять работы по проекту

- Осуществлять взаимодействие с внешними участниками

- Следить за изменениями, контролировать отклонения

- Осуществлять коммуникации

 

Проект совместной деятельности делится на типы:

1) Совместно-взаимодействующий тип, ориентирован на коллективные цели, приверженность авторитету лидера, ориентация на нормы и ценности группы. Самым тяжким наказанием является изгнание из группы.

2) Совместно-последовательный тип деятельности – характерна высокая технологическая дисциплинированность, следование инструкциям, положениям, другим нормативным документам.

3) Совместно-индивидуальный тип – взаимодействие между участниками минимально, у каждого свой объем работы и представление труда в оговоренном виде в определенном месте.

4) Совместно-творческий тип, каждый участник является равноправным создателем нового. Основной ценностью становится достижение нового знания, уважение прав каждого, создание условий для индивидуального и совместного развития.

В команде имеет место интегральная характеристика – это организационная культура команды. В ее состав входят:

- Осознание своего места в команде

- Ценности и нормы поведения

- Обычай деловой практики

- Коммуникационная система и культура общения

- Критерии и правила полномочий, статуса и власти

- Правила неформальных отношений

- Сложившиеся в команде привычки и традиции

- Трудовая и деловая этика

Принятие решений в проекте представляет собой последовательность ряда этапов:

1) Постановка задачи

2) Выявление ограничений и обоснование критериев для принятия решения

3) Выявление альтернатив

4) Сравнение и оценка альтернатив

5) Выбор наилучшего решения

6) Реализация решения

7) Контроль, исполнение.

 

В состав требований к управленческим решениям входят:

- Эффективность

- Экономичность

- Своевременность

- Обоснованность

- Реалистичность

Общий отечественный и зарубежный опыт имеет основные задачи системы управления персоналом:

1) Определение общей стратегии формирования команды проекта

2) Планирование обеспечения проекта человеческими ресурсами

3) Привлечение, отбор и оценка персонала

4) Повышение квалификации и переподготовка персонала

5) Система продвижения по службе

6) Эффективное исполнение организации работ, рабочих мест, условий труда, социальных условий.

7) Управление з/п и затратами на персонал

К менеджеру по персоналу предъявляются требования по 11 областям компетентности, объединенные в 3 группы:

1. Личная порядочность

1.1. Этичность, уважение прав личности, ответственность за взятые обещания, надежность, честность, справедливость

1.2. Добросовестность, высокие требования к результатам работы

1.3. Рассудительность, способность принимать разумные и реальные решения

2. Целеустремленность и продуктивность

2.1. Результативность

2.2. Настойчивость

2.3. Преданность организации

2.4. Уверенность в себе, готовность решать неординарные задачи

3. Навыки командной работы

3.1. Командная ориентация, понимание необходимой совмесной деятельности и умение работать с другими

3.2. Контактность

3.3. Коммуникабельность, умение использовать устную и письменную речь, стилистику и иные выразительные средства для воздействия на партнеров и взаимопонимание.

3.4. Умение слушать

Специфика команды как человеческого ресурса:

1) Часто приоритет отдается психологическим факторам мотивации и стимулирования

2) Люди наделены сознанием, мышлением и интеллектом, и поэтому их реакция на управление активная и эмоционально осмысленная.

3) Человеческие ресурсы способны к постоянному развитию

4) Процессы взаимодействия человеческих ресурсов являются двухсторонними. Эффективность применения человеческого ресурса при не правильном использовании падает быстрее, чем в случае с другими видами ресурсов. Вложение в человеческие ресурсы дает больший эффект, чем в другие виды ресурсов.

 

Стратегии формирования команды проекта включают в себя совокупность целей, объединение в направлениях:

1) Подбор специалиста

2) Адаптация

3) Кадровый мониторинг

4) Обучение и развитие

5) Мотивация и стимулирование

6) Обеспечение взаимодействия

После разработки стратегии осуществляется кадровое планирование. Затем осуществляется привлечение, отбор и оценка персона.

При подборе используются внешние и внутренние источники перемещения; лизинг персонала.

Основные цели оценки персонала подразделяются на:

- Административные, для формирования кадрового резерва, для персональных перемещений

- Информационные, служат чаще всего, чтобы люди знали об уровне собственной работы

- Мотивационные

Из методик оценки наиболее популярными остаются:

- Тесты на профессиональную пригодность

- Общие тесты способностей

- Биографические тесты

- Личностные тесты

- Интервью

- Рекомендации

Работа по обучению и развитию персонала осуществляется двумя путями:

1) Через повышение профессиональной квалификации, уровня персонала.

2) Обеспечение активного участия в реализации проекта

 

Рекомендуемая форма обучения: курсы, семинары, стажировка, игры, тренинги

Обучение через передачу технологий управления проектом.

 

Психологические аспекты управления персоналом.

Идеология команды формируется из совокупных идей и взглядов, отражающих конечные цели в управлении проектом. Психология команды выражается в совокупности социально-психологических особенностей, проявляемых в процессе функционирования команды.

Мотивация – процесс стимулирования человека или группы людей по достижению цели. Разработка системы мотивирования – важный резерв повышения эффективности управления.

Формирование атмосферы в команде не исключает конфликтов, следовательно, менеджеры должны понимать, что без противоречий не может быть продвижения вперед. Он должен распознать категорию конфликта и выбрать способ управления, позволяющий не только разрешить конфликт, но и обеспечить реализацию проекта.

 


Поможем в написании учебной работы
Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой





Дата добавления: 2015-03-11; просмотров: 1335. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!

Studopedia.info - Студопедия - 2014-2022 год . (0.096 сек.) русская версия | украинская версия
Поможем в написании
> Курсовые, контрольные, дипломные и другие работы со скидкой до 25%
3 569 лучших специалисов, готовы оказать помощь 24/7