Наибольший объем в базе данных АБС занимают данные первичных документов. Технология поступления информации первичных документов в базу данных различна. Если документы клиентов передаются в банк на бумажном носителе, например, платежные поручения, то после всех процедур контроля информацию вводят в базу данных путем набора на клавиатуре. Может быть использована и другая технология ввода — автоматическое считывание, например, с помощью сканеров. Внутрибанковские документы, как правило, формируются путем непосредственного набора на клавиатуре с одновременным отображением документа на экране дисплея. Правила ведения бухгалтерского учета требуют наличия в архиве твердой копии первичного документа, поэтому он может быть распечатан и помешен в "Документы дня". Еще два пути переноса информации первичных документов в соответствующий файл базы данных связаны с передачей в банк электронной копии первичного документа. Эта передача может быть произведена, например, на магнитном носителе или по каналам связи. На основании данных первичных документов программным путем в базе данных формируются различные учетные регистры: система счетов, на нижнем уровне которой находятся лицевые счета. Данные лицевых счетов постепенно группируются по счетам следующих уровней - это счета первого и второго порядка. Они ведутся в строгом соответствии с планом счетов, обязательным для всех коммерческих банков. Для удобства ведения счетов первого и второго порядка в АБС организуется и ведется специальный справочник — план счетов. Помимо плана счетов в базе данных АБС присутствуют и другие справочники: клиентов, филиалов, банковских идентификационных кодов (БИК), валют и др. Реквизитный состав записи справочника клиентов может выглядеть следующим образом: уникальный номер клиента; наименование; адрес; телефоны; признак (физическое или юридическое лицо); признак (резидент или нерезидент); код типа предприятия (из соответствующего справочника); код ОКПО; налоговая инспекция; должность и ФИО первого лица; примечания. Справочники позволяют сократить объем хранимой информации в базе данных и повысить ее достоверность, так как обеспечивают автоматизацию ее ввода выбором нужной позиции из справочника, а также автоматизируют контроль путем проверки по справочнику. Наибольшее количество ошибок в базе данных возникает при ее формировании с непосредственным участием человека, в частности при работе
с первичными документами. При автоматическом формировании учетных регистров по проверенным алгоритмам количество ошибок сведено к минимуму, но и здесь возможны ошибки из-за сбоев в работе оборудования или скрытых ошибок в программном обеспечении. Основной метод повышения достоверности — контроль. Программным путем помимо учетных регистров формируются и отчетные документы. Ряд отчетных документов формируется непосредственно из файлов первичных документов, при формировании других используется информация, сгруппированная по различным счетам. Первоначально сформированные отчеты целесообразно размещать в памяти АБС. Отчеты могут быть переданы по каналам связи или путем перезаписи на магнитный носитель. Важно также обеспечить возможность создания на техническом носителе архива отчетных документов.
