Управление реализацией проекта6.1 Организация работ и выполнение проекта: управление выполнением сводного плана проекта; проверка и анализ состояния предметной области при выполнении проекта Контроль и регулирование хода выполнения проекта: общий контроль изменений; контроль изменений предметной области проекта; контроль выполнения расписания работ проекта; контроль стоимости проекта. 6.2 Создание коммуникационной системы проекта: документы проекта, их форма, классификация, требования к ним; участники информационного обмена в проекте; Организация документооборота и информационных потоков в проекте; методы и средства коммуникаций в системе управления проектом.
Работа центральное базовое понятие управления проектами. Работа – совокупность взаимодействий по достижению желаемого результата за интервал времени. Проект – совокупность взаимосвязанных работ. Существует взаимосвязь объемов, продолжительности и стоимости работ: продолжительность = объем/производительность. Из формулы видно, что изменения в первом параметре приводит к изменению в других показателях. Под содержанием работ понимается описания работ и ресурсов под каждую работу. Для этого необходимо определить: - Работы для выполнения - Последовательность работ - Продолжительность работ - Потребность в ресурсах - Стоимость работ Основными инструментами определения работ в проекте являются: 1. Декомпозиция, т.е. разделение проекта как общей совокупности работ на более мелкие и управляемые компоненты. 2. Формирование списка работ Под каждую работу назначены и описаны ресурсы. Для разрешения возможных конфликтов из-за недостаточности ресурсов используются методы выравнивания: - Нормальное выравнивание, т.е. работа, планируется на более поздний срок до появления ресурса за счет резерва времени. - Разбиение, работы разбиваются на несколько частей, для выполнения каждой из которых необходимо и имеется требуемое количество ресурсов. - Растяжение, уменьшение интенсивности использования ресурса за счет увеличения продолжительности работы. - Сжатие (в случае сбыта ресурса) уменьшение продолжительности работы за счет увеличения интенсивности использование ресурсов. Под структурой работы понимаются параметры: - Идентификатор, уникальный код, однозначно определяющий работу в проекте. - Описание, краткая характеристика сути работы - Длительность (час, день, месяц) При этом основными методами оценки продолжительности являются: экспертная оценка; оценка по аналогам; моделирование при различных наборах предположений. В итоге получаются данные: - Процент выполнения, доля завершения части проекта в процентах - Оставшаяся длительность для выполнения работы - Раннее начало и окончание - Позднее начало и окончание - Резервы времени - Фактическое начало и окончание - Предшествующая работа - Последующая работа
Основными методами определения последовательности работ являются: - Учет ограничений, внутренних и внешних, влияющих на сроки работы, например, ограничения по финансированию - Учет кода, структура разбиения работ - Учет ресурсов, т.е. имеющихся трудовых ресурсов - Учет затрат в соответствии с утвержденным бюджетом на выполнение работ.
Управление по временным параметрам, связанным с достижением результатов проекта. Схема деятельности ориентирована на результат, отличается с ориентацией на задание.
1) Устанавливается временной период и цель. 2) Определяются ключевые результаты индивидуальной работы для установления временного периода. 3) На основе ключевых результатов составляется личный план деятельности и календарный план работы на предстоящий период. 4) Составляется точный план работ почти на каждый рабочий день. Потеря времени в проектах выражается: - В дополнительных затратах времени, из-за недостатков в точном определении содержания работ, качестве графиков, контроля за работой - В устранении брака - Простои и задержки в выполнении работ. Производство труда измеряется и контролируется тремя методами: 1) Стоимостным 2) Натуральным 3) Нормативным Наиболее распространённый стоимостной метод. Здесь учитывается количество продукции по сметной или рыночной стоимости, или по продажной цене, а уровень производительности характеризуется стоимостью работ, приходящихся либо на одного работника, либо на единицу времени, единицу территории… При натуральном методе производятся измерения в натуральных показателях в расчетах на одного работника в единицу времени. Это позволяет планировать численность работающих, сравнивать и контролировать показатели производительности. Нормативный метод показывает соотношение фактических затрат на определенный объем работ с затратами, полагающимися по норме. В целях контроля могут использоваться хронометражные карты (время как признак) для измерения переменных затрат на работу. Нахождение оптимального баланса работ с ресурсами, качеством и стоимостью проекта. Одна из главных подсистем управления проектами. В методологии УП, понятие ресурс включает все, чем располагает проект. Рассмотрим материально-технический ресурс: 1) планирование ресурсов 2) управление материально-техническим обеспечением
1. Планирование это: 1.1. разработка графиков, обеспечение работ ресурсами. Стремиться надо к планированию обеспечения ресурсами каждой работы. 1.2. Выбор поставщиков 1.3. Размещение заказов 1.4. Контроль за поставками, как правило, это сравнение плановых параметров с фактическими данными и выработка корректирующих решений.
Имеются два основных метода планирования ресурсов: - Ресурсное планирование при ограничении по времени, предполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение дополнительных ресурсов на периоды перегрузок - Планирование при ограниченных ресурсах, предполагает, что первоначальное количество доступных ресурсов не может быть изменено 2. Управление материально-техническим обеспечением. Включает две группы процессов: управление закупками, другая это управление снабжением, которая включает в свою очередь управление поставками, запасами, распределением ресурсов. Управление закупками ресурсов – процессы приобретения товаров, продукции и услуг по проекту от внешних пользователей. Закупки и поставки – две стороны материально-технического обеспечения. Работы по закупкам это: - Подготовка спецификации и технических условий о количестве и качестве необходимого оборудования - Планирование и организация процесса закупок - Изучение возможных источников закупок и переговоры с поставщиком - Предварительный отбор участников торгов - Подготовка документов для торгов - Проведение торгов и принятие решения о присуждении контрактов победителям торгов - Размещение заказа, переговоры о поставках - Разрешение конфликта - Взаиморасчеты - Наем на работу необходимых специалистов
- Планирование поставок - Контроль за поставками - Организация бухучета - Доставка, приемка и хранение товара - Учет и контроль доставки.
Планирование поставок на основе системы производственно-технической комплектации. Исходными данными для календарного планирования поставок являются: - Календарный план производства работ (возможно сетевые графики) - Календарный план ввода объектов - План закупок ресурсов (обычно годовой) - Нормативно-технологическая документация - Информация о реальном положении дел
На базе этих данных определяется объектная потребность в поставках, и разрабатываются квартальные заказы для проекта. Определяется форма поставок: транзитная или с базы. При этом испытывается система производственной технологической комплектации, при котором заказываются, изготавливаются и поставляются комплексы конструкция, изделий в технологии готовности для производства. Правовое регулирование закупок и поставок: основная правовая форма – это договор. Через договор устанавливаются права и обязанности субъектов. Два основных типа договоров: 1) Договор поставки – отношение, когда поставщик обязуется в установленные сроки на определённых условиях передать товар покупателю, а покупатель обязуется принять и оплатить товар. 2) Договор подряда – это отношение, когда одна сторона по заданию другого лица обязуется выполнить работу за плату, результат которой переходит в собственность заказчика.
Основные организационные формы закупок это: - Прямые. От поставщика к покупателю - Посреднические - Биржевые, т.е. через биржевую торговлю
Управление запасами. Понятие запасы относится к 3 видам: сырью и материалам; незавершенному производству; готовой продукции. Управление запасами – контроль за состоянием запасов и принятие решений по оптимизации времени и средств их обеспечения Управление запасами – это: - Уменьшение производственных потерь из-за дефицита материала с понижением рисков перебоев в работах - Избежание замораживания денежных средств в случае наличия излишков запасов. - Снижение затрат на хранение товарно-материальных запасов
Оптимизация размеров запасов осуществляется через следующие методы: 1) ABC метод. ABC по степени важности запасов в зависимости от их удельной стоимости. A – наиболее ценные ресурсы, требующие постоянного ежедневного учета и контроля. За этими ресурсами нужен повышенный контроль. Расчет оптимального размера запаса. Ресурсы B важны в меньшей мере, чем A. Проверяются при инвентаризации. Остальные ресурсы это C, их контролируют по необходимости или по ежегодной инвентаризации. 2) Правило 20/80 Паретто, установлено, что примерно 75% стоимости запасов охватывает около 10% наименований номенклатуры ресурсов A. Во многих случаях оказывается, что 20% потребления ресурсов составляет примерно 80% стоимости запаса. 3) Модель оптимизации размера заказа (EOQ). Наибольший распределительный инструмент управления запасами. Проблема управления запасами сведена к определению объема заказа и его частоты за период времени. Т.е. частота заказа рассчитывается балансирование между затратами на выполнение одного заказа и затратами на хранение единиц заказа. Количество заказа следуют увеличить до тех пор, пока снижение затрат на заказ перевешивает увеличение затрат на хранение.
Концепция логистики. Логистика – наука управлением движением материи, и связанных с ним информационных и финансовых потоков от первичного источника до конечного потребителя. Общие задачи логистики сводятся к созданию системы управления материальными потоками проекта. Частные сводятся к: - Созданию материальных запасов - Сокращение времени хранения - Сокращение времени перевозок Основные требования к основным логическим ресурсам в проекте: 1. Требования к закупкам – поиск и закупка материалов по min ценам. 2. Требования к поставщикам 2.1. Нахождение поставщиков с продукцией с приемлемой стоимостью 2.2. Должна обеспечиваться качественная продукция и надежное обслуживание 3. Требования к доставке ресурса. 3.1. Необходимо учитывать не только перевозку, но и обработку, хранение, упаковку и распаковку, а так же подача материалов на работу. 4. Требования к системе запасов ресурса
Запас – форма существующего материального потока. Пространство и время два основных критерия. Особенность логистики – изучение запаса как объекта, постоянно меняющегося во времени. Оптимизация объема запаса и время их пребывания в каждой конкретной форме. Это группа управленческих процессов, обеспечивающая формирование, сбор, распределение и сохранение информации в рамках проекта в целях его успешной реализации. Предполагается, что у менеджера имеются специальные знания и навыки. Пример: понимание модели «отправитель-получатель», цепеобратные связи барьеров на пути взаимодействия. Выбор средства коммуникаций: связывается письменно или устно; пользуются формальными и не формальными способами взаимодействия. Стиль письма: активный или пассивный диалог; структура предложения подбор слов. Методы презентации: подготовка повестки для разработчика наглядных материалов; язык тела; управление конфликтами. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с ролью, полномочиями и ответственностью. Процессы управления коммуникациями: 1) Планирование системы коммуникаций – это определение потребностей участников проекта в информации и взаимодействии. Кому какая, когда потребуется информация и каким образом она будет доставлена. План коммуникаций может включать элементы: - План сбора информации, в котором употребляется ее потребители, методы получения, регистрации и хранение - План распределения информации, в которой употребляются методы ее доставки - Детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, используемые определения - Расписание и частота взаимодействия - Методы доступа к информации между запланированными актами - Процедура внесения изменений в план коммуникаций План коммуникаций – составная часть плана проекта. Такой план: - Позволяет наглядно представить и согласовать общую картину коммуникаций - Является основой, на которую может ссылаться любой участник проекта при соглашении, разглашении действий. 2) Сбор и распределение информации – это исполнение плана коммуникаций, а так же порядок реагирования на неожиданные информационные запросы. Виды коммуникаций: - внутренние и внешние; - формальные и неформальные; - письменные и устные; - вертикальные и горизонтальные. Широко используются автоматизированные методы сбора и распределения информации. Важной формой взаимодействия менеджера и исполнителя является совещание. По статистике через совещание проходит от 30 до 80% времени контактов руководителя с участниками команды. Параллельно осуществляется документирование хода работ: сбор, обработка, хранение документации по проекту. Компьютерные системы ведения электронных архивов, автоматизированные процессы накопления, кодирования и хранения текстовых и графических документов, облегчающих доступ к архивной информации. 3) Отчетность об исполнение – информация о текущем состоянии дел. Прогноз по исполнению оставшихся работ, ресурсов, рисков, проблем и изменений на основании этого выявляются отклонения от плана, вырабатываются корректирующие предложения.
Информационная система управления проектом (ИСУП) – организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств обеспечения эффективного управления проектом. В больших компаниях это часть корпоративной системы управления проектом. ИСУП объединяет данные из различных подразделений, относящихся к конкретным проектам. Принципы создания ИСУП: - Создание единой модели описания и предоставление информации по отдельным проектам или по портфелям проекта. - Настройка рабочих мест и обеспечение доступа к информации для различных участников с учетом их потребностей - Интеграция моделей ИСУП с другими корпоративными системами. Команда проекта – группа сотрудников непосредственно работающих над осуществлением проекта и подчинение руководителю, основной элемент структуры проекта. Участники проекта – более широкая категория, чем команда проекта. Четыре метода формирования команды: 1) Целеполагающий метод – основан на целях и позволяет членам команды лучше ориентироваться в выборе и реализации общих целей реализации проекта 2) Межличностный подход, сфокусирован на улучшении межличностных отношений в команде и основан на том, что межличностная компетентность увеличивает эффективность деятельности команды. Цель: увеличение группового доверия, поощрение совместной поддержки; увеличение внутрикомандных коммуникаций. 3) Ролевой подход – проведение дискуссии и переговоров среди членов команды отнесение их ролей. 4) Проблемно-ориентированный подход (через решение проблем), предполагает организацию заранее спланированных серий встреч с членами команды. Включает в себя последовательное развитие процедур решения командных проблем, а затем достижение главной командной задачи. Команда проекта – управленческая структура, в которой входят специалисты, являющиеся, по сути, менеджерами по своим направлениям деятельности. Менеджер проекта должен: - Быстро и эффективно организовать начало работы - Координировать и контролировать ход работ - Распределять работы по проекту - Осуществлять взаимодействие с внешними участниками - Следить за изменениями, контролировать отклонения - Осуществлять коммуникации
Проект совместной деятельности делится на типы: 1) Совместно-взаимодействующий тип, ориентирован на коллективные цели, приверженность авторитету лидера, ориентация на нормы и ценности группы. Самым тяжким наказанием является изгнание из группы. 2) Совместно-последовательный тип деятельности – характерна высокая технологическая дисциплинированность, следование инструкциям, положениям, другим нормативным документам. 3) Совместно-индивидуальный тип – взаимодействие между участниками минимально, у каждого свой объем работы и представление труда в оговоренном виде в определенном месте. 4) Совместно-творческий тип, каждый участник является равноправным создателем нового. Основной ценностью становится достижение нового знания, уважение прав каждого, создание условий для индивидуального и совместного развития. В команде имеет место интегральная характеристика – это организационная культура команды. В ее состав входят: - Осознание своего места в команде - Ценности и нормы поведения - Обычай деловой практики - Коммуникационная система и культура общения - Критерии и правила полномочий, статуса и власти - Правила неформальных отношений - Сложившиеся в команде привычки и традиции - Трудовая и деловая этика Принятие решений в проекте представляет собой последовательность ряда этапов: 1) Постановка задачи 2) Выявление ограничений и обоснование критериев для принятия решения 3) Выявление альтернатив 4) Сравнение и оценка альтернатив 5) Выбор наилучшего решения 6) Реализация решения 7) Контроль, исполнение.
В состав требований к управленческим решениям входят: - Эффективность - Экономичность - Своевременность - Обоснованность - Реалистичность Общий отечественный и зарубежный опыт имеет основные задачи системы управления персоналом: 1) Определение общей стратегии формирования команды проекта 2) Планирование обеспечения проекта человеческими ресурсами 3) Привлечение, отбор и оценка персонала 4) Повышение квалификации и переподготовка персонала 5) Система продвижения по службе 6) Эффективное исполнение организации работ, рабочих мест, условий труда, социальных условий. 7) Управление з/п и затратами на персонал К менеджеру по персоналу предъявляются требования по 11 областям компетентности, объединенные в 3 группы: 1. Личная порядочность 1.1. Этичность, уважение прав личности, ответственность за взятые обещания, надежность, честность, справедливость 1.2. Добросовестность, высокие требования к результатам работы 1.3. Рассудительность, способность принимать разумные и реальные решения 2. Целеустремленность и продуктивность 2.1. Результативность 2.2. Настойчивость 2.3. Преданность организации 2.4. Уверенность в себе, готовность решать неординарные задачи 3. Навыки командной работы 3.1. Командная ориентация, понимание необходимой совмесной деятельности и умение работать с другими 3.2. Контактность 3.3. Коммуникабельность, умение использовать устную и письменную речь, стилистику и иные выразительные средства для воздействия на партнеров и взаимопонимание. 3.4. Умение слушать Специфика команды как человеческого ресурса: 1) Часто приоритет отдается психологическим факторам мотивации и стимулирования 2) Люди наделены сознанием, мышлением и интеллектом, и поэтому их реакция на управление активная и эмоционально осмысленная. 3) Человеческие ресурсы способны к постоянному развитию 4) Процессы взаимодействия человеческих ресурсов являются двухсторонними. Эффективность применения человеческого ресурса при не правильном использовании падает быстрее, чем в случае с другими видами ресурсов. Вложение в человеческие ресурсы дает больший эффект, чем в другие виды ресурсов.
Стратегии формирования команды проекта включают в себя совокупность целей, объединение в направлениях: 1) Подбор специалиста 2) Адаптация 3) Кадровый мониторинг 4) Обучение и развитие 5) Мотивация и стимулирование 6) Обеспечение взаимодействия После разработки стратегии осуществляется кадровое планирование. Затем осуществляется привлечение, отбор и оценка персона. При подборе используются внешние и внутренние источники перемещения; лизинг персонала. Основные цели оценки персонала подразделяются на: - Административные, для формирования кадрового резерва, для персональных перемещений - Информационные, служат чаще всего, чтобы люди знали об уровне собственной работы - Мотивационные Из методик оценки наиболее популярными остаются: - Тесты на профессиональную пригодность - Общие тесты способностей - Биографические тесты - Личностные тесты - Интервью - Рекомендации Работа по обучению и развитию персонала осуществляется двумя путями: 1) Через повышение профессиональной квалификации, уровня персонала. 2) Обеспечение активного участия в реализации проекта
Рекомендуемая форма обучения: курсы, семинары, стажировка, игры, тренинги Обучение через передачу технологий управления проектом.
Психологические аспекты управления персоналом. Идеология команды формируется из совокупных идей и взглядов, отражающих конечные цели в управлении проектом. Психология команды выражается в совокупности социально-психологических особенностей, проявляемых в процессе функционирования команды. Мотивация – процесс стимулирования человека или группы людей по достижению цели. Разработка системы мотивирования – важный резерв повышения эффективности управления. Формирование атмосферы в команде не исключает конфликтов, следовательно, менеджеры должны понимать, что без противоречий не может быть продвижения вперед. Он должен распознать категорию конфликта и выбрать способ управления, позволяющий не только разрешить конфликт, но и обеспечить реализацию проекта.
|
