Стандартизация документов

Данный элемент правовой работы имеет своим содержанием разработку унифицированных образцов документов, используе­мых по направлениям (поднаправлениям, проектам) данной рабо­ты. Например, унифицированных образцов проектов договоров, на базе которых готовятся проекты конкретных договоров; уни­фицированных образцов претензий; унифицированных образцов проектов исковых заявлений и т.д.

Соответствующая стандартизация образцов документов позво­ляем минимизировать риски ошибок в процессе правовой работы, экономит ресурсы и время.

Процесс стандартизации документов включает следующие стадии:

1) выявление документов, которые могут быть стандартизиро­ваны;

2) анализ необходимости и целесообразности стандартизации соответствующих документов;

3) отбор документов, подлежащих стандартизации;

4) разработку и согласование стандартизированных образцов документов;

5) утверждение разработанных стандартизированных образцов документов;

6) обучение персонала работе со стандартизированными доку­ментами.

Целесообразно, чтобы работа по стандартизации документов правовой работы координировалась и направлялась юридической

службой организации. Это позволит придать данной работе необ­ходимую системность и плановость.

В случае необходимости на юридическую службу может быть возложена исполнительская функция по подготовке стандартизи­рованных документов.

Б. Локальная регламентация правовой работы

Локальная регламентация правовой работы осуществляется с помощью локальных нормативных и ненормативных правовых ак­тов. Напомним, что локальные нормативные правовые акты рас­пространяют свое действие исключительно на сотрудников фир­мы и характеризуются следующими чертами:! | содержат обязательные предписания (правила поведения), влекущие юридические последствия;

— содержат общие предписания в виде локальных правовых норм;

; ш рассчитаны на многократное применение;

—■ адресованы неопределенному кругу сотрудников фирмы;

— охватывают узловые вопросы правовой работы и действуют независимо от того, возникают или не возникают предусмот­ренные ими обстоятельства на практике.

Локальные ненормативные правовые акты служат инструмен­том практической реализации локальных нормативных установле­ний применительно к конкретному случаю, событию, лицу. Они рассчитаны на однократное применение, обращены к строго уста­новленному работнику или кругу работников и издаются к строго определенному случаю или случаям.

Локальные правовые акты создают правовую основу для эф­фективного ведения правовой работы. Они имеют важное значе­ние для закрепления накопленного организацией опыта правовой работы, обеспечения эффективной взаимосвязи между исполни­телями, повышения их ответственности за порученное дело.

Правовая регламентация правовой работы предполагает разработ­ку стройной и взаимосвязанной системы локальных нормативных правовых актов. Это обусловлено следующими обстоятельствами.

Во-первых, процесс выполнения конкретных мероприятий правовой работы нередко подвергнут разноотраслевому регули­рованию. А в разных правовых отношения используются разные локальные правовые акты. Например, в трудовых правоотношени­ях используется своя система локальных нормативных актов (кол­лективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение о премировании, положение о материальной ответ­ственности и т. д.).

Разрабатываемые в целях ведения правовой работы локальные нормативные акты, используемые в разных правоотношениях, должны быть согласованы и взаимоувязаны. Для этого необходи­мо создать систему актов.

Во-вторых, различные направления (поднаправления) право­вой работы имеют существенные различия в правовой регламен­тации. Поэтому не следует пытаться урегулировать все вопросы правовой работы в одном локальном нормативном акте. Кроме того, в одном акте невозможно, да и нецелесообразно, регламен­тировать труд всех исполнителей. Это приводит к перегруженно­сти правового акта и, следовательно, снижает его правопримени­тельную эффективность. Детализация правовой регламентации деятельности сотрудников должна производиться применительно к заинтересованным подразделениям, службам, работникам в по­ложениях о соответствующих подразделениях и службах и в долж­ностных обязанностях соответствующих исполнителей. Однако в любом случае все эти локальные нормативные акты должны быть в полной мере взаимоувязаны друг с другом.

Локальные правовые акты разрабатываются на основе (с уче­том) разработанных сетевых диаграмм (матриц) правовой работы. Не следует воспроизводить в них содержание нормативных актов, так как локальные правовые акты имеют другую цель — не дубли­ровать информацию, а регламентировать порядок практических действий сотрудников применительно к конкретным направлени­ям (поднаправлениям) правовой работы.

Вопросы, подлежащие регламентации в локальных правовых актах

В локальных нормативных актах необходимо регламентировать как минимум следующие вопросы:

а) общие правила организации и ведения правовой работы в масштабах фирмы;

б) основные правила ведения правовой работы на ее направ­лениях (поднаправлениях), отдельных стадиях различными структурными подразделениями и отдельными должност­ными лицами;

в) общие правила стимулирования должностных лиц и работ­ников, участвующих в правовой работе (образование фонда материального поощрения, правила премирования и др.);

г) общие правила ответственности должностных лиц и работ­ников за ненадлежащее ведение правовой работы (положе­ние о материальной ответственности и др.).

К общим правилам ведения правовой работы относятся прави­ла, определяющие:

— стратегию правовой работы по направлениям (поднаправле- ниям);

— перечень структурных подразделений, должностных лиц, сотрудников, принимающих участие в правовой работе, и их основные функции;

rrr организационную систему управления правовой работой;

— лиц, ответственных за выполнение конкретных мероприя­тий правовой работы;

— перечень должностных лиц, уполномоченных на принятие решений по конкретным вопросам ведения правовой работы и порядок принятия соответствующих решений;

. порядок и формы доведения управленческих решений до ис­полнителей;

— порядок и формы отчетности исполнителей о выполнении возложенных на них функций и доведенных управленческих решений;

— стандартные формы и содержание документов, подлежащих оформлению в процессе правовой работы, порядок прохож­дения этих документов по структурным подразделениям;

— критерии оценки результатов деятельности ответственных лиц и исполнителей, а также систему их материального по­ощрения и ответственности за результаты своей работы.

Применение локальных нормативных актов правовой работы позволяет обеспечить должную упорядоченность и согласован­ность действий всех исполнителей.

Общая регламентация вопросов материального стимулирова­ния труда работников, занятых выполнением мероприятий право­вой работы, позволяет добиться требуемой степени их личной за­интересованности в качественном выполнении возложенных на них функций. Необходимо осознавать, что конечная результатив­ность правовой работы фирмы во многом зависит оттого, насколь­ко тесно ее результаты связаны с личными материальными инте­ресами работников, задействованными в ведении данной работы.

Для решения этих вопросов в локальных нормативных актах следует определять:

— источник материального поощрения (премирования) работ­ников фирмы;

—- цели премирования;

— показатели и условия премирования;

— размеры премий;

— период премирования;

— порядок распределения коллективной премии;

Jr-r гарантии и порядок выплаты премии.

Соответствующие вопросы отражаются в таких локальных нор­мативных актах, как коллективный договор, положение о фонде материального поощрения, положение о премировании рабочих и служащих и т.д.

Результативность правовой работы фирмы зависит также от того, насколько тесно результаты работы исполнителей соединя­ются с их материальной ответственностью за ненадлежащее вы­полнение возложенных на них функций. Практика показывает, что если работники осознают влияние результатов их труда на их личное благосостояние, то это резко повышает исполнительскую дисциплину, качество труда и в конечном счете качество правовой работы.

При разработке и оформлении локальных нормативных право­вых актов необходимо соблюдать ряд правил.